关于信息化背景下档案管理技术创新问题的探讨

2021-04-14郭海涛张晓东

卷宗 2021年4期

郭海涛张晓东

（承德市社会保险事业管理局，河北承德 067000）

本文主要分析信息化背景下的档案管理技术改革的方向，以及将先进信息技术引入档案管理工作可行性，针对档案管理技术的发展趋势，提高档案信息技术的应用效率，提高档案运转的效率，消除传统档案管理模式的弊端，更好地发挥档案信息服务价值，满足服务对象档案使用需求。

1 档案管理技术创新的重要意义

1）云计算技术。云计算技术可以提高档案信息共享的有效性，有助于充分发挥分布式存储方式的档案管理价值，建立起相互联系的档案管理系统，达到对档案高效控制目标。云计算保证了档案信息处置安全，提高了档案使用的效率，促进档案信息管理的深化开展。云计算依托大型服务器构建了集成型的档案管理环境，可以更好地发挥数据处理中心、档案交互中心的作用。云计算是虚拟化的档案管理技术，作为分散式的数据存储方式，可以同时为多个服务对象提供档案资料。而且，它不受硬件容量的限制，进一步扩展了档案存储的容量，可以支持多种操作系统的访问。

2）物联网技术。档案管理信息系统需要不断提高档案服务效率，创新档案资源的应用方式，满足不同情况下的档案使用需要。传统的档案管理方式仅能通过人工查找方式进行档案服务，档案的安全性得不到充分的保障，查找档案浪费了大量的时间。物联网技术融入到档案管理体系工作当中可以提高档案信息查找的效率，借助网络平台实现档案的实时传递。物联网技术具有射频识别功能，应用了全球定位系统，可以按照约定的协议把任何档案与互联网进行紧密联系，实现了档案的智能化识别、跟踪、监控。一方面，依托物联网建立了档案管理部门与档案服务对象的广泛联系，可以提高档案服务稳定性，满足用户日益多元化的档案资料使用需要。另一方面，基于物联网技术可以给每份档案安装电子标签，所有相关管理人员都可以看到该档案的流转状况，知道档案的具体不放位置，提高了档案流通管理水平，达到实时管理的效果。

3）移动互联网技术。随着互联网的快速普及，移动互联网技术得到了快速发展，档案信息的使用不再受到时空的限制，人们可以根据需要随时向档案管理系统发出请求。通过移动互联网还可以建立各个档案数据库之间的联系，实现了档案信息在多平台的实时传递，这样有助于达到快速调取档案的目标。移动互联网平台避免了档案丢失的问题，档案管理人员可以随时在移动设备上了解档案使用的情况，避免了档案资料丢失的现象。随着移动互联网普及率的提高，各种档案管理APP的快速发展，还要研究移动互联网环境下应对网络攻击的技术，进一步加强档案数据库信息的备份工作，避免数据库使用异常的情况出发，防止因为多元化访问造成的数据丢失等问题。

2 档案管理技术创新的应用选择

1）档案管理工作客观需要。档案管理工作已经发生了根本的面化。传统的档案管理方式仅适合信息量有限，档案数据数量不多的时代。随着档案文件范围的扩大，档案资料形式的日渐多样，档案数据信息使用需求的不断增加，传统的纸质档案管理方式已经不符合时代的发展需要。为了有效应对档案呈现指数增长的趋势，档案管理的模式必须深化变革。目前，有限的档案存储空间已经不满足纸质档案的存储需要，为了突破档案服务的瓶颈，必须依托现代信息技术提高档案管理的效率，提升档案数据信息处理的能力，基于大容量的存储设备，科学的数据分析技术提高档案管理的科学性，解决档案管理工作的现实问题，推动档案管理向着高效、快速、全面的方向发展。

2）数字档案建设的需要。随着移动互联网的快速普及发展，多元化信息获取模式的出现，越来越多的用户习惯使用电子信息档案。国家高度重视兴建数字档案馆，持续更新数字档案的管理标准与建设发展规划。加上云技术有力地提高了档案数据共享功能，需要将全国各地的档案馆联接成更完善的体系。档案信息检索利用是档案馆的主要功能，应当在引入云计算的基础上开辟档案管理工作的新途径，从而提高档案管理工作的质量与效率，有效应对档案管理与服务工作存在的各种风险因素。

3）提升服务质量需要。档案服务对象对档案资源的个性化使用需要不断提高，传统的档案管理与服务方式已经不满足用户的个性化档案使用需要。档案服务应当由以往的单一查询服务向着智能化、个性化、专门化供给的方向转型。在大数据分析的背景下满足用户的信息挖掘需要，充分的提高档案服务的质量。只有不断进行档案管理技术更新，提高档案挖掘质量，才能满足新时代的档案使用需求。

3 档案管理技术创新的优化措施

1）创新电子文档归档方式。新时代还要创新电子文档的归档方式，注重节省档案存储的空间，进一步明确档案管理工作的目标，在采用统一档案管理方法的基础上，重点提高档案管理的效率，强调依托智能化的设备实现档案的自动化存储，有效防止档案数据信息丢失和被篡改的现象。档案存储管理需要大云计算与移动互联网技术的支持下进行，构建一个稳定的档案存取平台，这样不仅有助于快速访问档案，而且提高档案管理的效率，解决档案运转中的风险，满足用户的个性化使用需要。

2）完善电子档案共享方式。档案资源共享是档案服务的重要任务，档案管理技术创新的关键在于提高档案共享的水平，提高档案资源的利用率。首先，应当加强档案管理的宣传力度，档案管理人员着力做好基础工作，加强档案数据信息的校对，为档案共享奠定基础。其次，提高数据信息来源的监控能力，保证电子档案按照规范要求上传。第三，主动实现档案管理技术创新，创新档案信息共享的服务模式，保证信息共享中的安全性，达到全面提高档案利用效率，满足用户个性化需要目标。

3）创新实物档案管理方式。信息化时代还要创新实物档案管理方式，进一步高度重视保证纸档案安全性，同时避免纸档案挤占更多物理空间。首先，提高实物档案管理的规范化水平，对实物档案资源进行科学的编号，基于信息化的手段对实物档案的编号进行检索，从而达到准确、高效、全面进行实物档案目标。其次，发挥物联网技术的重要作用，基于传感器设备对实物档案室环境进行全面监控，及时把握实物档案室的温湿度情况，同时避免实物档案遭受阳光直射，以免出现档案褪色的情况。第三，还要采用条形码或二维码对实物档案进行管理，对每次实物档案的使用做好详细记录，以免实物档案在使用过程中出现风险，进一步减少实物档案使用过程中的各种问题。