县级档案业务指导方式多元化探究

宋强臻

（兰陵县档案馆，山东 临沂 276000）

档案工作是保证社会发展的重要组成部分之一，但随着社会的发展，传统方法已不再满足当今的工作要求。而且通过不断加强对档案业务的宣传，其在各行各业中的重要性也被逐渐凸显出来。为了更好地提高工作效率，应针对实际中存在的问题进行多元化发展。

1 县级档案业务指导工作中面临的问题

首先，长期观察基层单位的档案工作，会发现部分领导在实际中会忽略其重要性，这种观念会影响其宣传力度，甚至是影响部分正常工作的开展。要知道其工作的有序开展需要大量人力和物力的支持，如果对其不重视，就会影响工作效率。另外，由于对档案工作的忽视，一些企业或社会单位中甚至没有配备专门的对接人员，这导致归档工作中经常会出现疏忽、错漏、丢失等情况，这在极大程度上增加了县级档案业务指导工作的难度[1]。其次，科学、合理的管理制度是文档归纳工作顺利实施的关键，但目前很多基层单位中都没有制定健全、完整的管理制度，一些单位看似制度健全，但存在敷衍了事，管理工作执行不到位的情况，为之后的管理工作带来了极大的不便。最后，很多基层部门单位都没有专业的管理人员，存在较为严重的兼职现象，在新旧人员交接的过程中，容易导致文件材料丢失或是不完整的情况。而且，一些新人对文档管理工作业务并不熟练，这也会影响其工作的开展。而一些中小型单位对文档的管理意识更加薄弱，也为县级档案业务指导工作带来了困扰。

2 县级档案业务指导方式的多元化探究

2.1 召开会议或培训，提高工作质量

近些年来，为了提高县级档案指导工作质量，让它与其他各项中心合作能够共同落实和部署，相关管理部门应主动出击，有所作为，利用会议或培训取得相应的效果。随着社会不断的改革，档案业务指导工作，也出现了新的动向，其管理方法也在不断更新和变化。作为业务指导人员，一定要跟上时代的发展，通过不断学习掌握先进的现代化知识。县级业务指导范围较广，包括机关企事业单位，社区及民营企业，业务内容也多是社会保障、社会保险、养老保险、土地确权承包等关乎民生的文档内容。而且随着信息技术的发展，现在档案管理开始由传统的纸质文档变为计算机管理，因此，相关部门应积极展开会议或培训，让相关人员了解并掌握科学化的管理标准规范，并熟练应用工作中的设备及软件，提高业务指导人员自身及团队的综合素质，以此来更好地满足实际工作需求。

2.2 建立档案业务指导网络服务平台，推动工作有序开展

传统档案业务指导方式多是与企业单位或管理人员面对面交谈，不仅费时费力，而且工作效率不高。而现代信息技术网络的普及为提高文档管理水平提供了强有力的技术支持。自己业务指导工作量是较为庞大的且具有分散性，为了推动工作有序展开，可以联系技术人员设立专门的业务指导网络服务平台，以满足基层单位和文档管理人员的需求，这对乡镇和企业业务指导，效果尤为明显[2]。举例来说，2010至2011年间，某县档案局为确保文件归档工作改革顺利进行，在全县推行了由档案局代为进行文件归档示范工作，当年有90多个单位请求档案局代为进行文件归档工作，示范工作结束后，每年仍有30多个单位请求专业人员代为进行文件归档工作。这种情况的出现多是因为基层单位归档工作效率较低，且在归档过程中存在较多的困难，而建立业务指导网络服务平台，不仅可以扩大指导面，还可以有效减轻劳动强度。

2.3 运用先进技术手段，提高工作效率

文档整理工作看似简单，但实际操作起来也较为复杂，大部分档案员通过理论培训后都可以完成基础性工作，但当遇到不同载体的文件资料收集、整理、归档时，具体操作也会有一定的区别，需要根据实际情况分别处理对待，在一定程度上增加了工作难度。而且随着信息化社会的到来，档案整理工作除了传统的纸质文档外，逐渐将其数字化，利用电子文件备份并建立专题数据库，这些包含着信息技术的工作内容对档案管理人员的业务水平要求较高，需要常年奋斗在一线的业务人员具有过硬的水平。虽然，运用先进的教学手段增加了档案管理人员的上手难度，但可以保证基层单位党员业务有序开展，显著提高工作效率[3]。另外，先进的技术还可以为日常管理工作提供强大的技术支撑，更好地完成业务指导服务。

2.4 推行档案中介服务，有利于工作顺利开展

面对海量的文档信息，仅凭县级档案部门有限的人力是无法高效完成的整理工作的，且县级档案部门人员的业务指导水平参差不齐，这都为文档的整理和归纳工作增加了一定的难度。但如果对非公有制企业和社会组织的文档不予指导，又违背国家规定。因此，可以采取折中的方式，推行档案中介服务，让其辅助管理非公有企业和社会组织文档工作的整理、托管及咨询工作。但需要注意的是，档案中介的业务活动需要在县级业务管理部门的监督下进行。举例来说，在2001年，某发制品公司出资2万元，请求管理部门为其整理档案，接洽后由一名业务指导人员带领五名已经退休的专业人员，用来40余天的时间，才完成了文档整理及人才培训工作。从这一事例中可以看出，针对大量的工作，专业部门的人力有限，很难在短时间内完成非公有企业或是社会组织的档案寄托工作。而利用中介服务可以有效将大量的具体性事务从职责中分离出去。

3 结束语

档案管理工作的价值在于服务群众，促进社会更好的发展。因此，县级档案管理部门要充分发挥自身监督指导的作用，避免这一工作形式表象化。为了有效提高其工作效率，可以通过召开会议和培训来提高业务指导人员的综合素质，并运用先进技术手段建立业务指导网络服务平台推动工作有序发展。为了解决人手不足的问题，还可以推行中介服务。通过不断的努力，相信一定会使各基层档案管理水平得到有效地提升。