浅谈融资租赁企业业务档案的管理与利用

2021-04-14赵慧超

卷宗 2021年4期

赵慧超

（上海云城融资租赁有限公司，上海 200000）

归档是基本公司管理不可或缺的一部分，它旨在保护公司的经济利益，合法权利和历史真相。公司的归档工作必须遵循集中，统一管理的原则，并实施部门系统来收集和管理记录和文件：每个部门都应任命专门的归档人员，负责部门的文件管理。一项工作由多个部门处理，工作期间形成的文档和材料由发起部门收集和存储。

1 融资租赁企业业务档案的特点

随着我国经济的发展和改革开放的发展，融资租赁公司的业务记录数量显着增加。融资租赁企业的经营记录是重要的文件（纸质文档和电子文档），形成原始文档，图表，声音，图像等，在处理融资租赁企业的各种经营过程中进行记录和反映租赁业务运营的过程。是公司全面文件系统的一部分。融资租赁公司的公司概况与普通文件相比具有不同的特征，即：首先，申请的期限更长。从开始到结束，金融租赁业务可能需要数年甚至数十年的时间。许多相关文档可能会在此过程中发生更改。因此，需要随时灵活管理融资租赁业务的归档记录，并更新归档文件以确保归档的及时性。第二是各种存档文件。融资租赁业务流程会生成各种文件，例如内部批准文件，与交易相关的文件和所有权证书。如何对这些文档和文档进行科学和逻辑上的分类是一个复杂的过程。第三是信息存储的内容非常丰富。融资租赁活动包括许多专业知识，例如金融知识，法律知识等，因此，不再需要单一的知识结构来管理融资租赁业务的记录。个人档案管理员不仅必须充分掌握存档文件的基础知识，而且还必须了解与金融租赁有关的知识以及该国的行业政策，租赁标准等，只有这样我们才能建立规则和工作流程符合租赁公司在现实世界中的业务记录管理惯例。第四，对文件使用的需求很大。由于融资租赁业务记录可以准确反映业务的经营状况，因此可以作为制定业务决策的参考依据，从而指出了制定发展计划，业务未来战略的方向。因此，业务经理和业务人员需要使用大型业务档案，定期使用并将其使用到多种用途中。

2 当前我国融资租赁企业业务档案管理中存在的普遍问题

2.1 档案管理工作不严格

近年来，各阶层的人们越来越重视存储，财务租赁公司也逐渐对文档管理感兴趣，但是许多租赁公司财务只专注于管理档案的管理，而财务租赁公司则分散在许多专业领域。部门，专业记录的提交不及时，没有计划，清晰的分类使业务记录管理不规范，记录放错了时间。尽管许多融资租赁公司一直在不断建立自己的业务记录管理措施，但在实际实施中，通常为了方便，业务处理和其他因素（特别是在电子文件的使用和管理方面）放宽系统要求，导致安全和混乱问题尤其突出。

2.2 档案管理范围较小

大多数租赁公司的业务记录管理者只需要在每项业务结束后收集并存储相关文件，而无需从事其他业务活动，并且不能完全捕获不同业务活动的信息。业务。它可能导致企业文件的收集和使用出现一些问题。此外，许多融资租赁公司还没有将声音，图像等特殊手段的专业记录纳入收集范围，导致声音和图像专业记录的提交不及时。

2.3 工作人员素养较低

由于融资租赁企业大部分属于新兴企业，很多都没有聘请专业人员来进行业务档案管理工作，很多都是其他岗位人员兼职档案管理，档案管理的业务水平较低，这导致了融资租赁企业档案管理的效率普遍不高。很多融资租赁企业的业务档案是由经办部门或经办人员分散保存，基本采用档案柜或文件柜进行存放，配置专门档案库房的融资租赁企业较少，也缺乏专业设备存放电子档案和声像档案。一些融资租赁企业只重视业务的完成，认为档案管理无足轻重;有些企业甚至没有主管部门和领导对业务档案管理工作进行监督。这也造成了档案管理工作在协调上容易出现各种问题。

3 融资租赁企业业务档案管理的改进策略

3.1 加强融资租赁业务风险意识

哪里有利益，哪里就有风险，融资租赁公司无法避免各种风险以获得利益。租赁公司必须提高风险意识，从组织结构上确保风险管理的效率，最大程度地减少内部和外部风险对公司的影响，以及管理会计功能，例如预测决策，控制计划和责任评估，以改善风险管理系统确保决策的有效性。具体来说，融资租赁公司可以根据不同的融资租赁实体制定目标项目风险评估的内容和程序，并使用管理会计来制定措施，进行有效的风险控制。

3.2 完善业务档案规章制度

商业文件有很多类型，包括文档文件，电子文件和视听文件。没有规则就没有规则。租赁公司应建立一个完整的企业文件管理系统，包括归档系统，仓库管理系统，文件验证以及文件销毁和检查系统。阅读（借阅）系统等企业档案管理员必须严格遵守相关系统，并做好企业档案文档的收集，分类，存储和归档以及开发和使用工作。只有这样，他们才能为有序的生产和运营打下良好的基础。租赁公司应建立专门的业务存储经理，以实现企业存储管理的专业化；可以建立用于归档工作的评分和奖励系统，以奖励表现良好的员工，从而增强企业档案管理员的积极性。

3.3 加强与企业各业务部门之间的联系

为了不断优化存储范围，一方面，企业存储经理必须主动与其他部门保持联系，有意识地进入接收业务，并有意识地自动收集每个部门的信息，并及时，及时地收集重要记录。存储;另一方面，我们必须自觉和积极地参加企业的商务会议，及时了解企业的业务状况，了解与商务相关的文件的价值，并收集重要文件，并确保档案的完整性和完整性。融资租赁公司需要在企业中积极实施和培训相关业务记录的使用，以使所有员工对业务记录和管理业务档案的价值有更深入地了解，同时提高他们的档案管理意识。