事业单位数字化档案管理的途径分析

刘 岩

（黑龙江省卫生健康管理服务评价中心，黑龙江 哈尔滨 150030）

随着电子信息技术的快速发展，事业单位档案管理工作加快了数字化方向的发展。借助于计算机网络技术有效地促进了档案信息查询和浏览效率。在这种新形势下，事业单位需要重视先进技术手段的应用，积极推进档案数字化管理体系的建设，全面提升档案管理水平，更好地发挥出档案信息的重要价值，使其为社会和经济的发展提供优质的信息服务。

1 数字化档案管理的特点

1）先进性。档案管理数字化的实现，在档案信息存储方面将技术的先进性更好地体现出来，相较于传统档案管理，档案信息的安全程度有所提升，而且传统档案管理模式，档案信息查阅时受制于时间和地点的制约，无法实时对档案信息的查阅和利用。但数字化档案管理的实现，档案信息查阅和利用不受时间和空间制约，人们能够随时随地查阅档案信息，借助于先进技术的支持，档案利用者能够更便利的获取到所需要的档案信息。

2）虚拟化。纸质档案信息实现了数字化转化，并借助于具体的程序完成档案信息的整合，使档案信息更加丰富。而且数字档案信息资源的增加，档案利用者借助于互联网即能够随时查询档案信息，并在网上开展借阅服务，能够将档案信息的价值更好地体现出来。

3）智能化。数字化档案管理工作中，档案利用者借助搜索引擎能够快速寻找到自己所需要的档案信息资源，而且这些信息在传输和利用过程中都经过了加密处理，不会出现信息泄露问题，有效的保证了档案信息的保密性。整个档案利用过程只需要简单的操作即能够自动完成，更好的突出了档案信息利用过程的智能化水平。

4）便捷性。档案管理数字化水平的提升，档案用户能够更便利的实现对档案信息的利用。不仅档案信息查询时间缩短，而且档案管理工作中所需要的人力、物力和财务也呈现出明显减少的现象。可以说档案数字化管理的实现，档案管理成本实现了节约，档案利用更加便捷。

2 数字化档案管理的优势

1）提高经济效益。传统档案管理工作中，事业单位需要投入大量的经费，这其中办公场所和存储空间都需要消费大量的费用。档案管理数字化的实现，档案信息化水平大幅度提升，档案信息利用率大幅度提升，而且在档案管理工作中，人力、物力和财务消耗下降，实现了档案管理成本的降低。再加之档案资源的高效利用，随之也带来了较好的经济效益，这对档案工作可持续发展目标的实现打下了良好的基础。

2）提高办公效率。数字化档案资料不仅信息更具及时和准确性，而且档案信息实现了及时归档，可以有效地提高利用率。以数字化形式呈现的档案信息，查询更具便捷性。档案信息利用过程中能够准确和快速地进行定位，这无论是对于提高档案信息管理效率还是办公效率都具有极为重要的作用。

3）具有较强的时效性。档案管理工作是一项十分繁琐和系统的工程，传统的档案管理模式中，档案管理工作耗费的人力、物力和财务较多。但档案数字化管理的实现，利用先进技术手段进行档案信息收集、整理、管理和利用，档案管理工作强度大幅度降低，档案工作效率提高，有效地增强了档案信息的时效性，为档案利用价值的发挥打下了良好的基础。

3 事业单位数字化档案管理的途径

1）树立正确的数字化管理观念。目前事业单位档案管理工作开展过程中，与数字化管理要求之间还存在一定的差距。针对这种情况，事业单位档案管理人员需要对档案数字化建设工作的重要性有一个正确的认识，并在实际工作中积极转变档案管理理念，重视先进技术和设备的应用。档案数字化建设过程中涉及较多的内容，这是一个长期性和系统性的工程，需要档案管理人员不断地强化自身的专业技能，与时俱进，从而促进档案管理数字化水平的提升。

2）构建健全的数字化档案管理体系。事业单位数字化档案管理工作是档案信息化建设的必然要求，但由于数字化档案管理较为复杂，因此在具体工作开展过程中，还需要构建完善的数字化档案管理体系，并重视软硬件设施的配置，不断更新升级软件系统，有效地完成档案信息录入和备份工作，为档案信息查阅提供更多的便利。在实际工作中，还要进一步细化数字化档案管理工作，确保档案管理系统的性能和可靠性，以此来保证数字化档案管理效率和质量的提升。

3）档案信息专题分类管理。数字化档案管理不仅是针对档案信息实现数字化加工和存储，更重要的是针对档案信息的开发和利用。传统的纸质档案资料具有唯一性的特点，保存和使用受限，但档案数字化后档案信息能够无限次的复制，并根据工作需要在不同地方进行保存。因此可以针对档案信息实施专题分类管理，针对某个专项任务，对与其相关的档案信息在一个专题库内进行存储，能够为档案信息的管理和使用带来诸多的便利。

4）建立数字化的档案管理系统。针对事业单位自身的实际情况和具体需求，选择适宜的软硬件设施，建立数字化的档案管理系统，实现对档案信息的统一和集中存储和管理。在实际档案管理系统构建过程中，各部门还需要积极加以配合，不断推进档案管理系统的完善，充分地发挥出档案管理系统的实际效通通，进一步促进档案管理工作效率和质量的提升，为档案信息的高效利用打下良好的基础。

5）加强办公系统与档案管理系统的衔接。当前事业单位办公自动化系统普及应用，在这种情况下，可以将办公自动化系统与档案管理系统进行有效衔接。在具体数字化管理系统构建过程中，借助于数据窗口的诸多功能，可以为事业单位办公提供一最低点数据传输和存储的稳定环境，提高数字档案信息资源内容的真实性和可靠性，实现对档案信息的高效利用。而且针对档案信息共享平台，还应设置具体的权限管理机制，有效的保证档案信息的安全性。另外，事业单位还需要加快完善档案安全保密制度建设，重视设置防火墙和安全保密技术，有效的隔绝风险，确保档案信息的安全性。

4 结束语

数字化档案管理是事业单位发展过程中最为基础性的一项工作，在具体实施过程中，要求单位管理者和档案管理人员要加大重视，并在实际工作中积极引进先进技术和设备，加强数字档案管理体系的建设，将档案管理系统与办公系统实现有效衔接，从而为档案信息的收集、管理和利用提供更多的便利性，使事业单位档案管理工作能够与信息化时代实现真正接轨。