企业档案管理信息化建设的障碍及优化

2021-04-14孙婷

卷宗 2021年4期

孙婷

（天津铁路疾病预防控制中心，天津 300140）

档案管理工作对于企业的长远发展具有重要意义，在技术的推动下，传统的档案管理模式正在发生变化。就传统档案管理模式而言，不仅占用大量存储空间，而且整理起来耗费巨大人力和财力，最主要的问题是对当前工作模式的开展存在一定阻碍，不利于工作的开展。因此需要做好档案的信息化管理，从而提升企业档案管理的效率。

1 企业档案管理信息化建设的重要性

1）提升档案管理效率。企业档案管理工作的顺利开展，不仅利于企业人员的管理，更方便企业其他工作的开展。实际上，我国档案管理工作依赖人工，造成档案管理人员工作强度增加，但工作效率却一直得不到提升。而开展企业档案管理信息化建设，主要是通过建立电子档案的模式，利用网络平台完成档案整理分类，显著提升工作效率。传统档案管理模式需要大量人员参与，管理成本较高，直接造成员工工作强度增加，影响到档案管理效率。强化档案信息化建设，保证信息安全。另一方面，由于纸质文件的大量存在，印刷费用也是管理成本的重要组成部分，这种消耗品的存在也不利于节约型管理模式的形成。而利用现代信息技术进行档案管理和整理，不仅节约时间，提升效率，还能以电子版的方式代替纸质载体，有效节约了成本。

2）增加档案管理安全性。长期以来，档案管理是一项严肃工作，由于在有限的空间内存放着大量的纸质文件资料，一旦由于管理不慎出现火灾等问题，将会造成重大损失。同时当前部分档案管理工作量巨大，因此需要多人同时对档案进行管理，这种非专人负责的管理模式不利于形成有效的监督管理机制，甚至存在泄漏信息的情况，严重危害名誉以及社会的稳定性。通过档案管理信息化建设实现网络平台管理档案信息，降低人员使用数量，提高档案管理质量与效率，从而有力降低信息泄露情况的发生概率。

3）提高档案资源利用率。档案管理工作内容较多，利用信息化建设构建相应的数据库，统一整理与收集信息资源，实现分类处理信息资源的目的。相关的部门在档案管理负责人的授权下，可以对制定的信息文件进行网络访问，从而提升信息共享的效率，这种共享模式安全性较好，还能更好地发挥信息资源的价值，推动进一步发展。

2 现代企业档案管理中存在的主要问题

1）企业对档案管理工作的重视程度不足。因为档案管理工作不仅内容繁杂，而且要投入一定的资金和人力，但当前部分企业过分重视经济效益，因此对于成本控制的相对严格，就忽视了对于档案管理的重视，从而对企业长远发展造成不利影响。

2）档案管理模式落后。当前，部分企业在进行档案管理时，依然采用传统的纸质档案管理模式，这种管理模式不仅消耗大量的面积，并且保存起来也存在一定的风险。计算机信息时代的来临，信息化的档案管理模式可以很好地解决这种问题，因此企业需要加快模式的调整。但由于区域发展不平衡等因素的影响，导致我国在企业档案管理信息化建设方面一直处于低级阶段。

3）档案管理的安全问题。由于信息技术的发展，人们对网络和智能设备的依赖性不断增加，因此网络安全也成为人们关注的重点内容。作为企业的核心资源，档案管理工作的开展对企业发展具有决定性影响。网络安全系数不高也是企业决策者开展信息化建设缓慢的重要原因。

3 针对企业档案信息化建设的解决措施

1）建立信息化档案管理的系统。在大中型的企业中，为进一步提升档案管理工作的效率，需要重视对档案管理系统的建设，充分利用信息技术的优势，充分享受技术红利，从而助力企业更好的发展。就当前而言，在建立信息化系统的过程中，需要重视纸质化办公向电子化办公的转变，并保证衔接效果，从而更好地对相关的电子信息进行记录。另一方面需要保证系统的可拓展性，由于技术的不断发展变化，需要在今后为系统赋予更多的功能，从而方便人们的工作。尽管电子信息数据的使用率不断提升，部分企业也开始进行档案管理的信息化建设，但在实际上，部分电子文档的管理依然不够严谨，一方面体现在网络安全问题方面，另一方面与从业人员的习惯也有很大的关联。因此企业需要重视对工作人员的能力培训，借助电子档案对相关数据进行及时存储，同时通过设置防火墙、局域网、专人专用以及使用密码限制访问的方式保证电子文件和档案的安全性。

2）加强对档案管理信息化建设的关注程度。档案管理在企业的发展中具有非常重要的现实意义，管理人员应该客观对待，并采取有效的措施提升档案管理的效率。管理人员需要充分认识到时代发展以及科技的重要性，加强信息化建设力度，根据企业发展需求全面投入。并在完善的过程中，不断发现档案管理中存在的问题，采取有效的措施进行解决，让数据的价值能够更好地发挥出来。企业需要结合实际情况，重视对制度的完善，只有通过对相关流程的完善和管理，才能保证数据的有效性。另一方面，在实际运营过程中，企业还需加强对云端第三方的重视和利用，及时将有关的协议落到实处，全面考察数据使用过程中的安全问题，保证信息运用过程的安全性。此外，企业的管理需要借助大数据平台，因此在实际建设过程中尽可能对相关板块和结构进行完善，从而充分利用计算机信息系统，提升信息交流的安全性和速度。

3）加强培养档案管理方面的专业型人才。从事档案管理的工作人员的综合能力和素质也在一定程度上影响着档案信息化建设的进程。因此企业应该重视对专业人才的培养，并不断完善人才的培养制度，从实际工作出发，通过培训的方式，提升从业人员的专业操作水平。另一方面，由于时代发展变化较快，应该重视及时吸纳新型的综合性人才，为企业人才储备做好准备，从而为企业发展提供源源不断的人才支持。企业需要结合实际情况，重视对制度的完善，只有通过对相关流程的完善和管理，才能保证数据的有效性。另一方面，在运营过程中通过关注云端第三方的信息，及时将有关的协议落到实处，全面考察数据使用过程中的安全问题，保证信息运用过程的安全性。同时在大数据平台的基础上，利用相关组织、模块等及时对企业内部系统进行建设和完善，从而充分利用计算机信息系统，提升信息交流的安全性和速度。为加快大数据时代管理模式的转型，企业需要做好以下几个方面的工作：第一，加强硬件的建设，传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性，在大数据时代应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。因此需要做好计算机的配置、网络的安装以及内网保密处理工作。第二，应该积极对现有的档案资源进行转化，借助电脑对相应的数据资源进行保存。第三，还应该协调相关的部门积极配合，确保档案管理系统的完整性。从而不断完善制度的建设，为数据档案管理提供标准化流程。