关于卫生健康系统档案管理优化措施的讨论

2021-04-14裴亚东

卷宗 2021年4期

裴亚东

（菏泽市卫生健康委员会人才交流服务中心，山东菏泽 274000）

1 前言

随着卫生局和计划生育局的合并改革，卫生健康系统成为新的机构，承担的业务重点也有了变化，愈加侧重于群众的医疗卫生服务，相应档案管理的内容和方式也应该随之变化，为卫生健康系统工作提供检索、查询等服务，为政策的制定提供权威而准确的数据参考。所以，加强对卫生健康系统档案管理工作的现状分析，并提出相应的优化措施具有十分重要的现实意义。

2 卫生健康系统进行档案管理优化的必要性

任何工作都需要档案管理的支持，而卫生健康系统与国家的政策紧密相关，更需要档案管理工作的贯彻执行，具体表现在以下三方面：

1）档案管理促进工作完善。卫生健康系统工作中涉及的档案资料众多、详细，保证档案资料收集及时、数据真实、系统完整，能够为以后卫生健康系统工作提供权威、全面的原始资料。卫生健康工作根据原始资料进行深入剖析，不断促进工作向规范化、科学化完善。

2）档案管理关系民生保障。卫生健康系统的主要业务在于群众的医疗卫生健康服务，每一项具体内容都与百姓的切身利益密切相关，关乎整个民生保障政策能否贯彻执行。卫生健康档案管理记载的信息资料，多为个人、家庭的卫生健康状况，生活幸福预判信息等。一旦档案管理部到位，档案信息录入、更新不及时，就会与群众的实际生活脱节，群众无法应享尽享卫生健康服务。甚至档案管理的缺失，造成档案信息泄露、遗失等，给群众的生活带来不必要的困扰。

3）档案管理奠定卫生健康事业发展基础。卫生健康档案管理信息记录着整个卫生健康事业的发展历程，如果档案信息完整、准确，通过比较可以发现各阶段的特点，找到不足和规律，从而为后续的卫生健康事业开展提供参考。同时，强化档案观念里，除了可以促进卫生健康系统的工作外，还能帮助卫生健康系统树立良好的社会形象。

3 卫生健康系统档案管理工作存在的问题

1）重视程度不足。重视程度不足体现在领导和工作人员重视程度不够两方面。由于档案管理部门长期处于卫生健康系统的边缘部门，不被重视的惯性思维已经在领导和工作人员思想中根深蒂固。领导的重视程度不足，必然在机构设置、队伍建设和资金保障上无法保证。工作人员的重视程度不足，就会体现在日常工作中态度消极、敷衍了事，最终导致档案管理工作形同虚设，难以发挥其真正的价值。

2）工作方法陈旧。工作方法陈旧主要体现在精细化水平较低和电子化建设滞后两方面。档案管理是一项事无巨细的工作，有的工作人员由于长期处于自由散漫的状态，工作方式保持在粗放应付的层面。比如在收集档案资料过程中，对档案资料的真实性审核不彻底，录入资料不认真错误频出，对自身的要求过低，造成档案管理效果不理想，也影响了档案资料的权威性和价值性。随着技术的进步，档案管理已经全面实行信息化处理，很多档案管理人员年龄较大，学习积极性不高，依然采用手工收集和记录的方案，工作效率和工作准确率都极低，无法满足卫生健康档案的发展要求。

3）档案管理体系不健全。档案管理体系不健全表现在奖励机制缺乏和部门联动不足另方面。卫生健康系统档案管理工作具有工作量大、成绩易埋没等特点，档案管理人员在单位中晋升、工作、奖金都处于中下等水平，导致出现做与不做都一样，做好做坏都一样的错误认识。即使有的工作人员恪尽职守、态度认真、成绩突出也无法获得相应的奖励，而有的工作人员思想懈怠、自由散漫、成绩平平也同样未受到提醒和批评，久而久之严重影响了档案管理工作人员的积极性。档案管理工作关系到卫生健康系统的众多部门，为了保证档案资料的准确、完整、及时更新等，需要各部门的全力配合。现实中由于卫生健康系统内部门联动协作机制不健全，档案资料的收集和管理，全都归为档案管理部门，其他部门将自己的责任束之高阁。

4 优化卫生健康系统档案管理的措施

1）加强对档案管理工作的重视。加强领导重视程度。领导作为卫生健康系统的指挥者，要充分认识到档案管理工作的重要性，统揽全局，安排专业技术强、责任心重、经验丰富的工作人员担任档案管理部门工作人员。同时，保证资金投入，对陈旧落后的档案管理设施进行及时更新换代，确保档案管理工作顺利进行。第二，加强工作人员责任意识。档案管理人员作为卫生健康系统档案管理工作的执行者，直接关系到档案管理工作的效果，需要充分认识到本职工作的意义，端正态度，工作认真严谨，积极改进工作方式和方法，充分发挥档案资料的价值，为社会服务提供更多的支持。

2）强化对档案管理业务的学习。强化业务知识学习。卫生健康系统的档案管理人员，除了要学习档案管理专业知识外，还要关注国家卫生健康政策的新动态，严格贯彻落实国家相关要求，逐步提升自身的业务水平。同时，信息化技术已经深入应用于档案管理工作中，工作人员要积极参与档案信息化培训，充分利用业余时间自学充电，不断提高自身的计算机应用能力，适应档案信息化工作的开展要求。第二，强化档案管理信息化建设。卫生健康系统要结合当地的情况，与相关责任部门共同搭建档案管理信息平台，将卫生健康信息上传到平台形成强大的数据库，并实现数据库资源共享。群众在信息平台，也可以自主查询、办理相关业务，提高卫生健康服务质量。为了保证档案信息管理平台的顺利运行，以及档案管理信息化效果，各部门的档案都要坚持只是档案和电子档案双重备份，保证档案安全留存。同时，强化电子档案信息的安全防护，通过设置防火墙、保护网等措施，避免遭到黑客攻击、病毒入侵等时间，造成档案信息被篡改和盗取的情况。

3）完善档案管理体系。健全奖励机制。在卫生健康系统内奖励机制，明确档案管理部门中每个人的责任内容，划定评价等级，等级结果与职务晋升、工资待遇等直接挂钩。通过奖惩分明的奖励机制，能够最大程度激发档案管理人员的工作积极性，保证工作的质量和效率。第二，建立部门联动机制。明确档案信息的收集、管理流程，并以此为基础建立部门联动机制，规定各部门的档案管理的内容，制定统一格式，明确收集处理时限，从而促进档案管理工作规范化和科学化。