大数据背景下电子信息档案管理创新研究

2021-04-14孟晓鹏

卷宗 2021年4期

孟晓鹏

（文水县委政法委矛盾纠纷排查调处中心，山西吕梁 032100）

随着计算机技术、互联网＋以及云计算技术的迅猛发展，推动大数据走向一个新的纪元。而大数据也以迅雷不及掩耳之势为各行各业所利用。大数据可以快速高效地对多种数据模型进行分析。如果将大数据引用到人事档案管理中，将会大大提高人事档案管理的效率和速度，为广大民众带来更为便利的服务。

1 大数据背景下电子信息档案管理的必要性

1）有助于对存档信息进行保密。以电子信息形式存储的档案有助于对存档资料进行保密。传统的存储方式，每当需要调用档案时，需要挨个翻阅，在这翻阅的过程中可能会导致泄密。同时在档案进行信息化和网络化处理过程中，必须确保采取先进的信息安全防护技术保护档案，以免遭泄密（石冬梅，2014）。而以电子信息的方式存储档案，当需要查找时，只需在搜索引擎输入关键字，就可以调出想要的档案，减少中间人员与档案的接触，提升档案的保密性[1]。

2）有助于提升档案管理工作人员的工作效率。李明华（2016）提出信息化背景下，档案管理的理念和方法产生了变化，出现了数字化的档案资源，不仅使以前的归档和保存方法发生了改变，作为凭证，也使人们对社会活动的记录和读取方式发生了变化[2]。大数据时代，利用电子信息存档的方式，工作人员只需在搜索引擎中输入关键字，就能瞬时调出想要的档案信息，从而提升工作效率，省时省力。而传统的存储方式，需要先找目录，然后找索引，一项一项的找，费时费力。

3）有助于对存档信息及时补充。在大数据、云共享以及互联网+等信息技术爆炸的背景下，应当注意档案原件保存，构建全文数据库，在保证信息安全的前提下实现在全国范围内共享[3]。电子信息档案在全国范围内共享后，便于及时对档案查漏补缺，完善档案信息，及时对公民档案盒里添加文件。而传统的档案管理需要手工先将原来的档案拆开，再将新补充的文件放入。费时不方便，工作效率低。而电子信息档案，直接将有关的系统稍作修改即可，大大提高了工作效率，减少工作人员的工作量。

2 大数据背景下电子信息档案管理的现状

1）电子信息档案管理工作人员素质参差不齐。虽然我们已经进入数据大时代，在某些方面享受到大数据带给我们的福利。但是，在电子信息档案管理工作中，一些工作人员的电子信息管理的业务水平尚未达到要求，缺少从事此项工作拥有专业技能的专职人员。这就导致一些理论知识落后、技术不过关的工作人员无法胜任电子信息管理的工作。而这些工作人员年龄普遍偏大，即使从现在开始学习，也会因为年纪、学历、精力等原因学习效率低，学习效果差。这很难适应电子信息档案管理工作升级与创新的要求。这些管理人员无法利用信息化手段对大数据进行处理，也无法做好电子信息档案管理工作，不符合时代的要求[4]。

2）电子信息档案管理技术以及设施比较落后。大数据是科学技术迅猛发展的产物，是近几年刚刚兴起的。但是，我国企事业单位的档案管理已经用传统的方法发展了几十年，所以传统的档案管理技术基础和配套设施都比较落后，无法适应电子信息档案管理的发展。档案虽然很重要，但是我国的一些企事业单位在这方面并没有足够的认识。有些企事业单位虽然有专门的电子信息档案管理的部门和工作人员，但形同虚设，并没有发挥真正的价值。因为不够重视，所以对电子信息档案管理资金和技术的投入非常有限。有的企事业单位压根就没有电子信息档案管理的部门。由此可见，电子信息档案管理的设备和技术没有与大数据协同发展。若要从根本上改变此问题，首先，需要培养电子信息档案管理专门技术人员，实现专人专职的目标。其次，企事业单位需加大资金和技术投入，购买先进的设备，并聘请相关的专家教授本单位专职人员相关理论和实践技术知识。最后，保障好这些工作人员的工资收入，以免出现人才流失的情况。

3）缺少健全的人事档案管理制度。人管人或人管事，并不能长久，还会引起诸多祸端。所以，若想促进大数据时代下，电子信息档案管理工作的开展，必须给其以制度方面的保障。规范和完善档案收集、档案整理、档案存储程序，使工作人员在工作时明确下一步具体该做什么怎么做，增强工作人员工作的目标感、方向感。避免因为程序不清造成的档案丢失、档案分类不清、存储不全等问题。任何制度，缺少评估，都不利于该事项向好发展。电子信息档案管理工作就缺少评估，导致工作混乱。工作人员只知道按照要求做了工作，但是做得怎么样，好不好，有没有需要补充的，补充哪些内容……这就容易导致工作混乱，档案的真正效能也无法合理有效地发挥。

3 促进大数据背景下电子信息档案管理创新的建议

1）培训电子信息档案管理工作人员，提升工作人员综合素质。电子信息档案管理工作人员是整个行业进步和发展的基石。所以应把培训电子信息档案管理工作人员的工作，放在首要位置。提高电子信息档案工作人员综合素质可以从以下几个方面入手：第一，首先要帮助工作人员树立时代意识，认识到电子信息档案管理工作的重要性，明确时代发展对电子信息档案管理的要求，进而不断提升工作人员自身的业务水平。第二，传授电子信息档案管理的理论知识，用理论知识指导实践。第三，提供大量的实际操作机会，使工作人员掌握技术，提升能力，为更好地做好电子信息档案管理工作打下坚实基础。

2）为电子信息档案管理工作提供技术支持和资金投入。大数据时代下，企事业单位要想解决好电子信息档案管理工作中出现的问题，既要加大电子信息档案管理的基础设施方面的投资力度，又要增加软件建设方面的资金投入。提升电子信息档案管理工作的效率，既需要高素质的人才的软实力，也需要电子设备方面的硬实力，左膀右臂共同发力。资金投入到位，技术有了良好的物质保障才会发展得更好，技术发展的好，才会创造源源不断的资金流入。

3）完善电子信息档案管理制度。电子信息档案的收集、整理、存储需要有一套完整、流畅的程序来保障。程序不清，工作人员在工作中处于模糊的状态，会导致电子信息档案文件的缺失或遗漏。所以，有必要有一套完整的规章制度来规范每一个步骤，并且在每一个步骤都需要进行考核。这个考核，能够督促电子信息档案管理的工作人员不断更新自己的时代视野，丰富自己的理论知识，提升自己专业技能，以达到与时俱进的目的。考核结果还能督促电子信息档案管理工作人员认真工作，刺激工作人员的劳动积极性。