浅谈厦门工程建设与项目档案管理现状及改善建议

2021-04-10李莉

厦门科技 2021年5期

李莉

随着“十四五”规划的启动实施，国家对基础建设支持力度不断加大，厦门城市工程建设也在飞速提升发展，城市的基础设施建设犹如城市的骨骼一样持续生长。伴随网络交通的不断延伸，厦门从渔村到岛城，由岛城变湾区。海沧隧道的建设，将厦门的跨岛发展战略又坚实地向前推进了一步，厦门的交通网已从“四桥一隧”时代步入“四桥两隧”时代。随着翔安大桥建设步伐的加快，厦门也即将迎来“五桥两隧”的大交通时代。在如火如荼的建设时期，工程建设与项目档案开始逐步进入人们视野。

工程项目档案又称为基建项目档案，是工程建设活动中直接形成的各种记录文件，这种记录文件是经过鉴定、整理、归档并具有参考价值的真实记录。而工程建设档案是指建设单位和各参建单位共同对整个项目形成的全面、真实的记录，这些记录是工程建设全过程的重要依据，也是项目部管理工作的重要内容，通过工程建设档案可以见证工程的从无到有的过程。但目前在工程建设中，档案的管理还存在许多不足之处。

档案管理现状

1.人员职责不明，制度不全

工程项目部是工程建设中根据要求设立的临时性的项目管理机构，根据建设项目的工期、投标金额及中标单位的管理方式，每个项目部对工程期间的项目档案都有不相同的管理制度，对项目档案的重视程度也不尽相同。基于上述因素，多数项目部没有设置专门的档案管理部门及相关岗位，档案的归档工作大多由综合办公室的文秘（资料管理员)兼职，通常文秘多以文件资料的收发、流转、批阅等时效性较强的工作为主，文件资料的归档工作只在涉及单位检查、考核或档案移交时才能得到重视，不能有效地保证项目文件归档工作与建设同步开展，给后期的项目文件归档工作带来了诸多问题。加之，档案管理需要有一定的专业知识作为支撑，但大部分档案管理人员的专业知识都有所欠缺，导致在制定项目部建设档案管理制度时，容易出现编制的条款内容过于简单等问题；或是没有根据项目建设的实际情况制定，致使条款流于形式而缺少实操性。

2.各部门间横向沟通机制缺乏

档案管理工作往往由于辅助性及特殊性而不被重视，从而导致档案管理、档案组织管理体系不够完善，文件资料的收集归档工作缺少横向沟通机制，部门间缺乏及时的沟通联系，归档责任不明确等问题，部分人员认为档案工作就是档案人员个人的事情，人员职责不够明确，在日常的档案收集过程中存在随意性，且前期、征迁、现场项目管理等一线人员主动归档的意识不强，导致出现文件资料信息的断层现象。归档工作往往只能被动进行，并且存在归档材料不全面、不及时、质量不高等问题，或等到最后竣工验收前再突击收集等情况。

3.后期补档现象严重

在建设工程中普遍存在验收前或检查前补阙拾遗，如补原件、签字、盖章等，这一现象源于“档案工作重后期、轻前期”的管理思想。但往往在补缺补漏发现问题时，找不到工作对接人，处于“巧妇难为无米之炊”的窘境，这就需要通过多方渠道进行后续查找、补充、完善，使得档案工作人员需要花费大量时间来完善项目人员遗漏的前期归档工作，导致归档工作事倍功半。

4.档案信息化建设滞后

当前工程建设项目档案大多依赖于传统方式的收集整理，受信息化硬件设备、软件设施的制约，再加上档案专业人员的自身业务水平限制，使得工程建设档案信息化工作开展推进缓慢。

改善建议

1.建立档案工作责任体系

根据“项目负责制”的原则，实行“谁施工、谁负责”的工作责任制度，档案管理工作应切实落实到责任人，并做到“三同步”，形成“以业主单位为核心，以监理单位为保障，以施工单位为主体，分级监督，齐抓共管”的档案管理模式。业主单位在开工前需成立档案工作领导小组，明确责任制度，由项目经理全面主导档案工作的组织工作及相关协调协作工作。还应将各参建单位都纳入档案管理网络体系中，共同对整个项目进行全面的记录，设计、施工、监理、试验、检测等所有参建单位都应设立专岗专人负责，做到职权清晰，并随着项目进度的推进及时更新该网络体系，使整个项目形成“自上而下、通力合作”的局面，建立高效完备的档案工作责任体系。

2.建立健全保障体系

（1)提供健全的制度保障

在项目的建设实施过程中，各级部门切实加强对档案的重视，完善管理流程，落实档案工作的同步跟踪机制，根据实际编制相关的工程项目档案管理办法。通过制度的保障，从根本上真正将“三纳入、四同步、四参加”落到实处，实现档案管理与项目管理的深入融合，以最大程度保证归档材料的完整性、系统性、准确性。

（2)提供系统的业务保障

在项目开工前，将档案管理机构及人员安排纳入报建程序，工程前期阶段就将档案人员固定下来。在工程初期，档案管理工作应在业主单位的组织下，对各参建单位的档案管理负责人员进行全方位的培训，并详细说明在工程建设中形成的档案资料的质量标准及数量要求，从而加强对档案资料的管理，保证档案收集工作的进度合理有序。工程建设人员需要对档案工作人员进行工程情况的业务交底，使档案管理人员对工程建设了如指掌，从而能做到以工程建设的实际为基础出发，形成统一有针对性的档案管理标准。同时也要加强对档案人员的培训力度，开展专业化的知识讲座和培训活动，依托信息技术，提高档案管理人员的技术水平和业务能力。

（3)提供有效的奖惩措施

为了增强各参建单位对工程项目档案管理工作的重视程度，可以将档案管理工作列入劳动竞赛、月度检查、季度考核等活动中，根据项目情况不定期开展专项检查，并根据检查结果实行奖惩罚劣制度。对于档案管理工作表现较好的单位，给予一定的奖励或是集中通报表扬；而针对建设档案收集、归档不及时，档案资料质量不合格的单位，应进行全线通报批评，并责令要求其整改到位，若依然不予整改，应列入工程建设项目失信行为“黑名单”并予以通报，同时还应进行罚款等处罚处理。通过这种方式来扭转项目参建单位存在到重工程、实体，轻档案管理的旧观念，以此来调动档案人员的工作积极性，提高其工作意识、责任意识。

3.落实跟踪机制

项目业主单位对施工、监理单位形成定期检查、不定期抽查的资料检查模式，从源头上进行严格把关。对施工监理单位在施工过程中文件的形成、积累和归档工作进行逐一检查，加强现场资料档案的管理，确保档案资料的完整性、真实性、准确性。周期性地在工地会议上提出档案资料管理方面存在的问题，以此达到相关参建单位对档案工作的重视，并持续跟踪问题处理情况，做到及时整改到位。

在项目交工验收前应成立专门的档案管理工作检查小组，先对各参建单位进行全面检查，对资料内容的准确性、归档文件是否为原件、是否存在缺项漏项、图纸是否相符、内容是否真实等问题逐一排查，最终档案人员在收集上来的工程文件中再次进行核验，确认无误后，对符合存档要求的档案资料办理移交手续，并进行分类归档。