事业单位档案管理工作的保密与开发利用

2021-04-14程虹

卷宗 2021年4期

程虹

（新疆维吾尔自治区煤田地质局，新疆乌鲁木齐 830091）

在事业单位档案管理工作中，档案信息保密工作处于至关重要的地位，与个人隐私、社会稳定和国家安全息息相关，只有严格落实档案保密工作，才能避免密级信息的泄露，进而制约社会经济建设步伐。与此同时，档案信息的价值相当之高，加强档案信息的开发利用，为单位决策制定提供了可靠依据，展现了档案管理的核心价值，事业单位将保持蓬勃发展态势。然而从当前事业单位档案管理保密工作与开发利用现状来看暴露出的问题不少，急需要加以解决，下面将提出几点可行性建议，仅供参考。

1 事业单位档案管理中保密工作的重要性

要想充分认识到此项工作的实施价值，就要从个人角度和单位角度予以深入剖析。首先，人事部门每个人有且仅有一份档案，会伴随着其职业和岗位的变动进行更新，在评先评优、绩效考核、入党资格审查等工作中发挥着关键性作用。档案信息具有高度隐私性，需要档案管理人员能够竭尽全力的保护好职工的个人隐私，一旦个人隐私遭到泄露，人民群众的生命财产安全都会受到巨大威胁，在整个社会上引起恶劣影响，那么社会的稳定性与和谐性就会处于岌岌可危之势。

其次，从单位发展的角度来说，事业单位主要从事经济工作，在实践工作开展过程中积累了大量的档案资源，档案信息具有真实、完整的特点，可以为相关业务活动的开展给予指导和参考，给事业单位带来丰厚的效益回报，推动事业单位的发展进程。倘若事业单位没有注重档案的保密工作，基础设施建设不完善，档案管理人员没有严格落实岗位职责，就容易造成档案信息的遗失和外泄，其使用价值随之下降，事业单位发展将陷入危机，国家利益也会受到侵害。

2 事业单位档案保密工作与开发利用现状分析

1）档案资料保密观念不强。纵观事业单位在档案保密工作中的表现不难看出，保密意识仍有待增强，正是因为思想上存在懈怠，没有深刻意识到档案保密工作的重要意义，建立健全的制度体系，导致档案信息泄露风险居高不下。有些事业单位的档案管理部门没有定期开展保密教育，档案管理人员不能发自内心的认识到档案保密工作是自身职责所在，明确涉密范围和内容，档案管理部门更是忽视了对相关工作人员的监督，缺少奖惩手段提高他们的责任感。那么在具体工作实施阶段就会出现采取的防范措施不科学、落实不到位的情况，档案保密工作流于形式将在所难免。

2）保密技术手段落后。一直以来，档案保密工作都在持续进行窃密和反窃密的斗争，尤其是在科学技术飞速发展的今天，各种先进技术产物涌现而出，致使这一斗争更具复杂性，反窃密的难度与日俱增，运用信息化手段开展档案管理工作，档案管理信息系统频繁受到来自互联网环境的攻击，大大增加了泄密隐患。目前事业单位构建的网络安全防御机制不够完善，投入的资金不足，创新意识淡薄，购买的软硬件设备与档案保密工作的实际需求有所差距，系统运行不够安全稳定，加大了档案信息泄露风险，可以说事业单位档案保密工作面临的形势非常严峻。

3）档案信息利用率有待提高。尽管档案信息价值逐渐彰显出来，可是部分事业单位的档案信息共享意识较差，有些年头较长的档案资料受到保管载体和技术的影响破损严重，许多珍贵信息都遗失在了历史的长河中，严重影响到了档案信息的利用。最为关键的是，事业单位对档案资源的开发利用尚未予以充分重视，迄今为止只有很少一部分档案信息是面向全社会开放的，档案资料的查阅非常严格，具有查阅权限的人少之又少，也在一定程度上限制了档案信息利用率的提升。

4）档案管理人员素质较低。实际上，事业单位档案保密工作以及档案资源的开发利用效果都会受到档案管理人员专业素质的影响，现如今事业单位缺少的恰恰是相关专业人才，从业人员的保密意识淡薄，责任心不强，甚至会为个人利益出卖机密信息，给国家和人民造成了不可估量的损失，事业单位的形象也遭到了破坏。为了有效遏制此类问题的发生，必须要加强档案管理工作队伍建设，提高档案管理人员整体素质，将档案保密工作予以大力执行，进一步提高档案信息利用率。

3 加强事业单位档案管理保密工作与开发利用的有效对策

1）提高思想认识，做好档案的审查工作。通过加强宣传教育，建立健全的档案管理制度，从根本上转变档案管理人员的陈旧思想，使其知道做好档案保密工作是自身应尽的义务，哪些档案信息需要严格保密，主动泄密会受到法律严厉制裁，始终保持居安思危的意识，彻底杜绝档案信息的泄露。同时，对事业单位的档案资源进行审查和分类，根据是否属于密级档案采取有效的管理措施，在保密期限范围内按照既定标准开展档案保密工作，以节省人力物力资源，确保实际工作效果达到最优。

2）加强硬件软件建设，实行规范化管理。信息时代背景下，事业单位档案管理的信息化建设是大势所趋，为保证档案保密工作的落实，要加快信息化建设步伐，购买质量性能可靠的软硬件设施，构建功能齐全的网络安全防御机制，转变档案资料的保管条件，定期查杀系统中的木马病毒，切实提高档案资料的安全性。档案资料的归档、整理、保管、分析利用是一个系统性的过程，采取全方位、全过程的监控方式，对每个环节实施严密监督，还要实时调节库房环境，排除安全隐患。

3）采用先进的检索工具。第一，事业单位需要彻底摆脱传统档案资源开发利用思想的束缚，建立较为完善的检索体系，支持多种检索工具来查阅档案信息，便于各个年龄层次和文化层次的社会群体灵活进行选择，提高检索效率。第二，加强资源共享建设，打造资源共享网络，及时的更新和完善档案信息，确保档案资源的可阅读性和可查找性。第三，通过对单位内部的档案信息进行整合和出版，将档案资源推向社会，帮助大众更好地了解和利用档案信息，进而解决社会问题。

4）提高档案管理人员综合素质。新时期需要的是既懂保密业务、又具备较高信息素养、且道德责任感强烈的档案管理复合型人才，经常性的组织培训和交流活动，传授档案管理人员先进的档案管理思想，强化他们的保密意识，还要注重提高其开发利用档案资源的能力，确保档案管理人员能够充分胜任岗位工作，牢固坚守档案信息安全。此外，鼓励档案管理人员相互交流，共同探讨档案保密工作及开发利用存在的不足之处，制定优化措施，推动档案管理工作质量迈上一个新台阶。