干部人事档案管理的创新路径探索

郭祥慧

（山东省临沂市费县人力资源和社会保障局，山东 临沂 273400）

1 干部人事档案管理中的不足

1）缺乏正确的管理态度和科学的管理理念。人事档案的构成内容通常包括职工的个人履历、专业特长、思想政治表现等诸多内容，能够在岗位调配、聘用和晋升、评定等人事管理流程中提供关键性的材料依据。但是由于人事档案所具有的特殊性导致其中的一些问题无法在第一时间及时显现出来，影响和制约了一些关键流程的顺利进行。人事档案使用频率较低，所以限制了问题的暴露时效，久而久之有关管理人员便忽略了对人事档案的充分关注，在管理上缺乏足够的重视，影响了管理效果和使用效果。如果相关工作人员不能充分明确档案管理的重要性，了解管理的正确流程，则极易造成管理态度的松懈，不能正视良好管理的必要意义，使得人事档案在原始材料收集过程中便存在诸多不足，影响了材料的准确性和完整性，大大降低了人事档案被赋予的参考价值。所以，缺乏对人事档案的充分重视，一方面影响了管理理念的科学合理，另一方面也阻碍了人事档案工作的顺畅运行，让后续工作面临较大的压力，限制了档案工作的工作效率。

2）缺乏足够的硬件技术。由于信息技术的愈加广泛应用，毋庸置疑的是人事档案信息化必将成为档案管理的必然趋势。在管理过程中充分运用信息技术，实现信息网的构建，既能够切实改善纸质档案储存上的弊端，也能够有效提升人事档案在整个人力资源管理体系中的价值，促进人事档案信息的高效化利用。但是现阶段来看，人事档案管理仍多采用纸质档案的形式开展，造成信息化进度慢的原因主要包括投入有限、技术匮乏、硬件设施不完善、信息化管理经验不足、缺乏可实施性强的长期目标规划等。

3）管理制度尚不完善。继续沿用与时代发展特点不符的传统人事档案管理制度，不仅限制了人事档案使用频率，同时也阻碍了后续的良好发展，与此同时，较低的使用频率又影响了管理制度的革新和完善，形成一种彼此制约的不良循环。现阶段人事档案管理制度中的不足包括：首先，制度的制定并未切实结合实际形势，一些条例缺乏实用性，无法充分实施或执行过程中存在较多的问题限制了最终的落实效果；其次，因为人事档案用途不断扩大，很多时候需要与信息化形成良好的结合，但管理制度基本上都是针对纸质档案的管理，无法适应新的管理需求，从而造成了制度与实际工作不相匹配，影响了制度的效用，对实际工作的指导作用十分有限。

4）档案管理人员专业水平有待提升。档案管理人员的工作水平在很大程度上影响着人事档案工作的顺畅开展和未来的发展。人事档案内容涵盖的范围较广，体现出的个人信息较为关键且完整，因此需要严格保密。针对人事档案这样的特点及管理的要求，需要相关从业人员不仅要专业水平较高而且要综合素养过关。并且，随着信息化与档案管理的结合发展，工作人员也要具有较强的信息技术水平。现阶段档案管理人员大多按照传统工作模式开展工作，缺少创新意识，信息技术水平仍有待提升，人员流动大，岗位在人才招聘上不具有竞争优势，整体队伍活力不足。

2 干部人事档案管理的创新策略分析

1）树立正确管理观，加强重视。管理层要强化对档案管理的重视度，确保工作的良好开展：首先，提高从业人员任职门槛。既要在招聘过程中设立严格标准，也要注重对在岗人员的定期培训。并且，应从整体上构建起正确的管理理念，让所有人对档案管理有一个正确的认识和充分的重视，提高福利待遇，降低人员流动性，提高稳定性，改善工作效率。其次，加大资金投入。所有工作的良好开展都不能缺少经费的支持，档案管理亦然。对于档案管理而言，要健全基础设施建设，及时对陈旧设备更新换代，积极引入现代化的设备和技术，推进信息化的融入。同时，管理层也应在日常工作中提高对档案管理的关注度，及时发现工作上的不足和困难并帮助解决，给予档案管理人员以充分的支持，从而提高工作积极性。

2）促进信息化建设，实现科学化管理。构建起档案资料库，对人事档案实施动态管理，借助于计算机等新型信息设备，提高档案管理各个工作环节的工作效率，强化信息化水平，使得档案管理进一步实现数据化、信息化，并且，在档案使用和统计环节，也可利用信息化设备，使之更为良好的开展。有关工作人员应健全电子档案，促进档案的自动化管理。虽然电子档案能够有效改善纸质档案的诸多弊端，然而应格外关注档案的存储和备份，防止出现丢失或破坏等影响正常使用。

3）健全管理机制，优化日常工作。干部档案是对干部过往经历的一种客观记录，能够反映出对应的个人能力和品德，在任职晋升以及职位调动时常常作为关键性依据。所以，在日常工作中，应不断完善档案管理机制，为工作的开展提供正确有效的指导性作用。其一，确保档案收集工作按要求进行，只有充分重视起对材料源头的把控，正确对待源头不明的材料，多加审查，才能够让后续的工作更顺畅运行。工作人员要对档案信息加以调查，审核文件资料，坚决阻断污染源，严禁对材料的污染。其二，提高档案鉴定水平，优化档案质量。工作人员需要仔细察看档案内容，审核和筛选关键信息，经过准确核实的信息才能够被整理归案。其三，确保档案的时效性，工作人员要注重工作效率，这就需要管理人员和联络员间建立顺畅的联通渠道，提高收集效率，健全管理机制，对于材料拖延问题，档案管理人员要进行催缴，确保工作及时完成。然而，也要特别注意要杜绝工作中相关人员纪律散漫、态度敷衍等问题。

4）强化管理人员素质，切实改善工作效率。由于人事档案对于人才管理、人员调配、晋升等起到十分重要的决定作用，所以为了提高人力资源管理水平，实现对人才的高效合理使用，有关人员应强化档案管理效率，完善档案管理工作。首先，在工作人员的聘用上，既要要求专业水平能够满足工作需求，同时道德品质和综合素养也要过关。同时，在工作中应具有良好的责任意识，明确自身职责所在，合理安排工作内容。其次，提高档案管理人员稳定性，减少人员流动。只有确保工作的稳定性才能够有效改善工作效率。再次，应对在职人员定期进行培训，通过培训强化专业工作能力，改善工作方法，创新工作意识，强化工作质量。最后，管理层要对档案管理人员展示出更充分的关心，既要关注工作中的问题，及时帮助解决，也要关心生活中的问题，尽可能地满足其合理需求，从而让他们可以以更积极饱满的态度投入到工作中来，充分发挥自我价值。同时，档案管理人员也要不断提升自身的信息技术水平和外语能力，在工作中融入更多地思考，积极创新，改良工作模式。

3 结语

当前，人事档案管理所对应的时代发展需求也在不断增加，所以无论是在管理还是在工作实施上都要投入更多的努力，不断完善管理方式，提高信息化水平，优化工作质量，从而推动人事档案工作朝着更为高效化、规范化、科学化、安全化的方向运行。怎样基于不断完善的管理体制实现对各环节工作的良好实施，密切结合时代发展创新人事档案管理模式，是未来的主要探索目标。