财务电算化会计档案工作管理探讨

金美花

（延边朝鲜族自治州疾病预防控制中心，吉林 延边朝鲜族自治州 133001）

当前随着科技的不断发展，电子计算机技术也越来越成熟，被广泛应用于各行各业当中，会计行业也不例外，利用计算机来进行账务计算和档案管理已经是非常常见的事情。疾控中心作为特殊性质的单位，对会计档案管理工作有着更高的要求，将电算化会计档案普及到其档案管理工作中，对提高疾控中心档案管理水平和效率而言，有着非常重要的帮助作用。特别是疾控中心档案管理工作关系到医疗系统的稳定运行，就其财务电算化会计档案管理工作而言，必须要按照相关要求进行妥善的管理，才能更好地发挥会计档案的作用。

1 电算化会计档案的含义及内容分析

会计电算化是在会计工作中对电子计算机技术进行应用，也就是利用会计软件进行会计信息和数据的处理，而电算化会计档案则是指会计信息与数据的另一种形式，其主要以电子计算机作为载体，主要包括三个方面的内容，分别是机读会计档案、机制会计档案和计算机系统档案，其中机读会计档案主要是指存储与计算机硬盘等介质中的会计信息与数据，例如会计凭证、报表等；机制会计档案指的是会计电算化系统通过打印等方式制成的会计凭证报表等信息与数据；计算机系统档案则主要是用以记录计算机软硬件系统的参数，诸如电算化软件版本、计算机操作系统等均属于计算机系统档案的记录范畴。

2 电算化会计档案的特点

2.1 内涵更为广泛

从电算化会计档案的内容分析上我们可以得知，相对于传统的会计档案形式，电算化会计档案有着更为广泛的内涵，其不仅包括传统意义上的会计凭证、报表等信息数据，同时包含了电算化系统软件及程序等相关参数信息，此外还能够借助电子计算机系统及相关媒介，对会计信息与数据进行存储，这使得会计档案的管理范围得到了进一步的扩大。

2.2 对环境要求高

电算化会计档案在管理方式上与传统纸质档案有很大的区别，其主要是通过实行网络化的管理，虽然在管理的便捷性上有一定的改善，但是其管理活动也更为复杂，管理难度较大。特别是电算化会计档案主要存储于硬盘等介质中，不具备直观可视性，只有借助相关系统和程序的支持，才能实现对电算化会计档案的查阅和调动。

2.3 管理更为便捷

电算化会计档案网络化的管理方式，使得其不像传统纸质档案一样无法修正和拷贝，基于相关管理软件，电算化会计档案能够轻易实现相关信息的修正、拷贝，同时还能够借助网络平台或者存储介质进行更为便捷的信息分享和传递，实现了无纸化的档案管理，避免了传统管理模式下查找困难、容易丢失等情况的出现，使得电算化会计档案的管理效率得到了极大地提升。

3 财务电算化会计档案管理工作展开策略

3.1 做好档案收集工作

电算化会计档案的收集指的是将计算机系统中的会计信息和数据以备份形式存储到硬盘等介质中，以确保其能够脱离计算机系统而存在。对于备份文件，财务部门必须要进行良好的保存，在计算机系统出现故障而造成信息数据丢失的情况下，通过备份文件能够快速进行相关数据的恢复。此外，计算机硬件相关参数、配套设备类型、计算机操作系统信息、财务程序信息以及各种使用手册也属于电算化会计档案收集的范畴，应当按照相关程序对这些信息进行收集和整理。

3.2 做好档案存储工作

电算化会计档案是存储在信息介质中的，在进行档案存储工作的时候，为避免介质损坏而造成档案丢失，必须要对档案进行备份，并分别进行保存。电算化会计档案的存储场所应当远离磁场，避免对存储介质形成干扰，同时要主要防潮、防火、防尘，并定期展开检查工作，若是发现有损坏情况，应当再次进行复制并保存，确保电算化会计档案的存储安全，避免造成数据丢失。另外，不同的软件版本可能会导致电算化会计档案的数据结构出现一定的问题，因此在对档案进行利用的时候，应当确保会计电算化软件版本与档案之间的一致性，避免意料之外情况的出现。

3.3 优化会计人员配置

会计从业人员是进行会计档案管理工作的主体，当前电算化会计档案管理工作也对管理人员提出了更高的要求，要想实现有效的电算化会计档案管理，就必须要对会计人员配置进行优化，构建系统性的会计档案管理体系，以更好地适应当下电算化会计档案管理需求。一方面根据财务系统的核算要求，将财务电算化会计档案管理工作进行划分，明确岗位的具体任务和责任，以确保管理工作的有效展开。另一方面则要做好会计人员的培训，提高其电算化水平，促使其能够更好地掌握电算化软件的操作，在会计档案管理中能够得心应手，减少操作失误等情况的出现，提升会计档案管理的水平。

4 结束语

综上所述，当前随着信息技术的不断发展，在财务管理工作中，电算化会计档案正在逐渐替代传统的档案形式，但同时会计档案管理工作也出现了极大地改变，在管理方面也提出了新的要求，在实际的财务电算化会计档案管理工作中，必须要从电算化会计档案的特点入手，做好基础的会计信息收集和存储工作，以充分发挥电算化会计档案管理的作用，推动会计档案管理工作的进步。