投标文件的商务编制方法及注意事项

武黎霞

（山西省工业设备安装集团有限公司，山西太原 030032）

建筑企业在进行市场竞争的时候招投标是其中非常重要的一个环节，投标的成功与否可以直接影响到建筑企业的经济利益，甚至生存和发展。投标文件的质量问题对建筑企业来说至关重要，而投标文件的商务编制更是重中之重，建筑企业的管理人员必须要对其给予足够重视。

1 招标公告

招标公告为招标方结合招标项目的实际情况及需求，所提出的投标方资金、人员、业绩、信誉等方面的要求，投标单位可以根据了解招标公告，审视自身是否符合参与投标的要求，若符合，则需要在公告中规定期限内购买招标文件，并且准备好投标需要的资料，编制投标文件[1]。

2 投标人须知

2.1 投标保证金

通常情况下投标保证金分为两种形式：保函形式、电汇形式。

①若采用保函形式，则相关人员应当明确招标文件是否有保函开具银行的具体要求，若招标文件明确规定需要固定银行开具保函，则要根据其需求到指定银行开具保函。同时相关工作人员应当严格按照招标文件中规定的格式进行填写保函，尤其是招标项目名称、保证金额、工期的等信息的准确性。其次，要注意招标文件规定的保函递交形式，按照其要求进行单独递交或是装订进投标文件内；②若采用电汇形式，相关工作人员需要确保电汇单的填写内容与招标文件规定一致。

2.2 资格审查

投标方在阅读招标文件时必须要尤为注意招标方对投标方的各种技术、商务的动要求的相关资格审查条件，投标方需要满足其人员、设备、资金等方面的最低要求方可进行编制投标文件。

2.3 签字盖章

投标文件编撰人员应当严格按照标准进行签字盖章，期间若有疑问或问题应当及时与招标人进行了解、沟通，避免因签字盖章问题影响投标进程。

2.4 投标文件

通常情况下，招标文件中对于投标文件有电子版存储方式的要求，如有的需要用光盘进行存储，有的则需要用U盘进行存储。此外，部分招标公告要求在备份已经盖章签字后的文件时，若投标文件有改动，则该文件也需要进行相应的调整，因此相关工作人员应当注意。

2.5 装订要求

通常情况下招标文件对于投标文件的装订问题不会有太多要求，但有一点需要注意，即对于装订文件的厚度及纸张大小等细节，相关工作人员只要按照招标文件中的要求进行装订通常不会出错。

3 评标方法

我国目前的评标方法主要分为两种：经评审的最低投标价法、综合评估法。前者是指，项目的指标委员会按照评审规定的量化因素及标准，针对所有符合招标文件标准竞标方所给出的投标文件进行价格折算，并依据从低至高的投标价面向招标方推荐适宜的投标候选人。后者主要是指对无法利用前一种评标方法进行项目评标时，需要指标委员会按照规定的标准针对所有满足项目招标文件实质性要求的投标文件加以评分，并依据由高至低的次序面向招标方推荐中标的候选人。

4 投标文件格式

4.1 投标函及附录

相关工作人员必须要认真核对报价金额的大小写格式、开工时间及预期竣工时间、项目工程质量目标等信息，同时应当明确投标函的书写是整个投标文件中的重点，避免因格式错误导致成为废标。

4.2 投标方法人身份证明信息及授权委托书

投标方法人需要确保身份证明内的相关企业信息与营业执照上当信息相符合，以及留意招标文件是否有要求规定必须有法人亲自签名。同时，授权委托书上的签名必须为亲笔签名，不得使用电子版签名或印章等，对于部分需要进行公证的授权委托书要到当地的相关机关单位进行公证，同时对于公证机关所盖印章或钢印必须清晰。此外，相关工作人员需要确保由相关部门开具的公证证明要符合招标文件的要求。

4.3 相关资格审查资料

投标文件的编撰人员需要严格按照招标文件中对于资格审查资料的相关要求填写表单，对于其中规定需要提供的证明材料要附全，同时要确保相关材料的时效性。其次，要严格核对投标企业的财务情况报表中各项数据与后续附带的财务报表数据。

5 投标文件的检查与递交

投标文件编撰人在进行审核投标文件时需要优先检查文整，其次根据招标文件中的各项事项规定进行逐条检查。对于技术及投标报价相关内容要确保其同相关技术人员及报价人员提供的具体信息相符合，防止投标文件中信息与实际情况不符合，最终成为废标。此外，编撰人员在自行检验投标文件后需要同其他编撰人员进行交换检查，随后交由领导审查，最大限度降低错误率。投标文件在进行装订之后，还需要再从头检查一遍，避免发生页码错乱、漏印、错印的情况。除此之外，还要留意招标文件中规定的投标文件递交时间及其他的相关注意事项[5]。

6 防止编制废标的注意事项

6.1 授权委托书

部分招标文件中规定需要在开标时出示经过相关单位公证过的授权委托书，相关工作人员必须要严格按照招标文件中的要求准备相关材料，避免成为废标。同时，若招标方要求出具经过公证后的授权委托书，则一定要注意授权委托书上的日期是否在相关部门出具公证书之前，若是在其之后则会成为废标。

6.2 签字盖章

不同招标方对于投标文件的签字盖章要求也不尽相同，因此编标人员必须要严格执行招标方对于签字盖章的要求，避免因为签字盖章的问题成为废标。同时还需留意招标方是否对投标文件密封问题有要求，如骑缝处是否需要签字、盖骑缝章等。

6.3 投标保证金

通常招标方都会规定投标保证金需要通过银行保函或是现金担保两种方式。若投标方采用银行缴纳保证金则务必要合理安排时间，确保在缴纳保证金截止日期钱收款方收到保证金。同时对于收款方、账号等基本信息要确保准确，避免因为基本信息出错导致转账错误或未能及时转账，成为废标。

6.4 人员设备等符合招标文件标准

投标方的人员、设备、资金、信誉、业绩等方面必须要满足招标方的最低标准，避免因达不到要求而成为废标。此外，要严格遵守招标文件规定的工期、施工质量标准等。

7 信誉与业绩方面

7.1 建筑企业业绩

建筑企业在制定投标文件期间，商务编制时需要将自身的业绩情况纳入其中，其中主要包括建筑企业拟招标工程同类型工程业绩情况、项目经理拟招标工程同类型工程业绩情况等。具体的建筑企业商务编制时的业绩内容如下：

（1）同类型工程有质量和安全方面良好评价、投标人近两年有管理方面良好评价、投标人近一年为省级优秀骨干企业、投标人近一年无不良记录等等。注意：同类型工程是指结构相同的工程，一般不超过拟招标工程规模标准的50%，并在招标文件中载明。考核投标人和项目经理各一项同类型工程。同类型工程需经“国家或省有关公共服务或监管平台、诚信信息平台”公布（至少应公布招投标、合同备案、竣工验收备案信息），且应将该项目的中标通知书（已备案）、合同协议书、竣工验收证明的复印件、经“国家或省有关公共服务或监管平台、诚信信息平台”公布的该项目（招投标、合同备案、竣工验收备案）的网络截图清晰的编入投标文件，未经该平台公布的工程项目不予计分。

（2）良好记录是指质量、安全、管理、个人方面的良好评价。①质量方面：质量奖、优质结构工程；②安全方面：建筑安全标准化示范项目、建筑施工安全生产标准化考评优良项目；③管理方面：优秀建筑业企业、建筑安全标准化示范企业、建筑施工安全生产标准化考评优良企业、科技奖、绿色建筑创新奖、建设科技重大成果登记、施工工法；④个人方面：建筑业优秀项目经理。

（3）质量、安全、管理、个人方面良好评价：需经“国家或省有关公共服务和监管平台、诚信信息平台”公布，且应将良好评价所涉及的证书、证件的复印件清晰地编入投标文件。

7.2 建筑企业信誉方面

建筑企业相关信誉证明也是投标文件商务编制中非常重要的一部分，应当结合自身实际情况及国家对于投标文件的相关要求，出具单位诚信投标承诺书、提供的相关资质证照，同时需附在国家企业信用信息公示系统（查营业执照）、全国建筑市场监管公共服务平台（查单位及项目经理的专项资质）、全国认证认可信息公共服务平台（查体系认证证书）、信用中国、相关政府网站的查询记录且需要加盖投标人行政印鉴。上述信誉编制工作中需注意，要求投标人未被列入失信被执行人名单、行贿犯罪档案记录、企业及项目经理无不良记录，以“国家或省有关公共服务和监管平台、诚信信息平台”公布的信息为准。

此外，由于部分建筑企业规模大、业务涉及广泛，通常会出现跨省项目投标的情况，对于这种情况就需要投标文件编制人员做好相关备案工作，到相关部门开具备案证明。数据显示，当前部分建筑企业由于自身财务问题而与项目工程失之交臂，由此可以看出财务问题也是影响建筑企业投标的重要原因，基于此就需要投标文件商务编制人员到银行开具财务信誉证明及资产证明。

8 结语

综上所述可知，编制人必须要严格把控招标文件商务编制的每一个细节，并且要详细的研究招标文件，了解其具体要求，保证每一个环节都符合招标文件的标准，如此才可以最大限度保证投标文件的编撰科学性及准确性。