大数据时代档案管理面临的挑战与创新策略探讨

2021-04-14贾丽丽

卷宗 2021年4期

贾丽丽

（天津国投津能发电有限公司，天津 300480）

随着大数据时代的到来，我国档案管理工作也很大程度的得到了提升，首先在档案信息资源深度开发方面有所突破，其次档案管理工作也在慢慢地向为社会服务发展，最后我国档案管理业务的流程也越来越智慧化。不可否认，信息技术的科学运用，为档案管理提供了夯实的基础，也实现了档案管理的优化。但随之而来的是，档案信息资源的类型日益多元化，档案数量也在不断地扩展，档案管理的安全威胁也日益多元。为行之有效的提升档案管理实效，也为了更好地推动档案管理工作的创新与变革，亟待采用高效且科学化的档案创新方法。

1 大数据时代档案管理面临的挑战分析

在大数据时代背景下，档案管理工作迎来了全新的发展形势，档案资源的整体利用率不断提升，档案资源的传输效率也在不断优化。但与此同时，档案管理中存在的挑战以及威胁等也日益多元化。为更好地推动档案管理工作的开展，也为了不断推动档案管理的创新与变革，必须充分全面的明确档案管理面临着的挑战与威胁，行之有效的推动档案管理的创新发展。现阶段，档案管理面临的挑战主要包括以下方面的内容：

1）档案管理的信息数量以及类型不断增多。在大数据时代背景下，档案管理的信息化程度不断增加。不可否认，信息化环境下的档案管理成效日益提升，档案管理水平也逐步得到了优化与提升。但与此同时，信息时代下的档案信息数量以及类型等也在不断的增多，这些都增加了档案管理的整体难度。一方面，档案资源信息数量呈现出了几何增长的态势，面对日益繁琐且多元的档案资源内容，如何优化档案管理模式，如何提升档案管理效率显得特别迫切，这些都在很大程度上增加了档案管理的整体难度，也使得档案管理工作的要求越来越复杂。另一方面，在档案资源的管理实践中，档案类型日益多元化。除传统的纸质档案外，还包括一些数字化的档案。相对繁琐化的档案管理内容，无形之中增加了其管理难度，也容易造成较大的管理漏洞。

2）档案管理的安全性受到了挑战。在传统时代下，在档案管理的过程中，以纸质为媒介的档案管理形式，虽然存在着管理效率低，档案传播利用率低等现实问题，但同时也具备一定的安全效益。比如在档案管理的实践过程中，依托于人工来进行档案管理，可能会造成档案资源的丢失，但不会出现较大的安全问题。除非是档案管理人员自身违规所致，否则在正常情况下档案的安全性是比较高的。但在大数据时代下，依托于信息化平台来实现档案信息数据的传输、共享、整合、筛选以及利用等，任何一个环节都会存在安全隐患，都有可能出现安全漏洞，这不利于提升档案管理的整体实效，也难以保障档案管理的安全高效化推进。比如在档案资源的应用过程中，因安全等级相对比较低，或者缺乏相应的访问管理技术，使得一些没有权限的人员随意访问档案管理系统，造成重要档案资源的外泄或者丢失。甚至还有不少人随意复制重要的档案资源等，也容易给档案管理带来较大的威胁。再比如部分档案管理人员安全意识淡薄，在档案管理中存在着随意访问外部网络的问题，这也可能会给档案管理带来较大的威胁。

3）档案管理人员的信息素养不高。在大数据时代背景下，深入全面的推动档案管理工作的创新与发展，不断提升以及优化档案管理的整体成效，应该切实有效的提升档案管理人员的信息素养，不断提升他们的信息应用能力。但当前阶段，在档案管理的实践过程中，管理人员的信息素养整体不高，这与大数据时代的相关要求是不相符合的。档案管理的主体部门，并没有把握时代发展的特征来搭建完善的人才培养体系，也没有注重优化人才结构等，这就使得专业人才存在着较大的缺失性，很难真正提升档案管理的实效。同时，部分档案管理人员在工作岗位中，信息技术的应用水平不高，信息资源的分析以及挖掘能力整体不强，这也不利于推动档案管理的持续有效发展。

2 大数据时代档案管理的创新策略

在大数据时代背景下，积极有效地推动档案管理的创新，切实有效的提升档案管理的质量，更好地发挥档案管理的现实作用，必须结合档案管理中存在的挑战以及问题等，积极采用高效且科学化的创新策略，最大程度提升档案管理的整体水平与质量。

1）搭建完善档案管理体系，制定规范化的管理标准。在大数据时代下，档案资源的数量以及类型都呈现出了几何式的增长态势，同时也增加了档案管理的难度。为切实有效的提升档案管理的水平与质量，也为了不断推动档案管理工作迈上新的台阶，应该积极创新档案管理策略，切实有效的实现档案管理工作的创新与发展。一方面，在档案管理的实践过程中，要充分全面的搭建完善的档案管理体系，从宏观发展的视角出发来全方位整合以及优化档案管理工作。大数据时代下的档案管理工作面临着较大的困境，同时也存在着较大的挑战。只有依托于完善且精细化的档案管理体系，才能够更好地推动档案管理工作的开展，也才能够有效规避档案管理中可能存在的突出漏洞。另一方面，在档案管理的实践过程中，鉴于大数据背景下的档案资源数量以及类型日益丰富化以及多元化，为更好地梳理档案管理的流程，也为了进一步夯实档案管理的质量，有必要科学全面的制定规范化的管理标准，切实有效的保障档案管理的规范化开展。比如档案管理主体部门应该结合自身的发展需求等，结合具体化的档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案使用等环节，对于每个环节而言明确岗位职责能够较好的实现规范化管理，最大程度的保障档案管理的整体实效。特别是在工作实践中，要建立健全完善的档案管理规章制度，要不断明确相关人员的管理职责以及任务分工。

2）搭建档案安全管理系统，采用高效安全技术。在大数据时代下，为切实有效的保障档案的安全效益，应该行之有效的搭建完善化的档案安全管理系统，不断采用高效化的安全管理技术。一方面，在档案管理的实践过程中，应该注重搭建完善的安全管理体系，将可能引发安全隐患或者存在漏洞的内容全面整合起来，形成一定的预防机制体系，切实提升信息数据的整体安全。另一方面，在档案管理实践中，还应该不断创新应用全新的安全防范技术。比如不断提升访问权限的等级，不断提升安全防范的力度，不断创新安全管理机制。比如档案管理人员可以借助现代先进设备的应用，同时结合云计算等现代技术，以此来对内部档案信息进行加密处理，并设置一定的权限，避免外界不良因素的影响。

3）落实完善的培训体系，提升管理人员素养。在档案管理的实践过程中，为更好地顺应大数据时代的要求，应该行之有效的落实完善的培训体系，切实有效的优化档案管理人员的信息素养以及专业能力。同时，在档案管理过程中，还应该不断提升管理人员的专业化素养，切实引导他们严格按照规章制度以及安全工作标准等来正确履职，严禁出现不规范的访问行为等。