高校电子档案管理模式研究

石贞贞

【摘要】随着时代的发展和技术的进步，高校档案的保存和管理模式也发生了很大变化，由原来的纸质档案管理模式逐渐发展成为电子档案管理模式。本文通过分析高校传统档案管理模式以及高校电子档案管理的现状，提出高校电子档案管理模式的优化策略，以期促进高校电子档案管理的发展。

【关键词】高校;电子档案;管理模式

高校档案是高校发展历史的见证和凭证，高校档案管理是高校工作的重要组成部分。随着现代社会的发展，高校档案的储存形式逐渐从纸质形式转变为电子形式。但是因为电子档案的发展还处于初期阶段，所以在具体的管理和操作中会出现很多问题，研究高校电子档案的管理模式势在必行。

一、高校传统的档案管理模式

高校作为人才培养的重要阵地，档案管理工作也是其综合实力的一种体现。高校档案管理的内容涉及高校各个方面以及人员的相关信息和资料，做好档案管理工作将会为高校创造出巨大的信息财富。高校传统的档案管理模式主要有以下几种。

（一）统一管理模式

高校档案的统一管理是指高校设有专门的档案室，配备专门的工作人员，具备专门的工作系统，从而对各种档案进行统一管理和服务。对档案进行统一管理的优点在于可以有效利用资源，节约成本，对档案进行专业的管理和保存。但是统一管理也存在一定的问题：一方面，统一管理对工作人员的专业素质以及对相关的工作体系的要求较高，所以相关的行政部门要制定合理的工作体系，对工作人员进行专业的训练和培养，以此来促进档案集中统一管理的专业化发展;另一方面，统一管理对档案的安全性要求较高，一旦档案发生遗漏或者丢失，就会造成巨大损失和严重后果。

（二）分别管理模式

高校档案的分别管理模式是指各学院和各职能部门将档案存放于本学院或者本部门进行管理。在档案的分别管理模式下，每个学院和每个工作部门都有自己的档案管理工作体系和档案存放处，并配备有专门的工作人员对档案进行管理和存放。分别管理模式的优点在于其相对独立，极大地方便了各部门和各个学院的档案查询和存放，节省了很多不必要的程序，提高了工作效率;缺点是也需要专业的工作人员和规范化体系，很多分院和职能部门缺乏相关的专业人员，容易造成档案管理的混乱。

（三）联合管理模式

联合管理模式是统一管理和分别管理相结合的模式。联合管理是高校最常用的一种档案管理模式。无论是统一管理还是分别管理，都有各自的局限性和弊端，所以将两者结合应用可以做到扬长避短。在这种管理模式中，档案管理人员将会对重要的机密性档案进行统一管理，以此加强档案的安全性;对于各部门和各个学院经常查阅和进行评估的档案則分给各个部门进行管理和存放，以便于各个分院和部门充分利用。在高校档案的管理和存放中，同时应用两种管理档案的方式，不仅可以降低档案管理风险，也可以提高档案的应用效率，从而适应高校工作的要求。

二、高校电子档案管理的现状

随着科技和经济的发展，传统的纸质档案管理模式已经不适应现代社会的发展。高校电子档案管理模式逐渐发展起来，但是因为这种管理模式还处于初期的发展阶段，还存在很多问题，具体如下。

（一）高校电子档案的安全性不高

在数据化档案资源开发和利用的过程中，难免会牵扯到档案信息的泄密、篡改等诸多安全问题，而在大数据时代下，这个问题将会进一步扩大。因此相对于纸质档案，电子档案的安全性和保密性并没有那么高。一方面，随着电子信息技术的发展，出现了很多黑客等盗用电脑信息的职业群体，这就给高校电子档案的保存带来了一定的挑战。保存电子档案的信息系统和电脑一旦受到破坏和攻击，档案信息就会泄露和盗用，从而给用户造成损失。另一方面，很多高校的数字化技术落后，对相关的病毒以及信息的保存没有建立有效的防御系统，也没有对电子档案采取严密的保护措施，这就对高校电子档案的安全性和保密性造成了威胁。

（二）高校电子档案的利用率不高

纸质档案信息化的目的是促进档案管理的规范化，提高档案利用率。因此电子档案的利用率应当成为高校关注的重点。目前很多高校虽然建立了电子档案系统，但是电子档案的利用率很低，究其原因，主要是很多高校的档案信息系统还不是很完善。要想增强电子档案的利用率，高校应当尽快建立线上电子档案信息系统，以此来保障高校电子档案管理工作，提高其利用率。

（三）高校电子档案管理模式有待升级

就目前国内高校电子档案管理模式来看，大部分高校档案管理模式注重的还是档案的收集和保管。虽然目前已经实行了电子档案形式，但是部分工作人员还是延续了纸质档案的工作程序，没有摆脱传统纸质档案管理的思维模式，将档案管理工作的主要精力集中在收集档案和保管档案上，未能提高对档案利用效率的重视。同时，高校电子档案管理的规范体系尚未形成，在电子档案的管理过程中普遍存在着工作方式落后、管理规范混乱的问题，严重影响了档案管理工作的有效性和持续性开展。

（四）高校电子档案建设投入不足

当前高校电子档案管理存在建设投入不足的问题，最为明显的是信息化技术及其操作系统的不足。首先，电子档案不同于纸质档案，对于数字信息技术的要求很高。但是目前很多高校的档案管理还停留在纸质档案管理阶段，对相关的信息化技术引进较少。其次，相关设备投入不足。电子档案管理既需要现代技术的支撑，也需要一定的办公环境和硬件设施。目前很多高校电子档案管理设施并不能满足档案保管的基本要求，从而严重影响了档案的管理效率。最后，专业人才的投入不足。一方面，很多高校档案管理人员都是二级学院的兼职人员，这样会导致工作职责不明确。兼职人员很难专注于一项工作，容易出现工作懈怠的问题。另一方面，一些全职的工作人员也存在专业化水平不高的问题。虽然有的工作人员从事全职的档案工作，但是他们所具备的专业素养不能满足工作的需要，从而影响了电子档案工作的管理。

三、高校电子档案管理模式的优化策略

通过对高校电子档案管理现状的分析可知，当前高校电子档案管理模式还存在很多问题，对此，提出以下三点建议，以期促进高校电子档案管理的发展和完善。

（一）加强高校电子档案的数字化建设

纸质档案的数字化是电子档案建设的关键基础和条件。很多高校的档案数据都是以纸质文档的形式提交的，这就严重阻碍了档案信息化工作的深入开展。因此，必须做好档案的数字化工作。首先，要做好教学档案的直接数字化，即引导教师按照数字化的要求提供电子档案材料。其次，要做好档案的二次数字化工作，即通过数字转换设备将现有的纸质档案材料转化成数字化的档案材料，或者建立数字化的索引目录。最后，还要对档案进行数字化方式的归类和整理，即将同一类型的档案保存在一起，从而促进档案的专业化管理。

（二）加强高校信息化建设，扩大电子档案管理人才的规模

首先，高校要扩大相关设备的投资。高配置的计算机和先进的操作软件是必不可少的。因此高校要加大资金投入，制定适合的资金配比，购入足够数量的计算机和软件，为档案管理工作提供一个良好的工作条件。其次，社会上的档案管理专业人才数量不足，高校可以进行自行培养。档案管理知识和档案管理技术是必须进行培训的，而大数据时代对档案管理人员提出了更高的要求：除了能存入、调出档案资源，还要具备数据收集、数据整理、数据分析等能力，以及设计、规划、维护等综合能力。

（三）加强高校电子档案的安全性和保密性建设

电子档案的安全性和保密性建设是高校电子档案管理工作的重要组成部分，因此要加强高校电子档案的安全性和保密性建設。首先，要加强电子档案收集信息过程的安全性。在收集信息的过程中，相关的工作人员和部门要保证用户的信息不被泄露，加强对用户信息的保护和保密。其次，要建立有效的安全防护系统，以保证电子档案系统的安全性。比如可以安装防火墙、杀毒软件等系统，保障电子档案的安全。最后，要强化整个电子档案管理团队的安全意识，特别是要强化网络安全意识，通过技术手段创造安全的网络环境，提高高校电子档案的安全性。

四、结语

综上所述，高校档案的管理模式是随着时代的发展而发展的。特别是在信息化社会的发展过程中，要求高校档案管理模式在档案管理的方式、方法以及技术上及时做出改变，以适应现代社会发展的需要。同时高校也要注意电子档案管理中的安全性等问题，通过提高档案管理人员的信息技术水平、培养专业化的工作人员等措施来促进电子档案管理工作的顺利推进。

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【本文系2020年度省社科联调研课题“中原学构建背景下的汉语国际推广研究”（SKL—2020—841）、2020年度南阳师范学院校级思想政治专项“地方特色文化资源融入汉语国际推广基地的建设研究”（2020SZ007）、2020年南阳师范学院校级决策研究课题“汉语国际推广发展机制改革”（2019WYJC13）的阶段性成果】

（作者单位：南阳师范学院地理科学与旅游学院）