人事档案管理信息化建设提升与对策

2021-04-14兰双双

卷宗 2021年4期

兰双双

（天津水务集团有限公司引江市南分公司，天津 300393）

随着社会经济科学技术水平的不断发展，每一个行业的信息化程度都呈上升趋势，信息化建设在各行各业的各个领域都具有一定的作用，尤其在人事档案管理方面涵盖的内容比较广，包括人力资源的发展规划及员工的薪金待遇等绩效考核等，都需要通过信息化的管理方式才能实现，通过信息化建设，有效地解决了传统的认识档案中的种种弊端，还可以避免档案丢失的现象，充分实现了人事档案的规范化发展。

1 人事档案信息化的作用

1.1 为档案提供较安全的存储环境

传统的档案多数以纸质档案为主，人事档案也是一样，这主要是客观条件决定的，人事档案只能通过纸质材料的形式保存，然而保存纸质档案需要防潮、防虫、防火等诸方面，并且纸质档案需要的存储空间比较小，并且存储量非常大。然而人事档案管理信息化建设以后，之前的弊端都有效的得以解决，电子档案所占空间小、存储量大，对保存的条件要求不高，提高了存储的安全度。

1.2 能够提高人事档案管理的效率

人事档案管理信息化建设的有点是能够简化档案整理程序，能够提高效率，随着企事业改革的不断深入，能够使得各种保障制度逐步完善，这对于人事档案的管理要求也提出更高要求，然而，人事档案需要记录的内容很多，工作量非常大。并且人事档案具有动态性，需要经常的进行更新及维护，比较传统纸质档案在进行反复的多次查找及调阅以后会使得档案破损，对档案的长期保存不适当。使用信息化这一新的技术管理手段以后，很大程度上避免了此类事故的发生，并且通过信息化平台能够较快的搜索到所要查找的人事档案，从而节省了很多时间，并且也节约了人力和物力还有时间，大大的提高了人事档案管理的效率。

1.3 人事档案信息化管理能够提供便利性

人事档案当前利用率非常高，进行信息化管理之后，能够有效的提高效率，提供了很大便利，它建立了专门的人力资源及信息化管理系统，不需要对用户进行软件安装就能够浏览人力资源的信息系统的功能，这样操作起来非常简便，无论人事档案的管理者在哪个地点，都可以进入平台进行办公，并且能够准确的找出人事档案所需的相关数据及信息，在很大程度上改变了查阅的时间与空间的限制，改变了传统的档案生成及处理方式，通过人事档案查询系统，还能够将人事档案从载体分离出来，使其通过网络系统进行关键字搜索能够产生共联，这就使得信息的深度得到有效地提升，充分实现人事档案信息的共享及服务，提高了人事档案查询的便捷性。

2 提高人事档案信息化管理的策略

2.1 促进人事档案信息化，注重基础设施建设

当今，需要加大资金投入，使得档案管理能够更快的发展，能够尽快的与信息化建设相适应，人事档案管理人员对于档案管理的过程中需要认真分析，大大的优化关键流程及投入的禄蠹，物质的投入是非常关键的，需要有专业的电子设备及打印机、扫描仪等，这有效地提高人事档案资源信息化建设的开发。并且，需要加强人事档案信息化软件的兼容性，并且将其有效的存储到人事档案的信息库中，从而可提高软件的兼容性。

2.2 引进先进的信息管理设备，提高信息管理数据化

多数企事业单位人事档案管理的设备比较陈旧，其无法满足相应的数据要求，在人事档案管理中，硬件设备比较关键，它掌握着人事档案信息技术的主要支柱，需要引进先进的信息化管理设备，这样可以减少现有的管理开支，并且还能够提高信息管理的效率。人事网络服务器管理数据的平台，先井信息录入数据库中，并且建立相应的数据库，充分重视网络数据库和人事档案管理，从而实现网络化的工程管理，它能够扩大人事档案信息化所覆盖的范围，并且能够提高信息化网络管理系统。

2.3 有效地提高人事档案信息化建设的安全性

要提高人事档案信息化管理的效率，需要结合本单位的实际情况，制定相应的规范化的操作流程，运用信息化系统工作的管理模式，提高人事档案的收集及整理工作的规范性。从而形成较科学化、标准化的人力资源的管理模块，充分提高人事档案管理工作的水平，从而提高单位的综合管理水平。此外，要提高人事档案管理系统的安全性，需要设定相关工作人员的权限，用防火墙来隔离和阻断病毒，还需要定期的对系统软的垃圾进行清理，这为信息化建设提供了良好的运营环境，能够有效地避免授权人员进入人力资源系统产生不良的行为。另外，要重视计算机操作系统的管理，制定相应的制度，要求人事档案的管理人员按照相关制度进行信息的录入及整理，制定有效的数据及备份。

2.4 提高企事业单位档案管理人员的素质

目前，企事业单位信息化档案管理的相关软件对于档案的管理起着至关重要的作用，因此对软件要及时的维护和更新，要建立健全人事档案现有的人事档案数据库相结合，从而加强人事档案的普及范围，在人事档案管理人员进行实际操作之前，需要安排相关人员进行实践操作，并且还要进行理论知识的学习，人事档单管理者需要具备较强的操作设备的能力，并且不能因为知识的缺陷而影响档案管理的有效性。另外，为了保证人事档案信息的绝对安全，需要对数据库进行权限限制。在建设人事档案过程中，需要对管理员工的基本数据的工作能力较强，要具备基础的信息处理技能，了解人事档案管理的原理，这是对档案管理者的最基本的要求。

2.5 对人事信息化档案实行动态管理

当前，档案的管理机制需要及时进行更新，这对于管理档案的动态化灵活应对，并且此类现象越来越多，很多企事业单位的认识档案信息管理机制提出一定的要求，但是这并不是固有的管理模式，需要明确的规定人事档案信息，积极的构建动态化的档案管理体制，需要利用现代化的信息技术手段对人事档案进行更新，不断地提升人事档案的信息化程度。