提高建筑企业档案规范化管理的途径探析

张 丹

（云南省铁路建设工程公司，云南 昆明 675000）

建筑企业档案管理具备较强的机密性、政策性以及专业性，要想让这一工作能够充分发挥出成效，助推建筑企业的良好发展，相关人员就必须重视建筑企业档案规范化管理的这一原则。当前大部分建筑企业档案管理中普遍存在着档案意识较为欠缺、档案管理人员专业水平相对较低、信息化水平不足等问题，严重制约了建筑企业档案管理的良好发展。

1 建筑企业档案管理中所存在的问题

1.1 档案意识较为欠缺

部分建筑企业的领导层过于重视自身的经济效益，忽视了档案管理的重要性，在他们看来档案管理仅仅是形式上的面子工程，对于企业的发展无法产生良好的作用。由于领导层的档案管理意识较为欠缺，直接导致了档案管理工作显得较为松懈，缺乏应有的规范性，部分建筑企业并未建立完善的档案室，档案管理人员团队也不够正规；部分建筑企业虽然建立了档案室，但各类设施设备条件并不符合标准，使得档案室无法充分发挥出自身所具备的服务功能。

1.2 档案管理人员专业水平较低

当前大部分建筑企业所启用的档案管理人员在文化程度方面相对较低，专业知识不过硬，知识面显得较为狭窄，并且在计算机以及外语方面缺乏深入的涉猎，自身的思想观念以及管理水平无法迎合不断变化的时代需求，这就使得企业所购置的档案信息化管理设备出现了闲置的现象。也有部分档案管理人员并未充分认识到档案管理工作所面临的重大挑战，或者是认为自身已经掌握了足够的专业知识，固步自封，不愿意对全新的技能以及知识进行学习，导致企业档案管理水平较为落后，这种现象对于建筑企业档案管理工作的良好发展有着不利的影响[1]。

1.3 档案管而不用现象较为严重

当前大部分建筑企业都构建了专业的档案室，并根据自身的实际水平制定了配套的档案管理制度，但从落实成效来看乏善可陈，并未将档案室的功能利用到极致，档案管而不用的现象较为严重。无论是在档案利用、库房管理方面，还是日常档案巡视与检查方面都并未严格按照制度中的要求来执行，导致档案管理工作并未得到真正的实施。

1.4 档案管理信息化水平不足

要想有效推动档案管理规范化发展，建筑企业就必须重视档案管理信息化水平的提升。但当前大部分建筑企业依旧采取了传统的纸质版处理档案材料，相对而言有着较低的工作效率以及较差的管理质量，并未充分利用计算机技术所提供的高速收集、处理、分析档案功能，不利于档案管理水平的提升。

2 提升建筑企业档案规范化管理的对策建议

2.1 加强对规范化档案管理的认识

提高对规范化档案管理工作的认识，主要包括两项内容：一是提高企业管理人员对规范化档案管理的思想认识。作为企业发展中的中流砥柱，管理人员的思想认识对企业决策和企业战略规划都具有深刻的意义。因此，只有提高企业管理人员对档案规范化管理的认识，依据相关规章制度严格档案管理工作，才有可能在企业上下形成规范化档案管理的氛围，确保人人都能认识到规范化档案管理对促进企业发展的必要性；二是加强档案管理工作者对自身规范化开展工作的认识，除了按照相关制度规定进行档案管理以外，还应当做好领导交代的其它与档案管理相关的工作，例如加强信息技术学习、做好档案信息收集等，促进建筑企业档案管理工作能够顺利开展。

2.2 提升建筑企业现代化档案管理水平

一是提升建筑企业档案管理的数字化水平，重点加强对档案资源的信息共享，提升企业档案管理的规范化开展。例如，企业可以建立数字化档案管理平台，落实企业规范化档案管理工作的信息收集等，促进企业档案信息能够在内部流通共享；二是完善企业开展档案管理的网络。将企业项目主管部门确定为企业档案管理网络的主要负责部门，通过设置网络建设岗位，将企业档案管理网络进行集中建设，有利于实现建筑企业档案同步管理。与此同时，完善的档案管理网络在工作交接中也能够发挥作用，免去了传统档案管理工作中可能由人为因素带来的误差，确保工作交接顺利实施；三是建立健全企业档案信息化管理的相关机制，在现有的企业信息化档案管理工作的基础上，按照国家相关政策和法规，对企业档案信息化管理进行进一步明确，可以指派一名专人来负责信息数据资料的管理，为信息化档案管理工作信息数据审核提供便利，同时结合建筑企业的发展形势和企业自身实际需要，确定数据管理安全工作的责任主体，确保企业档案在进行数据提取、数据上传、数据加载以及数据安全保护等工作环节中的安全性[2]；四是强化对信息数据的采集管理工作：首先促进现代化建筑企业档案管理工作流程化，其次是提升数据资料的数字化，提升企业档案数据信息的更新频率，加强企业档案动态管理，是企业信息库中的档案资源保持较高的可更改性。另外，在档案信息化管理的设备和进行扩建或改造时，相关的图纸新增或者更换工作要及时跟上，将这些资料留档保存，提升企业档案管理的规范性；最后，建立并完善企业开展档案管理工作的内部机制，加强对信息档案管理的重视，确保在每一项工程完工后都能形成完整的档案数据资料，并由施工单位及时移交至企业档案管理部门，由档案管理人员检查资料的完整性后再入库保存。

2.3 加大档案管理人才队伍的建设力度

通常而言，企业档案管理是否能够实现规范化在很大程度上取决于企业档案管理人员的素质和工作水平。因此，对于建筑企业而言，应当加大对企业档案管理人才队伍的建设力度，切实提高它们在新时期下开展档案管理工作的能力和水平。一是要不断提升他们的政治素质，确保其具备一定的组织性和纪律性，为规范化开展档案管理工作奠定基础；其次是加强对档案管理人员的业务培训，结合企业档案管理工作的实际安排培训内容[3]。重点针对计算机基础知识、网络相关知识进行学习，不断完善企业档案管理人员的知识结构，为档案管理人员能够适应时代发展对建筑企业档案管理工作提出的新要求做好保障。另外，可以定期开展档案管理工作人员工作心得交流，各自分享自己在工作中的有用经验，学习他人的长处、明确自身在档案管理工作中存在的不足，并为接下来为规范化档案管理工作做好铺垫。

3 结语

总而言之，建筑企业档案规范化管理是时代发展下对企业档案管理工作提出的新要求和新挑战，在一定程度上关系着建筑企业今后的规划和发展。档案管理本身具有高度的专业性和严谨性，这就需要企业管理人员带头转变思想，加强对规范化档案管理工作的重视，在企业内部自上而下形成档案规范化管理的氛围，确保档案管理能够在推动企业发展中发挥积极作用。同时，档案管理人员要转变观念、不断总结经验，以切实推动企业档案管理工作规范、可持续开展。