浅析国有企业档案管理工作的现状并简单探讨解决方法

2021-04-14满华彩

卷宗 2021年4期

满华彩

（中国建筑装饰集团有限公司广州分公司，广东广州 510080）

企业档案记录着国有企业发展历程，是企业文明和企业精神的重要文字记录。目前，随着信息化技术的发展，国有企业档案管理工作也出现了许多新问题，解决现代社会变革下办公信息化给国有企业档案管理工作带来的影响，创新工作方式，是有效开展档案管理工作的现实要求。

1 国有企业档案管理工作现状

1）工作模式仍然偏向传统化，日常档案管理工作未能完全跟上办公信息化的步伐。造成此种现状的原因：一是国有企业开展工作都有一套标准化流程，这套标准化流程是经过众多前辈专家几代人编撰和完善出来的，档案管理工作的标准化流程也一样，如果要去突破传统工作模式建立一个新的工作模式，势必需要不断的讨论、研究和试行，最后才能形成一套创新型的信息化工作模式，而这个过程是漫长的；二是企业开展工作都是以营利为目的，更重视经营管理、业务管理等方面的创新，众多国有企业领导认为档案管理工作对于企业创造营利没有直接作用，从而忽略档案管理工作，对档案管理工作模式的改变和创新缺乏上层推动力。

2）档案管理专业人才缺乏，以兼职档案员为主开展日常工作，档案管理人员晋升空间小、薪酬低。在大多国有企业，尤其是国有企业中的二、三级单位在招聘中极少会花可观的工资待遇去相关高校招聘专业的档案管理人才，一般国有企业单位机关文书档案管理工作皆由办公室文员或者行政部门人员兼职担任，此类人员一般不具备档案专业知识，或者对档案专业知识略知皮毛，无法形成专业化的工作模式，无法实现档案的开发利用，不具备档案管理工作的创新能力，只能任务式地完成每年度的档案归档工作。

3）档案管理工作流于形式，档案未能有效地开发和利用档案。档案不单只有记录的功能，档案的有效开发和利用，才是档案管理工作的意义所在。一套精心收集装订成册的档案，它的归属不应该只是躺在冰冷的档案室里面，而是应该得到充分的开发利用。目前，许多国有企业开展档案管理工作，只在意档案是否归档，但是对于档案内容的开放利用少之又少，更多的国企档案管理员进行归档工作，只是任务式的完成，认为档案只要符合归档要求，放进档案室，自己的工作就已经完成，缺乏对工作的思考和创新。

4）档案库房建立不符合“八防”标准。有些国有企业的档案库房十分简单随意，只是在办公区域划分个房间、放置物架作为专门储存档案的地方，这完全不符合档案库房建立标准，遇到相关意外及其容易造成档案的毁坏和丢失，大多档案库房还处于无人监管的情况，出入登记等流程更是完全缺乏。

2 如何实现国有企业档案管理工作的创新

1）从领导层面转变传统思维模式，重视档案管理工作对于企业发展的作用，将档案管理创新放在战略目标规划中。在现实的企业工作中，档案管理工作无法跟上信息化发展的步伐的原因，更多的是因为档案“废纸”论的存在，企业只有从领导层面开始重视此项工作，才能让员工重视和尊重档案管理工作，为档案工作的创新出谋划策。首先，档案资料可以为企业法律诉讼提供重要的佐证材料，所以档案归档时应该注重保存资料原件，录音、影像等电子资料要重视保留下原储存卡或原设备。其次，典型工作案例作为档案保存，可以为企业生产经营部门提供切实可行的策划参考、思路参考。另外，一个优秀的企业必定重视自己的企业发展文明成果，一套优秀档案的利用，可以对企业业务部门甚至是企业形象起到关键性作用。2020年中建三局紧急接受承建任务的“雷神山”和“火神山”项目，时过境迁一年，在今天我们仍然能看到的大量的建设文字、图片、影像等资料，这些资料档案被完整保存下来，不只是记录了一个中央企业在国家经历大难时的奉献历程，它完整保存的建设图纸、施工策划等档案资料将对日后再遇到此类情况留下一个参考模板，也为企业日后的工作提供了更多的工作思路。

2）摒弃兼职人员充当档案管理员的传统模式，采用专职专业人才为主，文员兼职为辅的形式，为档案管理工作配备专业化的人才队伍，以制度规范人才队伍的晋升空间，提高工作积极性。专业的事交给专业的人，让专业的人发挥才能，实现价值，这样才能把工作真正做到位、做到实。在企业的经营活动中，每一个人都是档案资料的形成者，企业需要招聘专业的人员，构建专业化队伍，深化培训效果，引导企业的每一位员工，按要求做好档案资料的备份和移交，再由专业人员进行专业化的归档成册和开发利用。

3）善用信息化技术，构建电子档案馆，以提高档案的开发利用率。一套档案保存下来，如果无法提供查阅功能，或者因查阅不便利而造成利用率低，那档案归档的意义将不复存在。目前，已有不少的国有企业开始要求在档案归档过程中保存电子档案，但是还未形成体系，电子档案馆普遍处于建设的初级阶段且建设速度缓慢，对此，企业应该为档案管理配备专业的信息化人才，增加档案管理人员的信息化方面的培训。构建电子档案馆不代表摒弃传统的纸质版文书资料，尤其是永久保存的档案必须要有纸质版原件资料，纸质文书档案在档案管理工作中有不可替代的重要性，而电子档案可以在档案查询的环节发挥更重要的作用，有利于提高档案的利用率。

4）档案库房应与办公区域划分开，并根据企业的规模配备合理空间的库房规划，严格按照“八防”要求构建库房，严格按照档案库房管理制度开放库房。档案库房存放大量的纸质资料，一旦发生火灾、水灾等必定会造成不可挽回的损失。办公区域人来人往，如果档案库房就在旁边无疑是为档案保管带来更多不确定因素。企业可以采用高科技的防火、防水、自动化门锁等材料构建档案库房，使档案库房更具备现代科技观感的同时体现现代化智能设备在档案管理中的运用。