基于合同管理的财务信息系统构建

2021-04-07梅日龙

全国流通经济 2021年4期

梅日龙

(浙江嘉科新能源科技有限公司，浙江嘉兴 314000)

新技术发展驱动下，促使会计工作全面改革，实现会计信息化的转变。合同管理为符合新时代、新技术的要求，也随之面临技术变革，受云会计、大数据技术及“互联网+”技术的影响，传统合同管理的也开始信息化转变[1]。具体需要基于合同管理构建一套完善的财务信息管理系统，该系统的构建充分发挥出了大数据技术及云计算技术所具备的优势特点，来对合同实施信息化管理。合同管理信息化系统在功能上要求能够实现对整个项目的全周期、全流程覆盖，在流程操作上可实现对合同从签订、管理、履约至查询追踪的全程控制，促使企业合同管理具备智能化、信息化特性。基于合同管理的财务信息系统构建，不但能够切实提升企业合同管理的效率及质量，还将在此基础上有效防控对合同管理过程中可能产生的财务风险。

一、当前企业合同管理现状

1.合同管理效率不高，协同沟通功能不全

当企业行为生效时，为切实保证企业本身权益，通常企业会在合同发起部门基础上，组建多种不同性质的管理类部门，由此针对企业行为当中，具备独特表现形式的合同内容进行利弊分析及修订，期望能够在企业持续发展当中，有效控制及不断降低相应风险。然而在实际执行当中，因为企业单方面设立多样化的部门，所承担的主体责任也差异明显，且各部门相互间处于平行管理状态，由此直接造成多个部门间对合同条款内容认识差异也越来越明显。最终很有可能致使合同内容评审久评不下的情况，从而引发合同发起部门不断督促的情况出现，最终导致项目不了了之。从本质而言，企业设立管理部门目的在于风险控制，保障企业稳步发展，但由于缺乏行之有效的管理举措及沟通模式，反而成为企业经营发展的阻碍。为此，就必须建立相应的管理系统来达成各部门的协同沟通，由此才能提升合同管理效能。

2.合同信息内容管理滞后，信息数据归集困难

多数企业在合同管理中，进行数据信息归集分析时，至今仍然采用常规的Word、Excel等办公软件来进行数据统计及处理。然而在实际的合同信息数据归集管理当中，通常因为不同部门对相关数据信息内容的需求及数据内容格式的要求不一致、采集归集形式不统一等，导致企业合同发起部门在具体合同执行当中，难以和上级管理部门最终达成统一的信息数据采集模式，最终引发多种统计台账及数据格式并存，不但直接影响企业信息化的整体管理，同时对管理者及时有效获取信息造成直接影响[2]。最主要的是将因此加剧企业不同部门关于合同管理的工作压力，增大企业的内部办公成本。

3.合同管理对财务信息反馈不足、风险预警落后

当前多数企业采用的合同管理体系，难以及时有效的将合同与财务信息达成有机整合。在实际操作当中，通常合同发起部门需将合同的执行进度借助票据、首付款及财务情况进行交流沟通。然而企业合同管理和财务管理缺乏系统支撑，并且财务信息本身也难以借助合同系统直接反馈于合同发起部门，再加上系统本身独立性及人员的分散性，直接导致系统交流难以达成理论层面的互动。并且在相应的合同签订、评审及执行当中，多数管理部门本身难以发挥相应监管职责，通常在风险产生时，管理部门才作出相应反应，表现出明显的风险预警落后。

二、基于合同管理的财务信息系统构建

1.系统功能概述

构建合同管理的财务信息系统，重点在于强化对合同的科学管理，在执行上需对多类型合同签订条件、合同执行的经济范围、所需严格遵循的条件等加以明确，同时还需明晰如何有效监督合同执行等内容。而在系统功能上，则需将合同管理中的管理程序、制度及人员权限纳入其中，同时还需考虑系统功能的交互性，需将合同的细化内容、线上审核、线下审批、合同执行进度、进度推进及到期提醒、归档及台账信息等，由此形成一套全项目、全流程、全周期覆盖的系统(如图1)。

图1 基于合同管理的企业财务信息系统功能图

2.系统运行流程(附流程图)

结合以上合同管理财务信息系统的功能描述，对于该系统的操作运行流程，设定为合同签订阶段、合同管理阶段、合同履约阶段、查询跟踪系统几个方面(如图2)。这套流程在实际应用当中，需要事先对原有合同管理方式及流程实施优化改善，然后由此融入到该系统当中。在系统最终搭建完成后，需要实施多次测试与评估，并结合测评结果来进行程序优化，由此才能真正达成全项目、全流程及全周期的合同财务信息管理系统。

图2 基于合同管理的财务信息系统流程

(1)合同签订阶段

由企业合同发起部门进行立项申请，由此对合同合作部门实施资信调查，并对受约方展开谈判。在最终合同内容通过谈判确定后，由合同管理部门拟定合同文本，并将各种要素导入合同管理系统当中，再由企业内多个部门(法律、纪委、财务管理、技术主管等多部门)审批合同内容条款的合法、合规及可执行性，在最终审核完毕后，由系统生成最终的审查表格。审查表格填写完毕，交由各个部门共同审核确认签字实施复核，复核工作主要是围绕合同的签订主体、内容、履约方式、期限、应尽职责及义务展开论证，最终通过系统自动出具复核表，由此即可认定合同通过审核，可进行合同签订，然后进入合同管理阶段。

(2)合同管理阶段

合同签订后，需做好对合同的管理工作，在管理当中系统也将自动进行识别，并生成相应的台账记录，这一操作只需合同管理工作人员在后台点击录入即可完成。合同的录入包含多方面信息，如双方基本资料、签订的金额、约定的时间、款项收支账号、质押金等。然后将合同文本以电子扫描形式上传系统，并由系统设定待办工作模块，设置自动履约提醒等内容操作，然后进入合同履约阶段。

(3)合同履约阶段

在合同履约阶段当中，合同管理系统提醒功能模块将自动设定合同期限前十天进行提醒，由经办人按时办理相应的履约程序，由此促使合同履约尽快达成，从而更早的完成收付款事项。在款项收支上，可由系统出具催款通知书、收付款合同计划执行表等，在自行打印后严格依照流程进行办理。将收付款表格以向上申请的形式直接上传至财务部门，然后在财务部门收取申请表后，借助合同管理系统的审核功能展开财务审核，并执行合同收付款操作，由此合同管理系统也将同步收付款事项进度，最终进入查询跟踪阶段。

(4)查询跟踪阶段

基于合同管理的财务信息系统，具备完善的数据信息查询功能，能够在相应权限之下随时实现跟踪查询合同履约情况及进度情况，并且还可在此基础上针对合同执行的效果进行统计分析，并对进度滞后的情况做好提前预警。如果在合同执行当中出现金额超出合同签订金额的情况，则系统将自动识别并要求合同变更，后续提前相关方面签订相应的补充合同。补充合同的流程和正常合同一致，但须在系统当中选取合同补录功能。后续一系列操作执行完成后，由相关人员实施合同归档处理，归档后所有流程即处理完毕。

三、基于合同管理的财务信息系统实用价值

1.提升合同管理效率

合同签订完后，各个部门都将由此纳入到合同执行的全生命周期当中，一旦项目本身的执行周期过长，相应的操作流程也繁杂异常，则势必将由此产生大量的信息数据。而通过财务信息合同管理系统来处理此类实现则变得更加便捷，对于信息数据的统计、分析及处理更加高效，必将极大的提升合同管理的整体效率水平。即便是在合同管理过程中，突发异常状况，可以通过系统权限的设置来及时获取相应的信息，并经过系统核算分析及时制定及给出可视化的处理决策[3]。比如合同管理人员可通过所具备的管理权限，并借助财务云平台移动客户端或智能移动APP来实现相关信息的获取，并且还可结合合同的细化分类来展开细化查询，生成相应的合同报告，促使合同管理更为便捷、有效。

2.切实提升合同管理水平

基于合同管理的财务信息系统构建，真正实现了合同管理的信息化转变。如今系统操作模式下，合同管理人员的操作趋于规范化，促使合同管理的水平直线攀升。比如在具体的合同执行当中，可通过系统设置明确的到期提醒功能，在合同管理履约期限即将到达的前十天，自动对相关合同管理人员进行提醒，在进行提醒的内容上，涵盖到期时间、需支付金额等。还可针对合同管理的关键点及重要事项实施预警，从而辅助财务人员进行财务规划，强化财务分析和决策提供重要支撑[4]。借助合同管理系统，合同的相关信息也将依托网络途径来获得实时反馈，这样不但能够切实增强对合同的实时管理，从而有效拓展合同信息渠道的拓展，从而切实保障合同信息内容的真实有效性；由此，也能够给企业的商务谈判及财务预算提供非常详细的信息支撑。

3.实现合同全生命周期管理

在合同管理系统构建前，常规的合同管理模式难以达成对所签合同的统一监控及管理，也无法及时反馈合同执行信息，因此合同管理及所指定的合同管理制度几乎都形同虚设。而构建合同管理系统后，真正实现了对合同实施全生命周期管理的自动化管理模式，在内容上涵盖了合同签订、审核、审批、台账录入、合同执行、监督、查询及统计分析、归档处理等多个环节，真正实现了对合同的全面、规范化管理。

4.构建了高效权限控制体系

基于合同管理的财务信息系统，在功能效用上相比一些传统的合同管理，其主要差异在于功能模块的控制权限方面。促使合同管理人员的操作方式由以往纸质形式向着信息化的系统管理转变。需注意的是，尽管权限控制体系较为完善，但是在实际操作当中，需充分考虑相关政策的操作性及可执行性，由此来严格控制每位系统使用人员管理权限。比如相关操作人员肩负不同职责时，需为此类人员设置不同的权限，这种权限分化的方式将极大的降低和控制合同管理可能产生的风险。最后，在设置合同管理权限中，需促使管理人员角色信息、操作权限、功能模块等多方面互为结合，并且也需对未获得权限的管理模块实施强化管控，所有未经授权的人员无权访问，由此才能充分保障合同的保密性。

四、基于合同管理的财务信息系统功能优化思路

1.搭建大数据资信数据库，实现签约对象资信全面分析

依托大数据技术搭建资信数据库很有必要，比如可在合同前期签订的调查阶段，通过大数据技术来进行数据采集，直接从云平台、互联网层面采集充分的合同调查对象资信数据，内容上涵盖对方的基本资料、项目情况、相关合同及资金统计、执行进度、款项收支执行进度、合同状态以及金额统计数据等，最主要的是针对合同签约对象的财务年报、税务信息、业务情况等数据，由此实现对合同签约对象的调查更为全面、科学及准确。与此同时，还可采用大数据技术来收集签约对象的资质、信誉及综合能力等实施评估，分析其竞争力及潜在风险，并采取准确的信用级别来对签订对象实施准确的等级划分，这样才能够在合同签订当中，提供充分的决策支撑，最终有效的规避合同签订风险[5]。

2.增设合同起草及初审功能，搭建合同风险数据库

在合同管理系统当中增设合同内容起草功能，由此可采取多种方式达成信息内容的录入。首先是标准合同形式录入。操作者只需要选取相应的合同类型后，再进行合同关键要素填写即可生成所需的合同文档内容。其次是框架式的合同录入。可以将一些常规使用较为频繁的合同文档，依照某种固定的框架进行列示，由此从数据库当中提取可供备选的款项，然后在此基础上可直接选取框架及合同细化条款来生成最终的合同内容。最后，为了有效预防合同内容的填写不够完整和规范，有必要增设合同草稿阶段的审批流程，这一操作可由系统自动进行数据库及合同样本的检索来完成，由此能够极大地规范合同文本、辅助相关人员实现对合同内容的完善和补充，大大缩减审核时间成本。

3.实施合同的全过程数据分析利用，切实强化风险防控

针对合同的数据分析利用非常重要，属于归档管理分析的范畴。因此就可以借助网络信息技术来达成合同文档的电子、信息化管理，具体可将合同文本及相应的文档材料转变为文字、图像及电子文件形式存储于云平台中，由此完善数据库，给大数据分析提供充分的结构化、非结构数据支撑。并且，在深度分析合同管理数据过程中，可充分借助网络爬虫、Web信息采集及ETL信息处理等技术从网络平台收集多维度下的信息数据集，再借助数据分类管理的形式进行数据类型的精准划分。通过此种方式，能够实现对合同全过程数据分析和利用，进而全面掌控合同风险要素，给合同管理的风险防控提供重要的决策支持。