基于互联网的中学档案馆信息服务策略研究

张晨

摘要：对于中学档案馆来说，其基本功能是提供信息存储和管理，立足于基本功能，延伸出多种与之相关的信息服务功能。文章对中学档案馆信息服务功能定位进行简要概述，以某中学为例，设计调查问卷，了解该校学生对档案馆互联网信息服务的满意度，结合调查结果，总结信息服务存在的问题，针对问题提出提策略，旨在为基于互联网的中学档案馆信息服务水平提升提供理论参考依据。

关键词：中学档案馆;信息服务;互联网

一、以某中学为研究对象的中学档案馆信息服务现状调查

1.问卷调查方法

通过问卷调查形式，对中学档案馆信息服务现状进行分析，问卷调查的目的是真实地了解中学方档案馆信息服务方面存在的问题。首先，确定调查对象，本文以某中学师生作为调查对象。其次，设计调查问卷，本次问卷共设计9个问题，作答方式为闭卷。通过与该中学档案馆工作人员、用户等相关人员多次深入交流，结合专家意见，并参考了大量文献资料[2-3]设计问卷问题，其指标的设计具有较强的信度和效度，可操作性强。最后，确定调查方法。采用随机调查方法，向该校师生随机发放纸质调查问卷。

2.问卷发放与回收

本次共面向该中学师生发放问卷500份，回收469份，其中有12份填写不完整，最终得到有效问卷457份，问卷回收率为91.4%，具体问题项见表1。

3.调查结果分析

根据上述问卷中题目开展调查，具体调查结果见表2。

从表1中所得数据看出，被调查者对档案馆平台服务满意度维持在一般水平上，其中对网站信息服务的满意度为88.18%，对自助服务系统的满意度为93.22%，对新媒体平台信息服务的满意度为71.55%。其中，对新媒体平台信息服务满意度最低，新媒体平台是指微信和微博平台，说明该中学档案馆没有充分利用新媒体平台的优势开展对外服务。对网站信息服务的满意度虽然比较高，但是也说明一定问题。

从档案馆网络服务满意度中可以看到，网上查询服务和咨询服务的满意度分别为59.30%、62.58%，维持在及格水平范围内，这说明该中学档案馆的网络服务能力比较低，不能满足用户日常查询和咨询需求。个人资料保管服务满意度达到90.37%，这是因为个人资料保管是档案馆最基本的功能。

档案馆数字化服务满意度设置三个问题，分别为馆藏资源搜索和获取满意度65.86%、在线下载服务满意度47.70%、跨库、跨区域查询满意度56.45%，这充分说明该中學档案馆数字化服务无法满足用户实际需要，与数字化建设滞后有直接关系。

二、中学档案馆信息服务存在的问题

由上述问卷调查统计结果可以明显看到，中学档案馆信息服务存在很多问题，具体表现总结如下。

1.缺乏与用户的互动

虽然中学档案馆设置网站、自助服务系统和新媒体等平台，但是并没有加强上述平台的建设，并且没有充分利用这些平台的优势与用户进行积极的互动。出现这种情况的主要原因在于档案馆在很长一段时间内仍然没有充分意识到自身服务功能的延续，而是始终处于半封闭状态，导致档案馆社会属性被长期忽视。缺少与用户的互动，势必会造成档案馆与用户之间的信息交流受到阻碍。

2.信息服务方式单一

通过上述调查结果可以看出，中学档案馆网络服务仅能提供一些简单的查询和资料保存，虽然这些是比较基础的功能，但是被调查者的反馈仍然比较低，说明档案馆并未充分利用互联网实现对资料的精确查询与检索，无法满足用户的查询和咨询服务。究其根本，出现上述情况的原因在于信息服务方式单一，并且软硬件也没有及时进行更新，导致用户体验感差。

三、基于互联网的中学档案馆信息服务改进策略

1.充分利用多种平台，增加与用户的互动

根据实际情况反馈，建议中学档案馆不断完善网站和新媒体平台建设，及时更新网页和微信公众号内容，方便用户通过网页或者微信进行资料查询。尽量保证页面设计简单，但是要突出重点内容，使用户能够及时获取到资料。传统认知上，档案馆最主要的职能的使档案管理，学校师生如果想要获取学习资料，可以到网上或者图书馆进行查询，在此种认知上，广大师生很难主动参与，因此建议不同平台中增加相应的互动模块，充分利用互联网，加强信息化建设，并且加大宣传力度，使师生能够主动到档案馆查询自己所需要的资料。

2.创新信息服务方式，强化网络设施维护

对于师生用户所反馈的信息服务满意度，需要对服务进行不断改进，营造更为高效、安全的服务场景，提高服务效率与质量。要想实现信息服务创新，需要对服务质量改进的总体构想进行明确，并且对关键业务流程进行相应简化处理，提高信息服务质量。加强数网络系统软硬件建设，定期对现有设备进行维护，保证其使用功能，促进正常运，降低系统故障，提高网页运行速度。对于应该完善的配套设施，如监控、远程关闭、应急处理等，增加资金投入，不断强化上述功能，为档案馆正常工作提供前提保障。

参考文献：

[1]张东华，陈晶晶，武帅.微信息环境下档案馆微媒体服务探析[J].档案学通讯，2019，10（02）：37-42.

[2]张忠良.信息化时代创新档案管理服务模式探究[J].档案管理，2019，237（02）：96-97.

[3]李宗富.共建共享理念下公众参与档案馆志愿服务活动现状调查研究[J].档案学研究，2019（2）：88-98.