事业单位档案归档材料的整理措施研究

2021-04-14王丹

卷宗 2021年4期

关键词：整理管控优势

王丹

（贵州省兴义市档案馆，贵州兴义 562400）

1 引言

档案归档材料整理优势的发挥，全面实现了事业单位对档案材料利用能力，有利于事业单位掌握自身管理信息，提升管理能力，具备较为突出的档案材料利用能力。

2 事业单位档案归档文件整理的主要原则

1）全面保存档案原始信息。文件材料之间相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。

2）遵循文件形成的规律。文件形成过程中，体现了文件最原始的形成过程，具备客观性、事实性特点，在档案归档材料整理工作开展中，应能发挥出良好的整体性管控效果，主要是对文件形成的各个过程都要进行科学管控，对归档材料形成的过程、有关附件、过程批复环节和有关信息科学管控，使得文件材料的形成信息得以可靠保存。

3）方便保管、利用。档案归档材料整理过程需要具备科学、规范的保管、利用指导流程，在档案可靠保护利用工作开展中，需要提升档案信息的管理价值，全面做到在信息化管理工作开展中，能具备更加到位的分散管理优势，一定程度上能获得更加可靠的管理价值，管理优势凸显。建立信息化管理机制，提升信息资源的整体管理保管效果，提升管理优势，获得较高的管理价值，在管控机制的发展优化过程中，提升档案信息化管理水平，提升档案信息检索、提取、使用效率。

3 事业单位档案文件归档整理程序

档案归档材料整理规范化、标准化建设，利用提升事业单位的文件管理效率，同时在较高的规范统一模式下，提升了事业单位的档案分类管理效果，管理能力突出，对档案归档材料的信息分享利用优势增加，档案文件管控整理规范度优势得以显现。

1）档案分类。档案分类应具备细化、明确的基本特点，主要是能对档案管理材料的属性信息可靠添加和识别，掌握档案归档材料的基本属性，深入地认识和管控档案，为后期实施信息化管理模式，提升档案管理的实际效率水平提供优势保障。因此档案分析需要符合国家相关的分类要求标准，具备较高的管理衔接、匹配性。同时可探索多层分类模式的建设，不同层次的分析信息构建，更加有利于档案归档材料引用管理。

2）档案整理。档案整理工作是实施可靠归档整理程序的重要环节，其是对档案材料深入分析，进行科学属性定义的过程，对后期的档案材料检索引用，材料科学整理优化具有重要价值意义。需建立可靠的归档责任联系，在归档管控中，形成完成可靠的关系链条，提升档案文件的保真性，环环相扣，理清不同档案材料之间的衔接逻辑关系。

3）档案编目。案卷档案编目工作需要借助以上整理程序中的档案分层分类管理要求，对档案内容可靠识别定位，提升档案管理价值，获得较高的档案管理目录定位优势，确定档案的具体层次，档案编目要保障有关信息清晰、准确，如做好责任者、文号、题名、日期、页数和备注等方面的信息管控，获得可靠的全宗代码，保障档案编目信息可靠、科学。

4 事业单位档案归档文件整理的主要方法

1）完善档案工作机制。档案归档文件整理工作的开展，需要提升工作效率，消除不良的工作隐患，因此需要构建完善可靠的工作价值，指导相关工作顺利开展进行，工作机制的指导管控优势发挥，应能对档案工作人员提出到位的管理要求，使其能明确各项工作机制开展的操作流程，消除不良档案管理隐患，提高工作人员责任意识，完善有关的考核激励机制，使得各项工作可靠顺利地进行。

2）工作人员队伍科学建设。档案管理工作的有效管控，需要提升工作人员专业管理素质，提升工作人员实际工作能力，培训工作专业化、科学化，做好人才储备管控，提升事业单位的管理价值，在事业单位的管控中，能全面具备更加到位的技术管理优势，要能提升工作人员职业道德素养，加强思想政治教育引导，提升工作人员的工作积极性，保障各项档案归档材料整理工作保质保量的开展。

3）贯彻部门归档制度。制度是各项工作科学顺利开展的基本依据，需建立各项管理工作的可靠流程，提成工作开展的各项效果要求，不断在工作实践中，提升制度优势，具备档案动态化管理优势，提升档案收集整理的实际价值效果，不断实现制度对各种工作目标的可靠指导、规范，同时也利用工作人员提升自身工作能力素质，把握科学化工作方向。

4）可靠执行行业技术标准。档案归档材料整理工作符合有关技术标准的基本要求，一般应能对行业的技术标准深入研究，同时在事业单位档案归档材料整理工作制度和有关机制建设上，体现行业技术标准的各种基本要求，对行业技术标准相关的管理工作开展，应能制定必要的规范流程、管理范围、质量标准参考指标，获得更加到位的安全管理优势，提升实际的管理能力，不断发挥出更加可靠的管理价值。

5）打造信息化档案管理机制。档案信息化归档材料整理模式的构建，无疑对提升档案管理效率，完善档案管理规范化建设内容，消除档案管理漏洞和质量隐患具有重要价值，在档案管理机制的可靠开展中，应重视科学信息化管理模式机制的发挥，提升实际的档案管理规范性、科学性，符合有关的行业规范标准要求，具备档案数据资料的可靠利用、深入分析管控优势，获得更加到位的标准建设依据。信息化建设要服务事业单位的各项档案材料使用和整理需求，具备外部沟通优势，发挥可靠的管理价值，提升管理效果，管理能力科学提升。加强事业单位人才的信息化思想认知水平的提升，制定可靠的信息化素养提升培训机制，很多的专业人员的档案开发管控价值凸显，适应信息化档案管理机制的构建实施要求。

6）档案工作创新发展。档案管理工作要创新开展，根据事业单位的客观档案资料服务需求以及实际的档案管理建设条件，探索档案归档材料整理创新模式，全面体现档案管理工作的科学方式，提升服务水平，比如探索个性化档案归档材料整理机制，满足事业的单位不同部门和人员的档案材料整理机制。