浅谈国有企业档案管理效能提升策略

刘 丽

（重庆市公共交通控股（集团）有限公司，重庆 400000）

伴随着改革背景，国有企业的档案管理工作需要进一步强化。档案工作者应该积极探索档案在国企改革中的重要作用，不断挖掘档案价值。过去，虽然有大量关于国有企业档案的相关文献，但提出的国有企业档案建设中存在的问题比较普遍，核心问题不深入，具体措施操作性不强，因此大多数建议难以实现。本研究主要挖掘国有企业档案管理效能的问题，进一步就档案管理效能提升构建对策建议。

1 国有企业档案管理的重要意义

对于我国各个国有企业来说，做好档案管理活动是非常重要的，同时也具有较为显著的战略意义，这里也立足于多个方面展开全面分析。第一，国有企业在日常发展过程中，档案体系记录了很多日常信息。这些信息虽然整体比较繁冗，但是也具有较为显著的使用价值。如果能够针对这类信息做好精细化管理，那么就可以较好发挥这类信息的价值，给国企后续的战略发展提供较好的支撑。第二，以前由于管理模式与方法比较传统，使得管理人员很难发挥这些数据的价值，使得文档案管理活动一直没有受到充分重视。但是在当前信息化时代背景下，各类先进信息技术的融入使得档案管理活动能够更高效地开展，切实提高了档案数据的利用率。在这种情况下，国企档案管理活动的开展具有较为显著的战略意义。第三，国企档案管理活动的规范进行，能够给企业进行深化改革提供较好的数据基础[1]。对于各个国有企业来说，现代企业治理结构的融入可能会产生较多不适应情况。但如果能够立足于档案管理活动进行现代化管理模式探索，就能够显著降低国企进行深化改革的阻碍。特别是在现代市场化企业的档案管理理念与制度融入以后，可以较好提高国企的现代化改革进程。

2 国有企业档案管理的现状分析

2.1 国有企业档案管理体系不健全

根据调查显示，当前60%以上国有企业存在企业档案管理体系不健全的问题[2]。国有企业档案管理与企业生产经营管理是同步的。档案管理制度也在随着我国国有企业改革发生着变化。然而，由于管理层对档案管理的重视程度不够，大多数国有企业档案管理都没有及时更新管理制度，造成国有企业档案管理体系不健全：国有企业档案管理制度不健全，缺乏专门的规定和实施细则；档案在职管理岗位设置不健全，岗位人员职责不明确；档案管理缺乏考核监督，管理流于形式，管理方法粗放；缺乏健全的档案责任追究制度，对档案管理失误缺乏监督和处罚。

2.2 现代化信息技术的融入不足

当前我国已经全面进入了信息化时代，智能信息化技术给我国各行各业的内部运作都带来了较好的转变。但是在国企档案管理活动中，现代化信息技术的融入效果还存在比较显著的不足。之所以出现这种情况，主要是因为很多国企都认为没有必要在档案管理活动中使用信息技术，同时有相当一部分国企单位内部信息化建设水平本身就存在不足，也就很难推动档案管理信息化体系的建设[2]。除此之外，部分国企单位对于档案信息化管理的认识不足，不能灵活调整当前的档案管理制度，导致信息化技术在应用以后还出现了一定的不适用情况，影响了档案信息化管理体系的全面贯彻。

3 国有企业档案管理效能提升的管理对策

3.1 健全国有企业档案管理体系

完善健全的管理制度体系是提升档案管理工作的必要标准。国有企业档案管理体系的建设可以使得档案管理每一个工作环节和流程更加规范。同时，档案管理规定必须包括具体的管理标准、实施规范和细则。具体来说：一是结合本单位档案管理工作实际和重点，健全完善国有企业档案管理制度，为档案管理工作运行提出准则，例如《国有企业档案库房管理制度》《国有企业档案管理人员考核制度》《国有企业档案管理保密机制》等；二是成立专门的档案管理办公室，明确各部门管理职责，健全监督管理机制，对档案管理人员工作内容进行监管，采用定期和不定期监管方式，实现方案管理的标准化和规范化发展；三是建立国有企业档案管理追究和考核机制，将档案管理人员纳入企业人才建设过程中，对其进行绩效考核，加强监督机制提高档案管理人员工作主动性与责任感。

3.2 积极使用各类信息化技术

随着我国全面进入信息化时代，国企档案管理也应引入各类信息技术。一方面，国企单位应该在后续时间里不断提高自身的信息化建设水平，加快信息硬件设备的建设。在这个过程中，国企单位也应该适当倾斜一定的资金支持，提高自身内部的信息化水平。在这个过程中，国企单位的中高层管理者应该具有长远战略目光，在明确档案管理体系战略价值的基础上，主动投入各类资源进行信息化建设与转变[3]。另一方面，国企单位还应该能够深入分析档案管理的细节流程内容，并结合信息化技术实现管理流程的重构，使得大部分管理活动都能够通过互联网渠道全面开展，切实提高管理活动的效率。特别是在信息化技术引入以后，档案管理的线下运作机制已经出现了较多不适用情况，必须要立足于信息化技术进行积极的创新，避免存在一些不必要的内部冲突。在这个过程中需要注意的是，信息化技术的使用也有可能带来较多的安全问题。因此，国企单位也应该做好档案信息的安全防护，避免这些信息在互联网环境中出现恶意篡改等问题。在具体进行数据安全防护的时候，国企单位可以考虑灵活使用防火墙技术、权限等级模式、云备份等方法，充分保证档案数据的安全。

4 结语

在经济体制改革过程中，国有企业档案管理工作发生了新变化，档案管理技术和效能均有待进一步提升。尤其是在进入信息化管理的今天，依靠传统的档案管理工作理念、档案建设环境不能有效改变当前国有企业管理效能较低的现状。因此，必须从思想上彻底改变传统档案管理的旧思维，探索以提高企业综合效益为主导的现代化档案管理模式，实现国有企业档案管理的科学化和效用化发展，为国有企业在新时代市场竞争中提供良好的数据资源支持，增强企业竞争优势。