加强工会文书档案管理提升工会工作水平

2021-04-14翟荣兰

卷宗 2021年4期

翟荣兰

（内蒙古根河市阿龙山林业局有限公司工会，内蒙古根河 022362）

工会文书档案记录的是工会工作的开展进度、职工表彰以及职工资料信息内容，是我国档案管理的重要组成部分，对于切实保障工会工作的有效开展具有至关重要的作用。因此工会领导人员应当加强对工会文书档案管理工作的重视程度，从制度建设、信息化管理、档案管理制度建设以及开发档案价值等角度着手分析，全面提升工会文书档案管理工作的质量，切实保障职工基本权益，不断提升工会工作质量和水平。

1 工会档案的重要意义

工会文书档案管理工作是对工会开展活动中一些重要信息的记录，是珍贵的信息资源，是我国工会工作在不同阶段发展历程的重要展示，为工会领导人员制定决策提供真实而全面的信息。更为重要的是，工会文书档案管理工作能够在一定程度上保障职工的切身利益音，因此工会文书档案管理工作具有较强的政治性和服务性特点。根据工作所需对工会文书档案原始资料进行查找与归纳，能够确定未来一段时间工会工作方向，为科学决策提供真实的信息资料，便于加强工会各级组织之间的信息分享和交流，极大地促进了我国工会工作水平的提升，实现工会创新发展。

2 工会文书档案管理存在的问题

2.1 文件资料收集不完整

现阶段我国部分工会组织在开展文书档案管理工作时由于很多因素影响导致很多部门为了查阅资料方便并未将所有的资料信息和文件等上交至档案管理部门进行归纳和留档，长此以往导致很多完整的文书档案文件被分成了不同的部分，影响了后期资料的查找与借阅。并且由于工会组织历时长久，重要资料数量较多，由于某些工作人员对文书档案工作缺少足够的认识，便会擅自留存档案资料，因此档案管理工作一直无法得到有效地提升。除此之外，文书档案管理工作人员自身并不具备较强的责任意识，对文书档案相关资料的收集与留档工作并不重视，导致某些涉及经济利益以及人员奖惩等相关资料无法及时入档，应先文书档案管理工作的质量。

2.2 文书档案管理工作过于繁琐，常常出现纰漏

文书档案主要以纸质文件为主，整理、收集、存档的任务量较大，相关工作人员的工作压力也与日俱增。并且在人工留档工作中，相关工作人员可能无法严格遵守文书档案管理规则对文件进行分类和留档，并且由于每个工作人员自身对文书档案的理解存在较大的差异性，因此对性质相同的文件也会出现几种不同的分类方式，在一定程度上影响了文书档案管理工作的规范性和有效性，另外以人工为主的文书档案管理工作耗时较长，也常常由于人力因素出现不同程度的错误现象。

3 加强工会文书档案管理工作质量的具体措施分析

3.1 构建综合素质高、责任意识强的工会文书档案管理队伍

构建综合素质高、责任意识强的工会文书档案管理队伍对提升工会文书档案管理工作质量具有十分重要的作用。到人才市场中招聘专业人才，加入工会文书档案管理工作队伍当中，提升队伍整体素质，或者是邀请具有丰富经验的档案管理人员深入工会开展讲座活动，不断提升文书档案管理人员的综合素质，帮助相关人员掌握先进的管理方法，创新管理理念，不断提升企业工会工作水平。除此之外，工会领导人员要以身作则，让文书档案管理人员充分认识到文书档案管理工作的重要性以及特殊性，形成较强的保密意识和管理意识，并结合实际情况构建完善的绩效考核制度，对相关工作人员进行全面的监督与考核，激发他们的工作热情，不断提升工作质量，为全面提升工会工作水平奠定坚实的基础[1]。

3.2 开展信息化建设，提升文书档案管理工作效率

在互联网+时代背景下，信息化管理方式被广泛应用于社会各个领域当中并取得了卓越成果。因此，工会文书档案管理工作应当适应互联网+发展变化，积极开展信息化管理方式，充分运用信息技术对文书档案资料进行收集、归纳、综合和管理，不断提升文书档案管理工作的质量和效率，缓解相关人员的工作压力[2]。文书档案信息化管理，顾名思义就是借助信息技术将原始资料的文字、图像以及视频等形式的资料进行电脑扫描，实施电子化档案管理。首先，不断提升相关工作人员对信息技术的应用能力，通过培训活动的形式提供他们的实践操作能力，为工会文书档案管理工作的顺利开展奠定基础。

3.3 完善文书档案管理制度

工会文书档案管理工作并不是一成不变的，需要结合时代发展要求对管理内容进行不断的完善和优化，形成合理的工会文书档案管理制度，大幅度提升工会工作水平。其一，明文规定工会文书档案的工作责任以及内容，并结合不同地区工会组织活动的实际情况制定行之有效的工会文书档案管理制度，将管理内容落实到相关工作人员身上。一般来说，工会文书档案管理工作主要包含了文书档案资料的日常收集、整理以及归档，因此在制定工会文书档案管理制度时应当紧紧围绕以上三方面工作，并对工会以往工会文书档案管理工作中存在的不同类型的问题和矛盾进行细致分析，制定完善的应对措施，全面提升工会文书档案管理工作效率和质量。其二，奖惩制度的制定与实施[3]。对工会文书档案工作人员的日常工作行为进行有效的监督与管理，对责任心强，表现优异的工作人员进行奖励，反之，对态度敷衍，工作常常出错的工作人员进行适当的处罚，激发工作人员的工作热情，让工会文书档案工作人员时刻保持严谨的工作态度，提升工作质量。其三，对文书档案的收集、归档以及借阅等内容进行明确规定，负责各自的工作内容，并就工会文书档案管理中出现的问题及时向相关领导进行反馈。除此之外，工会领导人员还要通过绩效考核制度对相关人员的责任意识以及工作能力等进行考核并对工作内容进行合理的分配，充分发挥他们的价值，不断提升工会工作水平。

3.4 积极开发工会文书档案的重要价值

工会组织经历了不同阶段的发展常常会由于人为以及外力等因素导致工会文书档案资料出现不同程度的损坏现象，严重者还会出现丢失以及遗漏问题，严重影响了工会工作水平。针对此种情况，工会文书档案管理人员应当定期对档案资料进行调研、查阅以及整理，严格遵守工会组织要求对工会文书珍贵资料进行存档，确保档案资料的真实性以及完善性，确保工会文书档案管理工作的完善性以及科学性。除此之外，相关人员还要积极开发文书档案的衍生价值，切实发挥档案资料的重要意义，不断提升工会文书档案管理工作的效率和质量。