互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设研究

2021-04-14孔泉森

卷宗 2021年25期

孔泉森

（辽阳市退役军人事务服务中心，辽宁辽阳 111000）

在行政事业单位中，档案管理是一项重要内容，但受传统思想观念以及管理方式影响，仍旧采用传统档案管理方式，人工处理大量纸质档案。但随着行政事业单位进一步发展，档案信息逐渐增加，档案管理人员工作压力较大，面对大量工作内容，易出现操作失误等问题。随着互联网时代到来，行政事业单位应当全面把握时代发展潮流，引入信息化技术，推动档案管理信息化建设。但在建设中，由于缺乏高素质信息化人才、档案管理信息化水平低下，这些因素均制约了档案管理信息化建设。通过培养高素质信息化人才，提高档案管理信息化水平，强化信息化建设，带动行政事业单位良性运转。

1 档案管理信息化概念及行政事业单位档案管理信息化建设意义

1）档案管理信息化概念。档案管理信息化主要指的是结合实际需求，构建出完善的档案信息化管理系统，将各项新兴技术运用在档案管理工作中，如档案信息收集、编制以及存储等过程中。通过档案管理信息化，能够转变传统档案管理模式，如纸质档案以及影像档案整理与存储，实施档案信息资源数字化，存储集成化，传递网络化，提高档案管理效率，档案使用更加便捷。

2）行政事业单位档案管理信息化建设的意义。（1）有利于档案资料全面存储。行政事业单位在开展档案管理工作中，主要采用纸质档案管理模式，这一管理模式具有诸多弊端，易受到外部因素影响，造成档案损坏以及遗失等，对管理环境要求较高，且管理成本较高。推动档案管理信息化建设，利用档案管理系统以及信息技术作为基础，将纸质档案信息扫描成电子文档进行存储，避免出现档案信息损害以及遗失等问题，且档案管理成本较低，真正能够实现档案信息的永久保存。（2）档案资料信息查找十分便捷。在行政事业单位日常工作中，经常需要查找已经存档的信息资料。若采用传统档案管理模式，虽然在档案归档工作中，会将档案进行分类存储。但由于行政事业单位中各项档案信息资料相对较多，往往会在查询档案信息环节花费大量时间。若遇到没有进行标记的资料，则会出现无从下手的现象。通过档案管理信息化建设，使用者可利用电脑等载体，登录系统平台，输入身份信息后，便能够通过信息检索查找想要的资料，十分便捷。（3）有利于实现基础数据的会计统计与分析。在互联网背景下，行政事业单位将信息技术与档案管理工作相融合，推动档案管理信息化建设，能够大大提升档案管理工作质量。通过信息化建设，在开展档案管理工作时，可充分利用大数据技术，开展统计与分析工作。例如可充分利用历年干部培训档案中的信息，分析干部培训人数、学习成绩以及培训效果，从而获取准确分析结果，为行政事业单位干部培训工作开展提供指导与参考。（4）强化对档案资料的加密保护。在行政事业单位内部，档案资料具有一定机密性，采用传统纸质档案管理方式，由于管理资料较多，一旦出现失误，则会导致机密档案信息流失，不利于行政事业单位全面发展。采用信息化管理方式代替传统纸质档案管理方式，将所有资料均存储在档案管理信息系统中。还可运用数据恢复技术、检测技术等，实现对档案信息的加密以及权限管控，确保档案信息的安全性以及保密性，还能够避免出现黑客入侵系统问题，保障行政事业单位内部机密档案信息不被泄露。

2 行政事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

1）档案管理信息化水平低下。在互联网背景下，出现了多种新兴信息技术，行政事业单位在发展过程中，应当充分把握机遇，积极深化改革，通过引进信息技术，提高内部管理效率与水平。将信息技术运用在档案管理工作中，推动信息化建设，缓解档案管理人员工作压力，提高档案管理效率。但在实际工作中，行政事业单位整体信息化水平相对低下，在信息化建设中仍存在诸多不足。存在部分行政事业单位，其档案资料均是由部门管理，部门只需要保管与自身相关的档案资料即可。因而部分信息化水平相对较高的部门，档案管理信息化进程较快。但仍存在部分部门，对档案管理信息化建设认知不充分，忽视信息化建设的重要性，因而在开展档案管理工作中，无法确保档案信息的完整性。由此能够看出，在事业单位内部，档案管理信息化水平低下，制约信息化建设工作开展。

2）档案管理信息化效率不足。互联网背景下，越来越多的行政事业单位对信息化建设有了深入认知，同时也将信息技术运用在各项工作中，旨在通过这一方式，提升整体管理水平。推动档案管理信息化建设，是提高档案管理质量的重要措施。但由于在行政事业单位中，档案管理信息化工作缺乏规范性，对档案管理效率产生深远影响。当前存在部分行政事业单位，在应用档案管理系统时存在单一性，不同部门之间无法进行信息共享，各项档案信息资料难以对接，甚至存在档案资料无法兼容的问题，严重制约内部档案共享，档案信息查找难度较大，信息化建设进程缓慢。

3）缺乏高素质信息化人才。档案管理人员是档案管理工作开展主体，其个人综合素质将直接影响档案管理质量。在行政事业单位内部，为推动档案管理工作信息化建设，则需要配备高素质综合型信息化人才，提供人才支持。但在实际工作中，行政事业单位内部高素质信息化人才数量不足，现有档案管理人员虽然具备较为丰富的档案管理理论知识以及经验，但存在老龄化问题，受传统思想影响，并不具备新鲜事物接受能力，知识体系相对落后，不符合档案管理信息化建设要求。同时档案管理人员在日常工作中，未树立正确职业理念，认为档案管理工作仅是简单的资料整理及归档，不重视档案管理工作，消极对待工作，知识更新不及时。高素质信息化人才是制约信息化建设的重要因素。

4）管理人员对档案管理信息化建设缺乏重视。当前在行政事业单位内部，仍采用传统纸质档案管理方式，管理效率低下，随着行政事业单位进一步发展，信息资料逐渐增多，档案管理人员工作压力较大，工作效率低下。究其根本，行政事业单位内部，其管理者对信息化建设缺乏重视，对档案管理信息化建设中投入的资金以及人力不足，并未引进全新硬件设备及软件，制约信息化进程。由于设备老旧，跟不上时代发展变化，内部机密档案信息极易出现泄漏以及遗失等问题，无法起到档案信息保密及安全性作用。

3 互联网背景下加强行政事业单位档案管理信息化路径

1）强化档案管理信息化意识。在行政事业单位内部，档案管理是一项相对复杂的工作，涉及内容较多，因而在推动档案管理信息化建设中，需要形成良好的信息化意识，才能够确保档案管理信息化在单位内部的全面推行。首先事业单位可单位内部宣传档案管理信息化意识及重要性，引导单位管理者摒弃落后思想观念，明确档案管理信息化建设的重要性，加大资金以及人力支持。当单位管理者转变思想观念后，能够发挥引导与示范作用，带动员工转变观念，形成良好的信息化意识。当形成信息化意识后，能够积极落实档案管理信息化建设。其次行政事业单位可在内容开展座谈会以及宣讲会，宣传档案管理信息化建设优势，调动员工积极性，使其能够积极参与到档案管理信息化建设工作中。当行政事业单位内部所有员工均树立信息化意识，才能够推动档案管理信息化建设工作开展。

2）完善档案管理制度。完善的制度是保证档案管理信息化建设的基础，行政事业单位可结合内部实际情况，制定完善的管理制度，对现有档案管理工作进行管控与规范。在制定档案管理制度时，不仅需要涉及归档资料，还应优化档案归档流程，全面覆盖资料收集、整理以及查找等多个环节，提出具体要求。但需要明确的是，事业单位在制定档案管理制度时，应当将实际情况作为基础，确保制度的适用性及可操作性，发挥制度优势，指导档案管理工作有序开展。其次完善的档案管理制度，还能够推动档案管理信息化建设。例如事业单位可制定完善的档案使用制度，规定档案使用权限，只有权限内的员工才能够使用档案资料。在获取档案资料后，需要及时归档。为保证档案资料的安全性，档案资料严格禁止拷贝，仅能够在线浏览。最后在制定档案管理制度时，事业单位可增加绩效考核制度以及激励机制，将档案管理信息化建设作为考核指标，引导员工重视并积极参与到信息化建设中。针对表现较好的员工给予奖励，推动信息化建设进程。最后行政事业单位还需要积极引入现代化办公设备，淘汰老旧设备，为信息化建设提供设备支持。

3）培养高素质信息化人才。在行政事业单位内部，由于缺乏高素质信息化人才，是制约信息化建设工作开展的重要因素。针对这一问题，事业单位应当重视人才培养工作，制定完善的人才培养方案，组建高素质复合型信息化人才。首先针对现有档案管理人员，行政事业单位可定期组织开展培训工作，引导档案管理人员参加，教授最新档案管理知识以及信息化知识，提升其信息化技能，丰富知识体系。还可邀请相关方面的专家开展讲座，通过案例讲授等方式，引导档案管理人员树立正确职业理念，掌握更多信息化技术，提升其综合素质。其次行政事业单位需要提高人才准入门槛，在招聘环节中，不仅需要重视人才档案管理理论知识掌握情况，还需要考察其信息化技术能力，选择高素质档案管理人才，为现有档案管理队伍注入新鲜血液。最后档案管理人员自身应当摒弃传统思想观念，树立终身学习理念，在工作之余，运用多种方式进行学习，完善自我，提高能力与素质。再此基础上，事业单位可定期开展考核工作，掌握档案管理人员工作能力及工作态度，针对能力低下且态度不端正的员工，需要采取惩罚措施，通过这一方式，全面提升其素质与能力，端正工作态度，推动档案管理信息化进程。