办公室文件与档案管理一体化管理工作分析

2021-04-14谢勤萍

卷宗 2021年4期

关键词：文档办公室管理系统

谢勤萍

（南京勤学职业培训学校，江苏南京 210000）

办公室文档一体化管理是将文件和档案归为一个整体进行科学合理的系统管控，是办公室人员对文件或档案从产生到保存整个文档周期的规划管理工作，以确保文档的完整性和准确性。

1 办公室文件与档案管理一体化的工作现状

1.1 文件档案管理工作脱节

现阶段文件和档案管理工作由不同部门或不同人员进行负责，而文档的收集整理工作依然是办公室人员管控，很多时候都出现了文件或档案未进行分类直接交由档案部门，这为相关人员的工作造成了诸多不便，导致档案管理工作耗费大量时间。并且档案管理部门对办公室的监督管理以及文件移交工作都需要重新检查，影响了企业内部的工作效率，而在此过程中文档信息的传递较为复杂，很容易降低文档的利用效率并出现缺失、遗漏等问题。

1.2 缺乏一体化管理意识

档案管理工作已经被大部分企业所重视，不过档案重要性的体现并未反映到文档一体化管理工作当中，多是针对档案自身的存储和维护。一方面是传统文件和档案的概念在工作人员内心占据较大的位置，其产生机构和服务主体具有差别，相关人员习惯性地将文件和档案分开，影响文档一体化管理的进程。另一方面是部门之间缺乏文件和档案的沟通交流，使文件和档案传递一直处于办公室和档案馆之间，增加了管理工作难度[1]。

1.3 信息技术运用不充分

文档一体化管理需要依托于信息技术的支持。目前部分单位信息技术的普及程度不高，档案管理系统、办公系统、公文系统之间没能形成数据共享，相关文件的传输和确认存在障碍，相关人员利用文档信息的效果较差，无法满足文档一体化的要求。

2 优化办公室文件与档案管理一体化管理工作的措施

2.1 明确文件档案范围

企业单位必须先明确细化文件档案的归档范围，才能避免信息传递和收集过程中出现差错，杜绝部分文书档案的归档范围不够明确的问题，以便于后续构建标准化、精细化的文档管理体系。通常来说企业办公室文件主要有三种类别。首先是政策公文类的文件，这类文件是企业工作的运作依据，将会影响企业日常管理工作的开展，必须优先处理政策公文类的文件，务必做好文档管理工作。其次是会议类文件，多是企业内部进行商讨、总结、计划的方案和报告，会议类文件是企业管理决策和发展方向的重要组成部分，文档一体化处理可以避免文件的频繁传递，能够有效落实会议梗概，在需要使用时候能够及时运用。最后一类就是各部门之间的交流、传递用文件，这类文件应及时录入数据库，进行分类保存，在政策和会议文件处理完成后进行文档归类，为后续凭证作为参考。在明确文档范围后，管理工作需建立文书档案的精细化管理范围，针对各类文件的使用、存储、收集和销毁都应有规范的管理方法，进一步提升文件档案一体化管理的标准。

2.2 提高文档一体化管理意识

文件处理与档案管理在过往工作中具有较大差异，不过文件是档案的前身，而档案则为文件提供了后续保障，两者在企业内部相互联系、相互结合。现阶段注重文档一体化结果的意识是文档管理工作难以前进的阻碍之一。相关人员在工作之中应避免传统的单方面作业，各部门之间文件的流转、控制分发和归档管理信息应及时传递给文档管理人员。这就要求相关人员和企业各部门都必须建立文档一体化的概念，构建文档一体化工作流程，才能提高管理工作的整体效率。在文档管理过程中，有关人员除了掌握文件处理的规范内容外，还需了解归档管理的重要性，避免出现文件处理完成后便无人管控的现象。而文档管理人员在提高文档一体化管理专业能力的同时，应加强对过往和未来文件档案的处理，不仅要保证现阶段文档一体化管理工作，而且应统筹管控企业所有文档的一体化进程，以此在满足企业文件办理、档案存储的规范性，逐渐减少过往文件和档案分开处理的情况，加强文档一体化的推广。

2.3 综合应用信息技术

办公自动化系统已经运用在一些企业的档案管理工作之中，文档一体化管理系统也逐渐普及。文档一体化管理系统能够大幅度提高文档管理人员的工作效率，在处理公文流转、公文办理上更加便捷，并且信息化系统能够实现即时归档，有效保证了文档的完整性和准确性[2]。目前文档种类日益丰富，文档数量也在不断增加，运用信息技术进行文档管理工作是大势所趋。因此为保障文档一体化管理系统的有效运行，需要提高企业文档管理的信息化水平，通过架构网络平台、档案数据库来满足实际工作需求，并在建设过程中应加强相关人员的信息技术能力，提高文档一体化管理系统的利用效果，从而建立文档一体化管理标准体系，加快文件档案资料的收集与转换，提升效益和质量，是利用文档一体化管理系统实现办公室文件与档案管理整合的有效方法。