论地产行业区域总部的档案督导工作

徐一菱

（华润置地成都公司，四川 成都 610000）

1978年国家相关管理机构提出了住房商品化、土地产权化等观点。1980年9月北京市住宅统建办公室率先挂牌，成立了北京市城市开发总公司。1982国务院在全国四个城市进行售房试点，1991年开始国务院先后批复了24个省市的房改总体方案，至此，商品房正式进入市场，地产行业应运而生，房地产公司也如雨后春笋一般林立市场。

地产行业在我国非新兴行业，但进入2012年以来，由于管理层多项调控措施出台，使得开发商获取土地的门槛变高，中小型开发商越来越难以在土拍会获取中意的土地资源。因此，2012年之后，地产行业出现了整合潮，中小型开发商纷纷联手开发，而大型开发商则越做越强，从而也给大型开发商的档案人员带来了新的工作挑战。

笔者作为央企开发商地区总部的档案负责人，至2004年进入地产行业，亲身经历了从单项目档案管理到多项目档案管理的任务递增，从城市公司档案管理负责人到地区总部档案管理负责人的角色转变。因此，愿以此文对本行业的档案督导工作作出一点绵薄的贡献。

本文将从分析本单位区域公司档案管理的历史状态及原因分析、解决方案、现存管理短板及后续改进思路三方面入手，对如何开展本行业的档案督导工作进行详细的解析。

1 本单位城市公司档案管理的历史状态及原因分析

2014年6月，华润置地总部启动定制档案管理软件的落地工作，并对大区档案管控进行考核管理。至此，大区档案管理工作提上议事日程。本人所处的大区为华西大区，本大区的项目分布在陕西、云南、贵州、甘肃、重庆等省市，有近十个城市公司。因此，对城市公司的督导工作不可谓不繁重。（所幸的是，本大区成都公司由于档案管理工作于2005年就全面开展，档案管理基础比较好。本人于2007年加入成都公司，一直管理成都公司的档案，2010年后成都公司升级为本大区中心城市公司，本人在后期的档案督导工作中也以成都公司为参照）

至华润置地总部启动统一档案管理软件的工作后，本人立即着手开展对城市公司档案管理的调研工作，调研工作以现场检查的形式进行，通过现场检查打分、事后文字总结，本大区档案管理的主要表现为以下几点：

1）各城市公司无档案管理制度体系，相关对接人对档案工作一无所知。

2）各城市公司无专职公司级档案管理人员，兼职公司级档案人员并无档案管理相关工作经验，也未开展相关收集和整理工作，无1人持有档案管理相关职称。

3）各城市公司无档案管理库房，仅以少量文件柜保存资料，档案收集齐全率极为低下。

简言之，至2014年底，本大区除成都公司外，各城市公司的档案工作基本未开展，资料未有收集形成为档案，而是散落在各业务部门中。究其根源，在于城市公司领导层无档案管理意识，不重视此项工作，导致无档案人员编制、无档案库房规划。

2 解决方案

鉴于本大区各城市公司档案管理的历史状态，本人及时向公司领导汇报，争取到公司管理层的关注，并制订和实施了如下解决方案，层层递进，从大区档案强管控着手，过渡到大区档案弱管控阶段。

2.1 大区档案强管控阶段，2015年-2017年

1）制度建设方面。（1）2015年初，大区更新和出台档案管理新工作制度，对各城市公司人员档案管理人员配置、工作标准进行明确的规定。（2）本大区范围内，到各城市公司进行档案管理制度体系的实地宣讲和现场答疑。

2）人才队伍建设方面。（1）争取大区人事部门领导支持，大区档案工作组增加人员到三名。（2）要求各城市公司必须配置公司级档案管理人员。2015年度开始，将档案管理纳入各城市公司的业绩考评指标中。

3）业务培训方面。（1）每年度两次对城市公司新任档案员进行为期一周的实操培训，培训内容主要为公司档案管理制度。2015-2017年度，仅对新任城市公司档案员培训的授课就积累达到200余课时以上。（2）每年度对各城市公司档案管理人员进行集中认证培训，以现场授课、参观、经验分享、现场测试等多种形式相结合开展，对现场测试合格人员授予合格证书。

4）技术督导方面。（1）多种形式的技术答疑。建立内部工作人员QQ群，及时分享工作经验，传达工作标准，并在线回复城市公司档案管理人员工作中的难点和疑问。同时，针对非共性问题进行电话沟通及邮件沟通。（2）现场技术支持。竣工档案是本行业档案管理的难点所在，作为大区级档案管理人员，对城市公司首个项目的档案竣工验收进行现场支持与技术把关。（3）对城市公司拟定的档案管理工作制度进行把关和审定。（4）要求城市公司制订半年度工作计划，并对其合理性进行把关。

5）档案管理工作考评与公示。（1）工作考评，每半年一次对各城市公司进行档案管理工作检查、进行现场打分，并以文字汇报的方式将检查结果抄送各城市公司第一负责人，并在大区范围内，以大区公文的形式进行公示。（2）每两月一次对各城市公司线上录入工作量进行统计，进行大区内晾晒和公示。

通过2015年-2017年为期三年的大区档案强管控，各城市公司的档案管理架构已然形成、工作成果已经初步体现，档案人员配备、档案库房建设、档案上线数量均大幅提升。另一方面，大区强管控模式的不足也渐渐暴露出来，主要表现为城市公司档案管理人员缺乏主动思考能力、城市公司档案人员更换频繁导致档案管理工作出现真空期、在任的城市公司档案人员认为大区档案认证培训内容缺少新意等方面。

针对以上不足，本人会同兄弟大区档案管理负责人积极探索，开始了大区档案弱管控的新尝试。

2.2 大区档案弱管控阶段，2018年至今

1）制度建设方面。大区定期更新档案制度体系，并要求各城市公司定期更新档案管理制度体系，将制度的定期修订纳入档案考核指标中。2020年开始，针对日常档案工作，编制技术白皮书，落实档案工作标准化的要求。

2）人才队伍建设方面。针对城市公司档案管理人员变动频繁的现状，2018年开始，在大区范围内推行城市公司档案管理人员A、B配置，并同步取消公司级档案管理人员新入职培训，档案管理B角须同步了解和掌握公司档案管理知识与技能，如因A角缺位，B角能实行无缝对接。

3）业务培训方面。（1）改良培训模式，缩小现场培训的占比，以联网视频培训的形式进行不定期的专题培训。（2）将年度认证培训与对标培训相结合，采取大区档案管理员年度认证培训与兄弟大区城市公司对标、大区内城市公司对标“两结合”的模式，开拓档案管理人员视野。同时，改变年度认证培训授课模式，由原来的大区档案管理负责人授课，转变为各城市公司档案管理人员及大区档案管理人员共同授课，以启发城市公司档案人员的主观能动性。（3）将档案管理“内训模式为主”向“内外训结合模式”转变，并引导城市公司档案人员对标国标工作标准，更新知识体系。

4）技术督导方面。（1）对新任城市公司档案人员发放大区档案管理知识体系资料包，资料包内容为档案工作制度体系及档案管理实操业务培训课件两部分组成，促使其主动学习。（2）为激发城市公司档案人员的主动思考能力，取消原有的在线工作答疑，仅针对新设立公司（以营业执照为准，设立两年以内的公司）档案人员进行为期半年的工作督导，协助其搭建档案管理工作体系、树立工作标准、制订工作开展计划。（3）对重点项目进行现场技术支持，对城市公司开发的国家重点及省重点建设项目进行现场技术支持。（4）档案工作深入技术条线，与业务部门进行工作交圈。推进项目档案全周期管理工作，对项目过程资料进行实时巡检。

5）档案管理工作考评与公示。保留原有的档案管理工作考评频率，仍为半年一次，但不定期修订评分细项，拔高部分门类档案的工作标准。

细化对城市公司档案收集工作的要求，定期对部分门类档案的移交成果进行公示。

6）档案价值挖掘。开展档案宣传，并不断优化档案宣传工作模式。2020年开始，组织本区域内公司开展对外宣传工作。在2020年省级档案推广评奖工作中，获奖两次。分别为：四川省档案学会组织的“全省档案文化优秀建设评选”活动中，华西大区组织“全员归档日”活动，获“优秀组织奖”，东安湖体育公园项目公司的声像档案管理工作获“优秀奖”；“四川省档案工作与治理能力建设”论文评选活动中，本人代表大区投稿，并获“优秀论文奖”。

3 现存管理短板及后续改进思路

本人自2015年开展档案督导工作以来，历时六年，虽然从根本上改变了各城市公司基本无档案管理工作开展的历史，辅导下属公司搭建了档案管理制度体系及人员组织架构，取得档案技术职称的人员增加为2人、推进了本大区档案管理工作的全面发展，完成了最初的基础档案管理工作，但现阶段也出现了难以突破的瓶颈，主要表现在以下方面：

1）档案管理人员流动频繁，下属十家公司中，仅2020年就有三家公司发生档案人员变动，其中两家公司的档案管理人员在2020年度变动两次以上。

2）数字化程度较低，各下属公司，档案数字化率不到20%。

3）档案库房硬件配套较差。

简而言之，城市公司的档案工作还停留在档案整理的阶段，没上升到档案管理的高度。究其原因，还是与公司各级领导对档案工作的重视度不足密不可分。因此，后续的改进思路，本人认为还是以争取工作资源为主，让档案管理人员有更多的精力开展真正的“档案管理工作”，佐以以下几条工作思路。

1）加大档案工作宣传力度，深化档案价值挖掘工作，让更多人了解档案岗位的工作内容，肯定档案的工作价值。

2）加强档案人员业务能力培养，取得职称证件的档案人员，年度考核中给予加分。

3）在业绩合同中加入“阶段性人员补充”的指标，要求城市公司给予人员的资源。阶段性人员补充可以是外包档案整理，也可以是招用实习生整理档案。

4）开展行业内外的业务对标工作，拓展档案人员的工作视野。

档案工作是一项基础工作，也是幕后工作中的幕后工作；但同时，档案工作又是需要大量人力、财力、物力支持的工作，短时期内难见成效；更关键的是，档案工作是技术工作，但不为大部分人所理解。因此，作为区域档案管理负责人，应具“大局观”。具体来说，除在技术层面和管理层面引领此项工作，更需要理解城市公司档案人员所处的困境，及时给予心理上的疏导，为下属单位档案人员争取更多的资源与关注。