办公自动化环境下企业应如何加强文书档案管理

2021-04-14黄华华

卷宗 2021年1期

黄华华

（福州新区交通建设有限责任公司，福建福州 350008）

随着信息技术和自动化管理水平不断提高，档案管理工作进入了新的阶段。现阶段，企业所需要考虑的问题便是如何采取有效措施推动文书档案工作朝着自动化管理的方向前进。本文就此展开讨论研究。

1 办公自动化下档案管理工作的重要意义

同传统的档案管理工作相比，办公自动化技术的应用简化了档案管理复杂的程序，通过计算机技术等手段完成信息的传递，提高了工作效率。传统的档案管理工作一般都是借助手工复制档案的方法，以此来优化降低工作人员的工作负担。但是在这个过程中，极有可能由于工作人员的个人原因或者是传输环节出现障碍，从而造成出现信息记录出现偏差，影响档案管理的效果。而将信息技术应用到档案管理工作当中，工作人员只需要操作鼠标就能够轻松复制文件，很大程度上降低了失误率。

另外，方便信息的传播。管理人员可以保存原始文件，将有用的信息分享出去，满足大众对信息的需求。使用办公自动化工具除了方便档案存储之外，还能够全方位统计文件当中的数据信息并进行综合分析，从而有效整合信息数据，为下一步工作提供数据支撑。而且信息能够快捷的查阅，只需要在计算机当中输入关键词便能够检索所需要的文件资料，节省时间。

2 办公自动化过程文书档案管理存在的问题

1）管理过于形式化。现阶段工作人员在进行档案管理工作时，存在的最大问题便是管理过于形式化。为此这就要求管理人员工作中实际情况，制定切实可行的制度来规范日常档案工作。但是从当前来看，一些单位在开展此项工作过程中，并没有引进办公自动化系统，再加上管理目标过于模糊，以至于文书档案管理工作存在诸多问题。另外存在工作过程中过度依靠办公自动化系统的情况，从而造成文书档案归档、整理相对滞后，质量无法满足档案管理的需求。此外，工作人员缺乏严谨的工作态度，在工作过程中没有发挥主观能动性，只是机械的完成领导布置下来的任务，自身对于档案管理缺乏正确的认识，这也是管理形式化的原因之一。

2）管理人员自身问题居多。现阶段，负责档案管理工作人员仍然存在身兼数职的情况，他们不能够将自己全部的精力用于档案管理工作。这是因为大部分的时间他们还需要处理其他的琐碎事情，这就造成文件档案管理体系迟迟没有完善，专门负责文件档案工作的人才更是寥寥无几。这其中与工作职责不明确，岗位调动大，有着直接联系。

3）档案管理同文书工作之间衔接风险较大。因为文书和档案管理两者处在一个办公系统当中，这也就意味着两者之间存在较大的关联性。只有两者有机结合到一起，才能够有效优化办公室工作的效果。但是在实际工作当中，管理人员对于文书档案缺乏足够的关注度，档案管理意识薄弱，以至于在处理文书的过程中失误现象频繁发生，公文格式、内容等与现实要求不符。

3 文书档案自动化管理的具体措施

1）配备专业化的硬件设施。为了能够推动文书档案管理实现自动化的目标，首要条件便是在企业内部配置互联网、电脑等设备，这是推动自动化进程的必要条件。所以就需要企业分拨专门购买硬件设施的款项，根据企业自身发展需求选择质量优良的硬件设施，从而为档案管理人员做好文书档案管理工作提供坚实的物质基础，有助于企业向现代化办公转型。

2）完善自动化系统网络建设。为了提高文书档案管理工作的安全性，避免档案信息内容泄露，需要管理人员采取有效措施完善自动化系统网络建设，避免遭到外网的袭击，从而保障网络安全。一方面，借助路由器设置准许进入文书档案自动化系统的IP地址，对其他的网址进行屏蔽。另一方面，充分利用计算机系统当中的防火墙功能，有效隔绝一些不良信息。强化防火墙安全性能，及时检测至非法入侵从而进行屏蔽及优化控制，增强文书档案的保密性能，确保管理的及时性、有效性。

3）加强文书档案管理人员的专业技能培训。虽然说当前文书档案工作正朝着自动化的方向前进，但是这份工作的进行仍然离不开人工的操作，传统档案工作在转型升级的过程中，对工作人员的技术操作能力以及管理能力提出了更高的要求，档案管理人员务必采取有效措施加强专业技能培训。因此，需要定期组织管理人员进行知识再教育工作，有助于其熟悉自动化操作方法，同时掌握电子文件归档的相关程序。此外，文书档案管理人员之间应当加强彼此之间的沟通交流，互相交流分享学习经验，从而方便及时解决工作过程中遇到的问题，提高管理工作的质量和效率。

4）落实安全管理工作。现阶段网络安全问题不容小觑，为了能够进一步确保档案信息安全，需要管理人员立足于管理现状采取必要行动。比如，可以将一些珍贵的带有公司印章以及手迹的文件，借助微缩技术将其转化为图像文件，便于存储。这样也能够避免文件遭到损坏或者是被人恶意篡改，方便保管原始文件。而且微缩技术的应用在一定程度上节省档案储存空间，能够长时间的保存文档，强化文档的保密效果。另外，还需要强化备份技术的应用，谨防在存储过程中文件丢失。

5）实现电子文档和纸质资料的统一。对于企业当中关键且需要长期甚至是永久保存的文档资料而言，应当进行纸质资料归档处理。同时利用计算机技术将文件按照类别进行分类之后，制作电子目录，既能够确保文件保存质量，又方便工作人员查找使用，从而减轻了管理人员的工作负担。对于企业内部需要互相传递的文件资料或者是带有通知、总结字眼的文件资料，一般提倡使用文件自动化管理系统进行流转，节省简化工作程序的同时方便工作人员明确文件去向，避免在文件传递过程中不小心流失或者是泄露出去，给公司带来不可挽回的损失。如果这些文件需要提供纸质资料的话，可以借助扫描机器进行扫描，并将其存储在电脑里。

6）确定文书档案数据的标准。企业在生产活动过程中有着数量丰富且繁多的文书档案，为确保文书档案管理符合一定标准，便于管理，在纸质档案管理当中，早已形成了一整套管理制度。但是当前办公自动化管理处于初始阶段，管理人员的工作能力有待提高，再加上管理系统正在不断的更新升级当中，不同类型的文件资料的存储管理方式存在一定的差异性，以至于在管理工作进行过程中，很容易造成文件档案的遗失或者重复。所以，当前管理人员所需要考虑的问题便是如何制定适用于纸质版和电子版储存方式的管理标准另外。同时要考虑办公自动化技术一直在升级当中，以至于原有的数据记录手段已经无法读取信息，因此就需要管理人员及时更新电子版文件的存储方式，避免造成文件失效的后果。