如何完善基层事业单位档案资料的收集管理

陈秋英

（莆田市湄洲湾北岸经济开发区环境卫生管理处，福建 莆田 351152）

1 引言

基层事业单位的档案中存有大量具文字、图表等具有实用价值的资料。它主要来源于基层事业单位开展的各项活动，是对日常工作内容的集中收录，也是单位发展赖以生存的重要依据。基层事业单位档案资料的收集与管理，本身具有内容的单一性、载体形式的多样性。随着信息时代的不断发展，基层事业单位档案无论是在形式上，还是内容上，载体上都发生了翻天覆地的变化。完善基层事业单位档案资料的收集与管理是一个长期的过程，在此过程中，所涉及的岗位也非常的多，收集工作也会面临一些挑战。因此，基层事业单位需要加大对档案资料的收集、管理力度，以免出现档案的缺失，对单位的发展前景造成不可估量的损失。

2 基层事业单位档案收集与管理中面临的问题

档案资料的收集，换言之就是换一种方式整理资料。如何顺利开展档案收集、管理工作，是阻碍档案工作不能如期开展的主要原因。影响档案工作止步不前的主要因素有以下几个：第一、基层事业单位的档案资料的收集、管理并未受到重视，仍然被传统、落后的思想所阻碍着。第二、档案收集、管理的缺乏相应的规章制度实行约束，出现了相关工作人员对档案管理的轻视。第三、档案管理工作的重要性没有被凸显，出现了档案管理意识淡薄的现象。即便档案管理相关机构制定了一系列的档案管理规章制度，可是如期交档的单位屈指可数。档案资料提交的效率不高，导致归档环节受到影响。调查发现，每年本应该进行归档的单位没有如期归档，导致这种情况出现的主要原因在于如下几点：第一、单位的管理层对档案收集、管理工作的忽视，认为是不重要的事情。第二、档案人员收集档案资料的粗心大意，没有将放在上级文档及时集中，没普遍认为档案实行归档，没有放在自己身边方便、省事，从而出现不愿意上交给专门的档案收集、管理部门。第三、档案收集员的责任意识不强，收集档案注重形式，而缺乏细心收集，觉得档案数量很多，少一份多一份影响不大。第四、档案工作者的专业素质不高，对档案收集的范围、内容不明确，盲目收集。

3 完善基层事业单位档案资料收集、管理的举措

3.1 加强基层单位领导的档案管理意识，建立档案组织

为了提高档案资料的收集、管理效率，引起基层单位领导对档案资料进行收集、管理的高度重视。主要从思想方面着手：首先，实行监督管理；其次，从管理方面着手。基层单位的领导需要给予档案收集工作人员更多的支持，实现基层事业单位档案收集、管理的标准化、规范化。开展档案的收集、管理、利用工作。重视档案管理工作，建立专门的档案管理组织。从某种程度上而言，档案管理组织是隶属于行政部门，需要致力于档案管理工作。除此以外，不同部门的领导人员，应将单位的档案管理工作落到实处。通过权责分明，制定利于档案收集、管理工作的顺利开展的规章制度。用制度约束行为，依靠制度办事情。将档案管理工作列入各种工程条款之中，实现有序发展。基层单位的领导需要充分发挥自身的领导作用，建立奖惩机制，鼓励档案管理人员去现场收集相关资料，确保档案归档资料的准确性、可靠性。树立档案管理人员的责任心，增强他们的工作意识，为基层单位的发展前景贡献自己的一份力量。

3.2 档案专业人员的介入，为档案资料收集、管理提供技术支撑

为了确保档案资料收集的准确性，实行系统性的管理，提高基层事业单位档案资料收集、管理的质量，各部门领导需要提高重视度，将档案收集、管理工作纳入议事日程、岗位职责范围之内，同时对其实行考核制度，将档案管理工作落到实处。同时，建立专门的档案资料收集、管理部门，招聘一些专业素质较高的档案管理人员。从事档案的收集、整理、管理工作，确保档案资料的真实性与保密性。相关档案管理组织的设定，对行政部门有着极大的促进作用，因此开展系统化的档案管理工作，是非常有必要的。除此之外，还可以将档案管理、核查改为事前控制，注重工程档案管理的重要性，将其从末端转移到前端，将所需的后续工作，更好地转变为前置条件。让档案工作管理贯穿于事业单位发展过程的始终，基层建设项目的介入非常重要。对档案资料的收集应从头抓起，坚持工程建档按照档案管理的要求，进行规范化归档，让档案资料收集与工程项目竣工、验收并行。实现档案管理部门与基建之间的结合，通过按档案内容、性质等要求进行分类，将不同类型的档案文件区分开来。明确区分、把握依据性档案，例如：工程设计文档、基建财务文档等多种文档类型，从而做好项目档案及时归档的工作，提高档案资料收集管理的时效性。

3.3 开展对基层事业单位职员的培训工作

在一定程度上而言，基层事业单位的发展规模以及发展前景，与基层事业单位档案管理工作是否能够顺利开展有着千丝万缕的联系。档案管理的与基层事业单位档案管理制度的建立相关联，与各部门领导对档案管理的重视程度、档案管理人员的专业素质息息相关。为了提高档案资料收集、管理的准确性、及时性，需要对档案相关管理人员开展专业的技能培训，提高工作的准确性，以及工作的质量、效率。针对一些部门对档案管理不上心的现象，相关管理部门需要严格以部门为单位，落实培训工作。以国家颁布、出台的档案管理工作标准制度为依据，将相关规章制度介入到相关工作人员的学习当中，增强自身的法律意识，规范化管理档案。部门领导可以聘请一些专业性技能比较好，且专业程度高、具有权威性的成功人士，为档案管理工作人员进行培训，提高义务能力，增强责任意识，在提高档案管理工作效率的同时，也注重档案资料收集的质量。

3.4 档案管理借助网络技术

基层事业单位没有太多的资金投入到档案管理工作之中，针对这一现象，基建单位在做年预算的时候，就应该将档案管理工作纳入，增添一些益于档案管理、单位发展的设施设备。例如：档案盒、档案夹、图纸袋等。实现档案管理的网络化、数字化、自动化存储，适应现代化的发展需求。延长档案管理的期限，最大化地发挥自己的作用。

4 结语

由此可见，实行档案管理规范化是非常有必要的。基层事业的档案资料的收集与管理不仅是对单位发展点滴的见证，能为单位的发展前景提供支撑。因此，需要加强对相关人员的培训，建立比较健全的档案管理制度，结合单位发展的实际情况，制定与单位发展相适应的档案管理制度。实现档案资料收集、管理的时效性，实际性，从而实现完善基层事业单位档案资料收集、管理效率的初衷。