创新档案管理理念 实现档案管理信息化

张迪

摘要：在科学技术快速发展下，传统的档案管理已经不能满足社会发展的需要，档案管理工作还需按照实际的发展需要，坚持与时俱进，不断的创新管理的理念，提升档案管理信息化的水平，做好档案管理信息化的管理工作，促使档案管理工作可以更好的服务社会和经济的发展。本文主要从作者的实际工作经验入手，分析档案管理理念的创新方法，尽可能的实现档案管理的信息化。

关键词：档案管理;创新理念;信息化管理

分类号：G270.7

前言：档案是重要信息资源，是信息载体，是了解某件事物的工具，在新时代背景下，档案管理的工作正在不断发展，创新档案管理理念，实现档案信息化的管理十分重要。创新档案管理的理念、实现档案管理信息化可以有效的帮助资源利用，进而便于人们对其档案的查询和管理。

1 档案管理工作开展的信息化优势

1.1提升办公的效率

在传统的档案管理阶段，还需依据人工操作方式对其记录工作进行完成，信息化则是引入计算机软件，为文件资料的储存和收集等提供出便利条件，进而有效的提高档案管理工作的办公效率。

1.2实现资源的共享

档案传统人工手动进行操作管理是不能实现资源共享的，在这样的情况下，势必会对其档案资料的利益效率进行降低，降低档案资源的利用价值所在。档案资源因为不能实现共享，也会给信息和文件查找带来较大障碍。因此，在开展计算机软件信息化管理应用的时候，能够实现对每个独立信息档案的目录、内容进行分类和汇总，使得其可以形成一个体系，有效的提升档案管理效率。经过利用网络平台，实现把档案数字化、信息化、智能化，实现对档案资源的共享和利用。

1.3提高信息化的传递速度和安全性

在日常工作过程中，时常会出现信息的传递过程中文件丢失、损坏等，给档案管理工作开展带来不便。档案管理信息化能够保证文件传输的安全性，传递速度的快速。

2 当前电子档案管理的问题分析

2.1 管理体制的不完善

规章制度是任何单位企业都不可或缺的，特别是对于电子档案保存要求严格的单位来讲，档案管理体制可以说是核心体制。当前我国一些企业和单位对于档案管理制度的不协调性，管理制度的不健全等，企业、单位科室与部门之间的分工、交接工作的不协调，使得加深档案管理工作混乱。

2.2 缺乏专业化的管理人员

在当前电子档案的管理因为没有达到信息化、人工智能化的管理，依旧需要专业人员实施管理。电子档案在开展专业管理的时候，一些人员并不是专业的档案管理人员，并且当前绝大部分的档案管理工作是老员工进行兼职档案管理的，对其档案管理工作效率、创新都有着严重的阻碍。

2.3 缺乏投入電子档案的管理

在当前档案管理系统容易忽略其电子档案管理的理念和方法更新，忽视其档案管理重视，造成电子档案管理软件设备不能与时俱进，不能适应信息化时代下的档案管理新发展趋势。

2.4 电子档案的安全机制缺乏

信息化高速的发展下，一些单位和机构都是应用电子化的档案管理模式，黑客、病毒等入侵，使得电子档案信息损坏、丢失，主要是因为电子档案的安全机制没有建立和健全，管理人员的安全意识缺乏，造成档案管理工作有着较大挑战。

3 加强实施电子档案的信息化管理措施

3.1 对档案信息资源的管理制度进行建立健全

在现阶段档案信息化现状和未来的发展方向定位，制定出合适地标准，建立一个有着发展空间的档案信息化标准。在进行档案管理信息化实施的阶段，构建档案管理的信息化标准体系还需严格遵守下面的原则：第一是兼容性、第二是开放性的原则、第三是系统性的原则。兼容性、开放性主要是指档案信息化标准、信息技术行业和档案管理行业的互配阶段，控制各开放性的标准，进而避免重复性的工作。系统性原则是指在充分发挥出各标准规范作用条件下，加强各标准的联系、补充，使得整个制度成为一个完整体系。注意在完成档案信息化标准体系的时候，也要对其档案数据标准体系、档案信息资源的体系、档案信息化管理应用体系的完善。在对其档案信息资源管理制度的构建过程中，对其电子档案功能不断的拓展，进而优化资源库、软件系统。对于一个企业来讲，档案是否可以充分的利用和管理是比较关键的。企业若是没有一个完善的管理机制，那么也就不能有效开展档案管理工作。档案工作在整个企业的运营阶段，承担着后勤角色，虽然没有在前面冲锋陷阵，但是有着固有的特点，在企业发展阶段有着重要角色，可以说会支持企业发展。所以，企业还需尽可能的建立健全管理机制，建立清晰的管理体系，促使有效利用管理和管理档案，充分发挥出档案作用，为企业发展贡献力量。

3.2 提供信息支撑在构建

硬件和软件之间的相互支持，是做好档案信息化管理的先决条件，使用性能的优良和质量可靠的配套设施、硬件设施，自行开发或者是引进设计通用的信息化管理软件，将办公自动化的系统与档案信息化的管理进行结合在一起，增强信息储存量、档案储存量，全面的提升综合开发的能力，实现一体化，进而形成信息管理网络，有效的确保信息完整。

3.3 对档案网络信息化的安全进行保障

在档案信息化管理的时候，因为电子技术广泛应用，虽给工作效率和速度都有着很大程度的提升，但是还存在着安全风险问题。所以还需注重档案安全性。企业需要加强安全措施，档案管理的人员应该提高警惕感，采取数据备份、身份认证的方式，以避免黑客对信息系统造成的危害，落实档案信息化的安全管理工作，以防止病毒、黑客恶性的攻击，有效的提升档案信息化建设质量、效率。

结束语：

总的来说，档案管理信息化对于企业和国家都是很重要的。传统的档案管理主要是以纸质的方式，当前则是以电子化档案的方式，在快速发展的时候，企业档案管理若想实现与时俱进，还需与先进信息化技术进行结合，使得得到快速、合理、有效和科学的管理，对其信息化资源科学性、完整性和有效进行保护，确保企业的档案管理工作可以向着数字化的方向健康发展。

参考文献：

[1]汝玉平.创新档案管理理念 实现档案管理信息化[J].办公室业务，2017（20）：90.

[2]杨薇.如何创新档案管理实现档案管理信息化[J].科技传播，2017，9（16）：55-56+92.

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