新形势下疾控中心档案管理工作的探究

瞿 斌

（四川省疾病预防控制中心，四川 成都 610000）

随着现代社会的快速发展，人们的生活方式、工作方式发生较大的变化，大量数据涌现于各行业中，促使疾控中心的档案管理内外环境发生转变。另外，从2020年情况来看，疾控中心具有极高的社会服务价值、丰富的社会职能；疾控中心的档案管理工作，能够更有序的管理疾病防控、公共卫生事件管理过程中产生的数据资料，将其以疾控档案的形式保存起来，为今后疾控中心的疾病预防、疾病管理等工作提供充足、真实、可靠的档案资料支持。基于此，工作人员要立足现阶段的疾控中心档案管理工作实际情况，分析档案管理的特点与现存问题，进一步提升档案管理优化措施，以此提升疾控中心的档案管理实效性[1]。

1 疾控中心档案管理工作特点及其现存问题

1.1 疾控中心档案管理工作特点

随着各个城市的快速发展，城市人口数量之间增多，人口流动性不断增强，各种社会公共卫生事件的影响力也在逐渐增加，其危害范围在扩大，这种情况下，疾控中心的社会职能愈发突出。根据目前的疾控中心实际情况来看，其保存的档案中具有丰富的信息资源，能够为疾控中心的疾病控制、公共卫生事件影响分析等工作中提供准确数据支持，为疾控中心的工作开展提供有力保障。由此可见，相较于其他单位，疾控中心的档案管理有所不同，其特点体现为：

1）信息来源丰富，内容辅助。疾控中心的社会职能是对本地区的疾病、传染病进行预防与控制，对地区内发生的公共卫生事件加以控制。在履行这一职能的过程中会产生大量的数据信息，且信息的涉及范围较广。基于此种情况，为了在复杂多样的信息中提取出目标信息，提升档案管理利用率，对疾控中心档案管理工作提出了更高的要求[2]。2）档案管理服务对象不同。相较于其他单位的档案管理服务对象，疾控中心的档案管理服务对象有所不同，由于其是围绕疾病与传染病的预防展开工作的，因此档案管理的目的是获取更多的疾病、传染病资料，目的是更好的控制疾病与传染病，因此其服务对象是疾病与传染病的防控。3）疾控中心档案管理工作中具有较强的关联性；随着现代社会各国之间的交流日益频繁，一些疾病呈现国际化的传播趋势，具有各国、各地区融合性特点，大量病原体来源于外来人口携带，这也增加了疾控中心的档案管理难度，随着现代社会的快速发展，针对此类公共卫生事件的防控方法愈发多样，工作人员可以有效获取国家化的公共卫生病历信息，做找信息预防准备工作，从而有效预防各种突发性公共卫生事件的发生，充分体现疾控中心档案的应用价值，体现档案管理实用价值[3]。

1.2 疾控中心档案管理现存问题

根据疾控中心档案管理的实际情况分析，发现其仍然存在一定的不足，这些不足会影响疾控中心发挥社会职能的有效性，具体体现如下：

1）缺乏科学、专业的档案管理意识。疾控中心的档案管理工作中，工作人员需处理各种复杂的数据、信息，能够耐心、细致的筛选、剔除信息，以此保证档案资料中的信息是精准的、可用的。疾控中心属于社会性服务机构，不会创造更多的经济效益，这种情况下，疾控中心的人员缺乏对一切“非医疗与疾病预防控制行为”工作的热情，缺乏档案管理积极性，认为“疾控中心应该以疾病控制为主，档案管理只需要将资料保存起来就好了”。这种错误的意识导致疾控中心的档案管理体系难以发展，影响了档案管理的科学性与专业性[4]。2）缺乏完善的档案管理机制。根据现阶段的实际情况来看，大部分的疾控中心档案管理工作都存在机制不完善的情况，比如：工作人员的档案资料处理流程随意性较强、工作人员在档案保存时缺乏细致规范的分类、档案资料在使用时信息筛选工作量较大等。这种情况在极大程度上加大了档案管理工作复杂程度，导致在使用疾控中心档案资料时需要花费大量的时间查找，降低工作效率，不利于发挥档案资料的价值。3）缺乏深度现代化转变。在疾控中心的档案管理工作中，由于各地区的疾控中心已经开始了信息化建设，工作人员管理、保存、分类、查找档案资料都是依靠计算技术完成的，但是也仅限于计算机技术的层面。疾控中心将更多的信息化资源投入到疾病预防与控制系统建设中，没有设计符合实际需求的档案管理智能化、数字化系统，导致疾控中心的档案管理现代化系统功能单一、发展较慢、可利用率较低[5]。

2 新形势下疾控中心档案管理工作优化实践路径

2.1 明确新时期文件要求，构建健全管理工作体制

新形势下优化疾控中心档案管理工作，首先要建立健全的疾控中心档案管理工作体制，以规范制度、清洗流程、明确标准为工作人员提供档案管理依据与指导，保证各项档案管理活动有章可循，以此提升档案管理工作的专业性、规范性。建议要根据我国政府推行的《关于加强与改进新形势下档案工作的意见》文件内容，根据疾控中心的档案管理特点与实际需要，进一步提取出可用要求，将其作为构建工作体制的资料。之后根据文件要求，提出“疾控中心与科室的两级管理体系”，设计综合性档案管理体系，明确分配各科室人员的档案管理工作责任，形成档案管理合力。另外，要加强疾控中心档案管理的综合性工作机制建设，根据有关法律法规内容，向疾控中心的全体员工提供档案资料查询服务，进一步丰富档案管理赋能，提高疾控中心的档案服务能力，打造档案管理新格局[6]。

2.2 及时转变工作思想，提升档案管理专业性

新形势下优化疾控中心档案管理工作，建议要及时转变疾控中心的档案管理工作思想，不断提升档案管理工作意识，促使各科室人员能够正确看待档案管理工作，积极主动配合档案管理工作，主动承担档案管理责任，不断提升疾控中心的档案管理工作专业性。根据现阶段疾控中心存在的“重业务，轻档案管理”的情况，要集中组织内部人员集体学习疾控中心的档案管理工作内容、工作意义方面的知识，促使内部人员能够了解到档案资料对于开展疾控行为、加强疾病控制、制定公共卫生事件预防策略的重要价值；还可以通过微信群、微信公众号、微博等平台，加强档案管理工作宣传，提升疾控中心员工对档案管理的认知，实现意识转变目标。另外，要进一步加强内部人员的档案管理工作培训，进一步对家综合性档案室与疾控中心各科室档案是之间的联系，实现内部的档案资源共享，加强档案编撰、档案资源开发等工作力度，实现从管理到服务的转变，进一步凸显疾控中心档案管理工作的专业性。

2.3 优化档案资源管理体系，维护档案资料安全与稳定

新形势下优化疾控中心档案管理工作，建议对原本的档案管理体系进行优化，制定规范档案管理制度，促使各科室工作人员均能够严谨操作档案管理流程，根据具体标准提取档案信息、分类档案资料、保管档案资料，有效保证档案资料的安全与稳定，提升档案管理工作有效性。在实际过程中，工作人员可以建立归档制度，根据疾控中心的常见几种档案资源进行分类，提出不同档案资料的保存范围、分类标注号、档案保存方法与期限等；要保证档案资料的及时归还、应收尽收[7]。要加大档案资料的收集管理力度，根据疾控中心的疾病控制、公共卫生事件的预防等工作需要，规划设计档案的收集要求，从整体角度部署各个科室的档案资料收集方向、任务，提出重点工作档案收集、重点项目活动的档案归集、医疗卫生与疾病控制的新技术的档案收集等，保证档案收集与档案管理同步进行。还需要进一步建立档案管理监督机制，加强外部监控，督促工作人员，不断强化疾控中心的档案管理成效。

2.4 全面设计数字化管理体系，实现疾控中心档案管理现代化发展

新形势下优化疾控中心档案管理工作，要积极开展档案管理体系的数字化、现代化建设，加大对档案管理系统建设的投入力度，促使疾控中心的主系统与当档案管理系统能够同步发展，进一步提升中心档案管理的现代化水平。在实际过程中，工作人员要根据疾控中心的档案管理需求，一方面采购硬件设备，安装计算机、文件数字化转换装置；另一方面搭建系统，明确中心的档案管理系统功能为：档案自动归集、档案收集与整理、档案资料的大数据筛选与冗余剔除、档案自动化分类、内部各科室的档案共享与实时更新、疾控档案的专家库资料分析、规律模型构建等，进一步丰富档案管理功能，同时为疾控中心的业务工作提供辅助[8]。

为了更好地实现疾控中心的档案管理数字化发展，建议要重点提升档案管理人员素养，构建高质量人员队伍。若疾控中心的各科室人员及档案管理人员缺乏数据化、数字化的档案管理思维，且无法充分利用系统的功能，则系统的建设会流于形式。因此，要定期组织开展数字化的档案管理工作培训活动，培训内容包括：数字化的档案管理原理、档案数据资料的利用与分析、档案数字化系统各项功能、系统操作方法、系统使用注意事项、档案资料的网络化安全管理等，促使内部人员具备现代化的档案管理思维，能够熟练操作系统，充分发挥系统功能的应用价值，从而实现疾控中心档案管理工作的现代化发展。

3 结语

综上所述，疾控中心承担着各地区的公共卫生防控责任，具备社会疾病管理与预防、控制职能，其档案管理成果能够直接影响到其职能的发挥、责任的履行。为了更好地解决疾控中心的档案管理问题，辅助强化档案管理成效，建议要积极学习、了解不同时期阶段的有关文件要求、构建符合政府政策的档案管理体制；还需要及时转变档案管理工作思想，认识到档案管理对于疾控中心履行社会职责与义务的重要作用，全面提升档案管理的专业性、规范性。另外，为了更好地适应新时期的信息化发展趋势，可以引入数字化技术，构建疾控中心档案管理的数字化系统，进一步提升档案管理效率与质量。