基于微信公众平台的档案信息服务

2021-09-07张静

卷宗 2021年25期

张静

（四川省会理县红十字会，四川凉山彝族自治州 615100）

档案工作最主要目的是借助信息化平台开展档案信息资源管理，实现档案的社会服务功能。在当前信息技术发展速度越来越快，而微博、微信等交流软件的广泛运用扩展了信息传递途径，也为人们的信息交流提供合理渠道。将微信公众平台开展档案信息服务可以提高档案服务的水平，让档案管理工作与时代发展潮流相适应，促进档案管理工作效率的提高。

1 新时期对微信公众平台服务档案管理的认识

微信市场极大，在广泛推广使用下借助现代化手段实现档案管理，向群众提供多样而个性化的服务方式，有利于拓展档案信息化管理手段，提高档案管理质量。当前时代是信息化时代，数字化技术层出不穷，人们不断创新发展，档案管理工作也需要与时俱进积极创新。微信公众平台服务档案管理的优势巨大，比如2014年浙江省档案局首次推出《乡音浙江》栏目之后，当日点击率高达65671人次，人们积极互动参与讨论。根据目前最新报告，2021年全国档案社公布的档案微信公众号年度榜单，在TOP100中，类型与构成基本上相同，而微信公众平台的档案管理仍旧是主力，具体见下表：

表1 2020年全国省级档案微信公众号排名

数字转型时代档案微信公众号的服务面增广，定位自己的目标、用户群体，发挥资源优势，不断壮大自身，借助新媒体扩展宣传渠道，利用服务创新业务平台，为档案事业的发展作出了巨大贡献。据统计已经有超过70个综合档案馆开通档案微信公众服务平台，这些平台虽然和电商、图书馆等领域相比看似数量较少，但是近年来呈现出增长趋势。随着时代的发展，人们借助微信等媒体实现档案部门的多样化管理，促进档案管理部门的升级发展。如今微信已经成为主要平台，这对服务创新提供了合理路径。重视对这个方面的研究将会为档案管理等类型的服务提供科学方向。微信公众号档案管理的过程中，很多部门通过先进技术手段、个性化与多样化的服务方式而受到了人们的喜欢，受到了人们的广泛欢迎，比如在传播指数排行当中，有部分微信号多次出现在其中，这证明该微信号质量和品质均为上乘，而且也证明这种服务方式的可行。

2 对微信公众号在档案信息服务中的运用研究

2.1 微信公众号在档案信息中的作用

从笔者查阅资料可以看出的微信公众号作为一个高度流行、信息传播便捷、具有交互性的社交媒体圈，在档案信息服务中发挥的角色非常突出，具备‘方便、快捷、准确和广泛为用户提供精准档案资源的功能’（胡晶2013），而且在研究中指出，将微信公众号作为档案管信息服务手段，是提高服务质量、实现档案信息共享的重要手段。但是部分专家认为档案信息服务功能具备传统服务更全面的优势，比如交互性、资源共享、服务质量提升等，是现代档案服务工作的升级。人们还认为在微信公众号档案信息还可以运用在高校档案管理中，这是新时期档案服务拓展面的体现，提高了档案信息服务功能，而且新媒体APP成为承载档案资源的载体。这种局面下档案资料的收集与管理均实现了现代数字化，而且为典藏资源价值的发挥创造了平台。这种优势扩大了档案的影响范围，在不断的发展过程中优化质量，从整体上提高了效率。

2.2 档案信息服务借助微信公众号发展的优势

微信公众平台是新时期多媒体技术的产物，具备便捷、快速等特征，和传统档案服务形式相比，微信服务内容更全面，只需要在部门人员的经营下，以现代化设备丰富档案资料，与用户积极互动，了解用户的偏好与需求，做好各方面记录，这为档案管理工作的开展奠定了良好基础。部分专家在研究中，意识到微信公众平台的功能强大，微信载体方便、网络联动机制强大、信息传播技术成熟、技术平台合理，实现档案信息服务工作，这是两者相互成就的体现。微信公众号服务档案管理，整体上覆盖面积更广、信息形式更多元化、多元化，服务对象也可以不断扩大。可以看出微信公众号凭借本身拥有的广大基数群、传播速度、推广形式等特征，在整体上使用形式比较多元化，在信息化时代的趋势下网络的融合的程度更高，节省了经济成本，在现代档案服务中发挥了极大优势。

3 微信公众号的档案信息服务可行性

3.1 网络信息化时代的趋势

2021年CNNIC发布第47次《中国互联网络发展状况报告》，深度的挖掘了2021年之前的中国互联网发展情况，从基础建设、网民规模、政府发展、产业、互联网安全等各方面全方位剖析，2021年统计数据中，我国网民规模达到9.89亿人，占全球网民五分之一，互联网普及水平率高达70.4%，整体水平高于全球水平[1]。微信的发展离不开智能手机、网民，近年来我国智能手机的发展速度比较快，智能手机的网民占比基数比较大，智能手机网民普遍学历比较高，这也是档案信息的主要使用群体。从整体趋势上来看网民数量激增，为数字技术的传播、智能化技术的普及以及线上服务工作的开展提供了可行性，这也是微信公众号档案信息服务工作开展的重要前提。

3.2 企业平台强大、群众基础强大

腾讯公司是中国元老级别的互联网企业，有最多的中国网民群体，网民所使用软件均有腾讯制作。微信作为电商发展的重要方面，可以与支付软件、通讯软件绑定，共享用户资源资料，在平台上形成强大的网络联动机制。借助微信平台，以微信为中心向其他平台宣传和辐射，实现档案信息的广泛传播，实现深度推广。

3.3 在信息传播方面具备较大优势

微信信息传播范围比较广，具备比较强的时效性，整体上成本比较低，传播关系也比较广，可以借助微信信息传播的优势改善档案信息服务工作，有效实现对档案信息服务工作的改善。借助微信平台，能够实现档案信息的用户精准传递，实现个性化推送。从现实生活来看，微信公众号还有约了特征，因此可以在档案资源服务工作中结合娱乐手段吸引更多用户。

4 微信公众平台工作存在不足

微信公众平台的发展存在问题显而易见，其中比较明显在于档案服务内容、板块设计方面存在极大缺陷，无法为现阶段用户提供更优质的服务内容，档案管理优化开展存在问题。服务理念尚未更新，思想也不全面，无法将服务平台服务质量提升。其次，相关部门在微信公众平台的管理方面，在管理、维护方面存在的问题导致微信公众号管理平台存在问题，平台的长期性发展受到阻碍，部分档案管理部门在内容更新、平台维护方面存在不足。很多部门只是在微信平台建设初期对其进行维护管理，后续之后只是发布信息、进行平台维护，但是整个平台的运用流于形式。整体上不利于微信公众平台的运用。

5 基于微信公众平台的档案信息服务

5.1 借助微信公众平台提供在线咨询服务

档案部门发布本单位的微信号、公众号，通过添加与关注获取信息，微信用户添加之后即可发送咨询信息，数据库及时反馈用户的需求。通过向用户提供生动而形象反馈服务提供查询结果，利用图片或者别的形式展示档案原件，甚至可以使用视频来讲解档案的相关知识的。档案部门还可以建立专门的档案解答服务栏目，通过自动恢复功能为用户提供全天的档案信息服务工作[2]。

5.2 传播档案文化

以微信为途径传播档案文化主要是建立在信息传播的多样性上面，并且彰显出信息传播的及时性和有效性，实现档案传播的精确传输。微信平台互动性更明显，而且作为平台，可以创新改进和发展，宣传最新成果、更换展览模块，更换内容，运用视频、音像展示档案知识。很多古老的信件与器物等都可以通过微信公众号展示出来，通过接触这些内容的，可以让观众更具有全面地认识。借助互联网平台，用户了解途径也更便利，只需要重视各方面内容，积极创新档案文化，宣传档案资料，引起人们对档案文化的重视，提高用户对档案管理的认识。

5.3 完善资源共享

档案管理部门可以借助传统的群众基础，以群聊等方式来增强用户的黏度，增强与用户之间交流，积极互动和沟通，建立讨论组进行积极的讨论，加强信息之间的沟通与交流。档案部门可以借助档案信息源发挥价值和作用，积极发布信息、扩散信息，利用新时期的传播模式引导新用户，实现信息资源共享，积极分享档案信息，让更多微信用户能够接收到档案信息。而且档案管理部门还可以通过微信公众号向关注用户征集服务信息，或者是收集档案信息，不断充裕档案信息资源库，针对官方、非官方文件进行有效扩充，实现资源的有效共享。

5.4 改善服务模式、约束微信公众平台的服务

从当前的实际情况来看档案部门服务模式整体上比较单一，借助新时期的微信公众平台创新服务模式，借助现代技术积极改善服务理念，在广大网民的基数上，利用用户接受能力强的特征针对性进行服务。微信公众号可以提供自动回复、查询历史信息，记录用户偏好等，利用平台的便捷性定时向用户发送问候、公告、快讯等信息，树立良好的亲民形象。微信公众平台能够采取多样化传播形式传递信息，让档案部门提供服务的时候摆脱原本的单一形式，能够为用户提供更生动的档案信息，提高档案资源的服务质量[3]。