中小企业财务信息化初期建设研究

王景辉

摘 要：随着社会主义市场经济的不断发展与完善，中小企业在国民经济中的地位和作用已经变得越发重要和不可忽视，并逐步成为国民经济健康发展的重要基础和社会稳定的保证。对于中小企业而言，随着其规模和数量的不断扩大，传统的财务管理模式已经很难满足企业日益发展的需要，财务信息化建设作为一种新型的管理手段已成为中小企业财务管理的必然趋势。实施财务信息化是企业降低成本提高效率以及增强市场竞争力的重要途径和手段。然而在当前形势下，国内很多中小企业普遍存在财务信息化过程中人才匮乏、资金不足、领导干部观念陈旧等诸多问题，严重制约了中小企业的发展。基于以上情况，本文以中小企业——A公司的初步财务信息化建设为例，对A公司实施财务信息化过程中发现的问题展开重点分析，提出中小企业在财务信息化建设方案中应注意的问题及解决对策，希望可以有效提升中小企业财务信息化建设水平，为促进企业的健康可持续发展创造条件。并在此基础上提出一些建设性的建议，以供参考。

关键词：中小企业;财务信息化;建设研究

一、相关概念

（一）中小企业的界定

2011年6月18日，工业和信息化部、国家统计局国家发展和改革委员会、财政部研究制定出我国中小企业划分标准，并联合下发了《关于印发中小企业划型标准规定的通知》工信部联企业〔2011〕300号，通知将中小企业划分为中型、小型、微型三种类型，具体标准根据企业从业人员、营业收入、资产总额等指标，结合行业特点制定。

（二）财务信息化

将财务信息作为管理信息资源，运用以计算机网络和通讯为主的信息技术，进行获取、加工、传递、存储、应用等处理，建立计算机技术与会计高度融合的开放的现代会计信息系统，为企业经营管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。即采用现代信息技术，对传统财务模型进行重构，并在重构的现代会计基础上建立技术与财务高度融合的现代财务信息系统，以实现“提供决策有用信息”的财务目标。

二、中小企业信息化建设的特点：

（一）管理者对财务信息化的认识不足

虽然信息化已经深入各行业及不同领域，但因中小企业发展时间尚短，仍有大部分企业领导未对财务信息化给予足够关注，并且受到传统思维模式影响，对财务信息化的认识仅仅停留在购买一个财务软件的观念中，对其作用认识不到位，更没有意识到财务信息化建设及管理对企业发展起到的至关重要的作用，不能给财务信息化建设提供足够支持，仅停留在口头重视的层面，从而影响企业效率和管理水平的提升。

（二）缺乏具有专业技术的员工

随着市场竞争的不断加剧，专业化的人才在给企业创造经济效益的同时，逐渐成为企业的核心竞争力，然而对于众多中小企业来说，节约成本尤其是节约人力资源成本却最能让其看到直观的经济利益，在这种大背景下，财务信息化工作便变成了由财务人员主导下进行，而财务人员受时代发展和教育方式的限制及“会计越老越吃香”等主观意识的影响，难以适应以计算机技术为基础的财务信息化处理模式，即使进行了财务信息化建设，也会由于员工专业技术水平低等问题的存在，使操作中的失误时常发生，经营管理效率难以得到提升。

（三）缺乏能够进行财务信息化建设的基础设施

随着时代的不断发展和科学技术的不断进步，单机版的财务软件及内部局域网的连接，已经不能满足企业财务信息化建设和发展的要求，财务信息化建设的基础设施是一个单位信息系统建设、运行的基础，其稳定性、可靠运行的能力将直接影响上层信息系统的使用。而对于专业化设备的建设和维护等又是一项系统的工程，因而我们在对中小企业财务信息化建设方案选择时，我们尽量依托现有设备或采用云技术等多个企业共用一套专业设备，从而兼顾成本与效率之间的一个平衡。

（四）缺乏能够支撑大规模财务信息化建设的资金

如上所述，财务信息化建设是一项系统工程，周期长、实施困难大，风险高，并且需要投入大量的资金进行维护的工作，而相当一部分中小企业受其发展阶段及外部环境的制约，本身就面临着极大的生存压力，企业自有资金少，且在融资方面非常困难，实施财务信息化建设往往“有心无力”。我们如何能利用较小的投入获取更强大的功能，是中小企业在其财务信息化建设过程中需要考虑的问题。

（五）财务信息系统需要个性化订制

在社会主义市场经济发展过程中，中小企业往往以“市场信息反馈速度快”、“决策流程时间短”、“经营灵活”等相对竞争优势在激烈的市场竞争中能够争得一席之地，正所谓船小好调头，在这种情况下，公司的财务信息化建设仅仅依靠某些软件公司的提供的标准化服务很难满足企业的需求，中小企业更需要在财务信息化建设过程中针对资金的业务流程、经营特点等要素单独开发属于自己的财务信息系统。

（六）财务信息系统的可扩展性要求高

企业财务信息化系统终究是为企业经营管理提供服務，随着企业业务发展重点的不同，对财务信息化系统的要求也不同，所以财务信息系统需要随时更新，若每次更新都需要重新开发一套适合的系统从资金及成本的角度考虑也不太现实，因此中小企业要建立一套可扩展性极高的信息化系统以应对未来不断变化的经营管理需要。

三、A企业财务信息化建设

（一）A企业的基本情况

1、企业简介

A企业成立于1990年，是一家以提供展览、会议及其相关服务为主的现代服务企业，企业自成立以来，发挥专业优势、利用行业资源、服务行业发展、满足企业需求，在海内外创办并组织了多个具有行业影响力的展览及会议，主要领域包括：石油化工、农用化学品、胶粘剂与密封剂、特种化学品等，为企业搭建了国际化的展示交流和贸易合作平台。企业目前年营业额逾1.5亿，且年增长额保持在10%左右。企业拥有员工为55人，其中财务人员仅有4人，财务工作负担较重，企业仅有单机版标准化的财务软件及内部局域网作为财务信息化的管理工具，企业管理层已经意识到进行财务信息化建设更新换代的紧迫性。

2、A企业财务信息化建设的发展概况

A企业目前拥有专职财务人员4人，在企业财务信息化建设过程中经历了2个发展阶段，第一阶段为2010年初，当时财务专职人员仅有3人，随着公司业务的扩展，传统的手工记账模式已经使财务工作不堪重负，这样在财务部门的见一下，公司及时购置了一套财务核算软件，来代替手工记账的操作流程，大大缩减了财务部门的工作量，也基本满足了业务增长对财务核算工作的要求。然而随着公司业务范围的不断扩张，业务部门的管理需求对财务工作提出了跟高的要求，因公司业务特点属于对公客户众多，不同展会的客户从几十个到几千个不等，对客户资料的更新、财务数据反馈的及时性要求（如是每个客户否开票、是否收款、是否已经尾款结算），仅仅一个财务软件已经无法同时满足业务部门和财务部门的需求。这样A企业第二阶段的信息化建设从2016年始在业务部门主导下展开，在没有长远规划的前提下，A企业在财务软件中单独开发应收款模块（即项目管理模块），用以记录客户资料、财务数据等，并同时将数据推送至总账系统生成相关凭证，业务部门员工可登陆财务软件查询相关资料，这样业务部门和财务部门的相关需求基本得到解决。但仅仅3年时间，第二次的信息化建设问题凸显，因该软件为了满足业务部门需求，设置了大量辅助核算和权限层级，反应到总账系统中就是很多科目重复但辅助核算明细不同的凭证，在维持原业务量的基础上尚可满足两个部门需求，但随着公司业务的不断增长，该软件强化了项目管理功能却弱化了财务核算功能的弊端显现，财务核算的工作量成倍增长，在财务专职人员增加到4人时，仍使财务核算及相关工作处于饱和状态。这样使得公司领导意识到必须重新开发一套功能更全面，拓展性更强的私有化定制软件，并着手进行建设。

（二）A企业财务信息化建设方案选择的基本程序

1、确定牵头部门，组建实施小组

公司领导首先开会研究，在公司整体战略规划的指引下确立了以财务部牵头，其他各业务部室配合的总体方针，再由4个业务部室分别抽调预计使用信息化系统的人员，与财务部全体人员一起组成项目实施小组，通过不定期开会讨论，使小组成员对财务信息化建设有个初步概念，并以各自部门的需求为基础提出建设意见，为财务信息化建设顺利实施做出应有的贡献。

2、确定财务信息化建设的目标和需求

由于前两个阶段公司信息化建设不尽如人意，公司领导希望能在保证财务核算效率的基础上开发一套可扩展性强，并针对公司业务特点将项目数据、财务数据、税务数据三模块可实时进行数据交换的高效财务信息化系统，同时该系统可进行一定统计分析和财务决策并兼顾成本效益。

通过开会讨论，小组成员一致同意将应收系统（即项目管理模块）从财务软件系统中移出，作为财务管理的一个子系统单独进行开发和完善，增加其项目管理和财务管理的功能需求，再与财务软件和税控软件分别关联，实现财务数据和项目数据实时共享，提高项目信息反馈速度，增强财务决策信息的及时性，具体如图1：

（三）A企业财务信息化建设方案类型的选择

1、直接购买一套ERP管理系统：ERP是企业资源计划的简称，是指建立在信息技术基础上，通过一些先进管理思想和方法，对企业内部资源和企业相关的外部资源进行整合，通过标准化的数据和业务操作流程，把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流进行紧密集成，最终实现资源优化配置和业务流程优化的目的，为企业各级管理人员提供一个有效、科学的决策管理平台。

ERP是一套强大的管理软件，更是一种管理思想理念，但绝不是企业万能的救世主，它只可以对企业一部分的控制目标进行量化并不是所有，折旧需要信息手段与传统手段的协调配合才能全面有效的内控。另外随着企业的规模和产业结构是不断变化的，这就要求对ERP系统进行及时更新，也无疑增加企业的开支，这些对于中小企业而言无疑是一笔巨大的成本。

2、委托软件公司进行开发：对于中小企业而言，受到专业人员、资金、业务量等相关条件的限制，一般来讲没有条件也没必要自己开发建设。由软件公司对企业进行设计和网络体系构建，提供软件开发服务，并帮助企业进行安装和维护是也是一个不错的选择。这种方案的优点在于，由于财务软件开发公司是针对一个企业所进行的服务，很好的避免了第一种方案的缺点，在共性与个性上找到了很好的融合点，并且去掉冗长的对企业实际作用不大的模块，软件的安全性也大大提高，并且有专人负责安装，维护，升级业务，免去了企业的后顾之忧。

（四）A企业财务信息化建设过程

经过前期充分讨论，经企业管理层决议，决定按照以下三个阶段进行财务信息化建设：

1、初期讨论及整体架构设计阶段

A公司项目实施小组及部分熟悉及分管业务部门的管理层，与软件开发专业人员进行多次讨论，将企业内部结构及业务流程与专业技术人员进行详细讲解，着重强调企业的业务特点是客户众多且绝大多数面对ToC端客户，对发票开具的工作量比较大而且绝大多数为专用发票，客户信息维护是比较突出的问题。上次信息化建设目标不够明确，对以财务为重点进行功能设施还是以业务为核心进行模块设计的各种职能定位比较模糊，造成弱化财务核算功能，并随着业务量的增大业务信息的及时性也并不能达到要求。最好是将业务部门相关需求从原账务系统模块中迁移，作为财务系统的一个子系统单独满足业务部门需求，并与税控系统和财务系统通过数据接口进行串联，实现各个模块之间的数据即时传输，同时满足财务和业务的需求。

技术人员了解了企业业务流程和各部门的需求后，进行了如上图所示的初步方案设计，技术人员认为，子系统即项目管理模块的开发比较容易实现，并能在该模块中即时实现信息录入、编辑、筛选及维护等功能，与财务管理模块和税控系统的数据接口开发也并不困难，主要是项目管理系统与财务管理系统数据相互传输及原财务软件中的客户信息数据迁移存在较大难度，因上次信息化建设已将应收款模块内置在财务管理软件中，且为实现业务部门需求已在财务软件中对所有客户信息进行录入并定期维护，且设置大量辅助核算实现业务部门对项目数据的简化获取，若在此次信息化建设中实现数据相互传输，两个模块中的数据口径需一致方能实现。这样需要重现建立一套账务系统，并统一各模块数据口径，方能实现数据相互传输。

2、上线调试，两套账务系统并行

软件公司技术人员将设计好的系统进行专业化开发，并将开发完毕的信息化系统向企业管理层和员工进行了细致全面的展示，基本可以实现之前提出的各种功能需求。由于系统刚刚上线，各部门在应用该系统过程中均需要对人员配置做出相应调整，为防止试运行过程中出现问题，给公司业务造成不必要的麻烦，公司领导决定或新系统和老系统同时并行，期限三个月，以尽快适应新系统的操作方式和流程，并抓紧完成相关数据迁移及数据核对工作。

3、新系统全面运行阶段。

经过3个月的试运行与调试，A企业的信息化建设卓有成效，并形成以财务管理系统为主，项目管理系統、税控系统为辅的财务信息化系统，公司业务以项目管理系统为发起点，即由财务人员将每日收款信息导入项目管理系统，再由业务人员进行项目归类确认和客户信息维护，业务人员进行项目归类后，先由财务人员将收款信息推送至财务管理系统进行批量制单，再由业务人员将相关信息推送至税控系统，完成自动开具发票，税控系统开票完成后将相关信息回传至项目管理系统，方便业务人员查询开票信息，同时由财务人员将开票信息核对后推送至财务软件管理系统完成批量制单。三个模块既相互独立有可实现信息实时共享，大大提高了工作效率。

四、结束语

企业在现代化发展过程中，应当重视财务的信息化建设，中小企业尤为如此，中小企业在财务信息化建设过程中有很多劣势：管理层认识不足、资金短缺、专业人才匮乏，这变相对中小企业提出更高的要求，不仅要从长远规划，更应兼顾成本效益原则，结合当前企业发展的情况和目标，通过人力、财力、物力的投入，提高企业财务信息化水平，开发或定制适合自己业务模式的财务信息化系统，确保企业在现代化市场环境发展中能够占领一席之地，增强企业竞争力，促进企业可持续发展。

参考文献：

[1]董雪.工业企业财务管理信息化的问题与应对措施[J].财会学习.2018.193（19）.

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[3]周雨涵.我国企业财务管理信息化协同模式研究[J].科技经济导刊.2017（33）.