简析医院文书档案管理的问题及改进路径

李丹丹

（保定市第一中心医院，河北 保定 071000）

医院文书档案涵盖科研成果、患者病例、会议记录等内容，在医院发展过程中必须关注文书档案管理工作，记录医院发展期间的活动资料。文书档案管理是医院管理工作的基础内容，也是十分重要的工作任务，可以提高医院整体管理质量。与此同时，管理人员应该学习现代经营理念，对文书档案管理进行模式与框架的创新，提高文书档案管理质量，为医院现代化发展创造良好的条件。

1 医院文书档案管理存在的问题

1）对文书档案管理工作认知程度不足。医院领导对文书档案管理工作认知程度不足，认为在此环节投入资金是一种浪费资源的行为，文书档案管理在资金不充裕的情况下难以顺利运行。大部分医院关于文书档案管理使用的设备异常陈旧，在信息技术大范围普及的今天，医院需要处理的资料逐渐增多，传统的管理模式无法应对时下状况，为了尽可能的完成资料收集任务，文书档案管理人员只是简单的收集资料，存储资料，资料调取会存在较大的难题[1]。2）文书档案管理制度存在很多的漏洞。医院在发展期间的关注点集中在医疗管理方面，对档案管理工作重视程度不足，在发展过程中没有完善、优化档案管理制度，建立满足工作需求的文书档案管理系统。对实际工作进行研究，发现医院因为缺乏责任制度，难以利用制度约束文书档案管理人员的行为，很多工作人员会在此种情况下自行其是，没有按照资料的内容完成分类、归档等工作，文书整体的完整性遭到破坏，很多资料的价值无法被挖掘出来。3）文书档案管理手段沿袭传统的方法。我国很多行业在信息化时代陆续应用信息技术改变工作模式，医院也不例外，但是信息技术大部分应用在医疗领域，没有加强文书档案管理工作信息技术的引入程度。档案管理人员还是以传统的工作方式为主，整理各类文书档案资料，此种方式难以满足现实需求，让服务者获得良好的体验感[2]。4）文书档案管理人员不具备综合素养。医院领导对文书档案管理工作重视程度不足，在领导的行为干预下，潜移默化地影响到医院医务人员对文书档案管理的看法，文书档案管理人员工作得不到重视，逐渐会对本职工作产生疲倦心理，在一定程度上影响到工作的执行效果。另一方面，随着医院的发展相关资料越来越多，传统的工作方式无法处理大量的档案资料，由此出现资料积压的情况。医院对文书档案管理工作重视程度不足，没有按照工作内容招聘工作人员，文书档案管理部门的工作人员整体能力低下，不具备专业知识，缺乏良好的职业素养，也没有积极的学习信息化技术处理文书档案管理工作，缺乏专业的工作团队降低医院档案管理水平。

2 医院文书档案管理现代化发展途径

1）提高对文书档案管理工作的重视程度。医院应该在现代化建设期间，关注内部管理工作，发现文书档案管理对医院持续发展起到的作用。由于以往管理人员没有意识到文书管理工作对医院发展起到的作用，没有给予文书档案管理工作足够的资源，致使医院文书档案管理质量偏低，对医院现代化建设形成不小的影响。为我解决医院传统管理存在的缺陷，管理层首先应该改变传统观念，对内部管理工作进行深入考量，重新认识医院文书档案管理工作，在正确认识文书档案管理工作后，根据医院发展需求学习现代管理方法，为文书档案管理工作现代化建设提供基础。管理者还应该通过医院微信公众号，宣传文书档案管理方面的知识，改变内部职员对待文书档案管理工作的固有看法，为文书档案管理工作的开展创造良好的条件，取得各部门工作人员的配合，高效地完成文书档案管理任务[3]。2）编制完整、系统的文书档案管理制度。医院文书档案管理工作的开展需要拥有健全、完善、系统的管理制度，这是文书档案管理工作顺利推进并达到管理任务的前提，医院管理者应该发现当下医院文化档案管理制度存在的不足，对相关工作进行深入的探究，围绕文书档案管理需求编制管理制度，制度的编制考量工作需求与实际情况，提高制度内容的合理性与科学性，为文书档案管理工作的开展创建良好的工作环境。管理人员还应该在文书管理制度落实过程中，动态追踪制度的执行情况，管理人员将制度作为工作开展的依据，为文书档案管理工作的开展提供制度保障措施，由此提高医院文书档案的整体质量。医院管理者完善文书借阅制度，修改文书资源借阅的程序，明确违反借阅的惩罚条例，规范医务人员行为，降低档案资料损毁与遗失事件的发生概率。除此之外，导入文书档案立卷和损毁制度，在档案管理期间结合不同阶段的任务要求，完成档案资料的归档与分类工作，在销毁制度下处理无用的档案资源，提高文书档案管理的全面性与合理性，为医院人员查阅资料创造便利的条件。3）创新、优化文书档案管理工作的方法。我们身处在信息化时代中，医院应该借助信息技术提高文书档案管理工作的效率与效果，如今各行各业均使用信息技术开展工作，促使工作可以高效地进行，将工作人员从海量的数据管理工作中解放出来。将信息化技术应用在文书档案管理中，可以改变档案资料整理与分析的方式，在信息技术加持下提高相关工作的处理效率，医院管理人员应该考虑到信息技术使用需要，完善医院硬件与软件的基础设施，发挥信息技术在文书档案管理工作中的优势。医院需要增加对相关工作的资金扶持力度，这是完善硬件与软件设施的前提，为文书档案管理信息化建设配备高端电子设备，这是文书档案管理信息化作业的前提。医院文书档案管理人员应该从实际出发，考量文书档案管理建设需要，使用网络技术与信息技术收集医院档案资料，整理相关数据资源，方便医务人员调取信息，为医院各项工作的运行提供有力的支撑。4）建立现代化、专业型的档案管理队伍。文书档案管理在信息化时代，应该增加信息技术在其中的应用程度，由此可以利用信息手段提高文书档案管理效率。医院管理人员需要快速发展文书档案管理信息化建设后对工作人员能力的需求，工作人员应该在掌握文书档案管理专业知识的同时，可以熟练地操作管理系统，完成档案资料的整理、分析、调取等工作。因此，医院需要快速建立现代化、专业型的档案管理队伍，提高文书档案管理部门的用人标准，确定招聘标准，选择同时拥有档案管理知识与上机操作能力的人才。除此之外，还需要定期对在职人员进行专业技能训练，促使文书档案管理人员收集岗位工作，拥有可以灵活使用专业知识解决实际问题的能力，医院应该根据岗位工作需要不断的提高医院文书档案管理工作的规范性与高效性，为了达到这个目的需要在积极开展培训活动的同时，完善内部薪酬考评体系，确定薪资考评指标，使用薪资规范工作人员的行为，参与培训活动提高自身专业能力，严格按照管控要求完成文书档案管理任务，为医院发展提供一份助力。

3 结语

文书档案管理是医院管理工作的重要内容，但是此项工作容易被医院工作者所忽略，医院应该在转型升级的过程中，改变传统错误的管理观念，对文书档案管理进行改良与优化，按照医院发展需求建立系统、完整的管理制度，为文书档案管理工作的进行提供基础。医院管理者还应该建立人才团队，创新管理方法，提高文书档案管理工作的有效性，促使医院实现发展目标。