试论水利工程项目档案信息化建设研究

作者简介：张艳茹（1975.06-），女，汉族，河北唐山人，大学本科学历，唐山市市区河道监管中心，馆员，主要从事档案管理工作。

摘要：2020年6月，新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）正式审议通过，这对于我国档案事业的发展产生重要影响，檔案界对此给予充分的关注，新法在旧法的基础上结合时代发展特点，加入“档案信息化”章节。档案信息化工作是在信息化技术不断升级、广泛应用的基础上产生的，水利工程项目档案信息化建设管理工作正在有序推进过程中，水利工程项目档案信息化建设管理水平尚未达到相应标准，难以满足工程建设需求，所以要注重此项工作的建设和管理。本文通过研究水利工程项目档案信息化的现实状况，在遵循水利工程项目档案信息化呈现的全面性、发展性、统一性特征基础上，充分认识面对信息化系统不全面、管理制度建设薄弱等水利工程档案信息化建设管理存在的实际问题，提出必须要提高重视程度，加强档案信息化建设管理，注重制度建设，配备所需的设施，注重管理的安全性，深入探讨建设管理方法。

关键词：水利工程;档案管理;信息化建设

水利工程项目档案主要包括水利工程项目建设、实施等各个环节产生的资料、数据、文件等，展示了水利工程项目建设具体情况，所以这类档案的价值较高。由于水利工程项目档案管理较为特殊，所涉及的内容相对而言较为繁杂，在这种情况下单单依靠传统建设管理模式，显然很难满足其实际需求。进入信息化时代，水利工程项目档案信息化建设管理与时俱进，将信息技术运用其中，保障档案信息的一致性和完整性，促进信息技术的先进性。然而，水利工程项目档案信息化建设管理往往会受到各种因素的影响，导致建设管理水平难以提升，有必要在提高认识、建立制度、配备必要设施、利用云服务技术、提高安全管理能力等几方面入手，加强建设管理。

1 新《档案法》中有关水利工程项目档案信息化管理的规定

1.1 水利工程信息化档案管理的本质特点

（1）档案管理具有明确范围。旧的《档案法》没有统一规定信息化档案的范围和管理标准，导致信息化档案在处理时缺乏标准参照。修订之后的《档案法》对档案信息化的含义做出明确解释，赋予电子档案一定的法律效力，和传统载体档案的法律效力相同，并且允许将电子档案发挥凭证作用。新《档案法》规定电子档案具备档案的本质属性，这项规定全面扩充了水利工程项目档案信息化归档的空间，确保信息化归档更加完善。这项规定使水利工程项目信息化档案的正规化程度逐步加强，信息化档案和纸质档案将具备相同的效用。

（2）统一性。新《档案法》出台之前，信息化档案载体形式较为固定，管理手段较为单一，因此只能根据纸质档案的管理模式，采取相同的信息化档案归档方式和管理手段，信息化档案和纸质档案的特点完全不同，按照纸质档案的管理模式很容易造成信息化档案归档、管理效率较低，仅能达到归档合格标准。所以，针对于水利工程项目信息化档案归档有必要出台统一要求，确保档案归档能够发挥出应有的价值。

（3）领先性。伴随着办公司自动化技术的逐步升级，水利工程信息化建设部门、项目业务管理部门急切盼望对信息化档案进行科学开发利用，水利工程项目信息化档案归档和管理产生的现实意义越来越明显。水利工程信息化档案经过科学存储，便于工作人员的查询和使用。完善各项软件、硬件基础设施，将同步带动档案管理人员专业技能的提升，将纸质档案的管理手段应用到信息化档案管理中，将信息化管理手段融入其中，促进水利工程信息化档案管理效率的提升。

（4）全面性。水利工程纸质档案的管理和水利工程信息化档案的管理应保持一致性标准，通过立法的方式提出管理要求。新《档案法》中明确了档案管理制度，以此作为水利工程信息化档案管理制度的重要参照，坚决做到依法管理，体现出管理工作的价值。

1.2 新《档案法》在推动水利工程信息化档案管理发展产生的积极影响

（1）重新定义档案的概念。修订后的《档案法》中提出，档案是对机关团体、企事业单位、各组织、个人在过去以及现在从事的各种活动中，产生的由价值的历史记录，以文字、图像、声音、图表等方式呈现。新《档案法》明确将水利工程项目建设实施过程中产生的各种档案囊括在内。

（2）确定档案的服务对象。新《档案法》中提到，档案管理工作通过收集档案、整理档案、保护档案，实现档案的科学使用，促进档案信息化建设能力提升，为我国社会主义事业服务，提升运用国家制度管理经济社会各项事物的能力，以此作为确定档案服务对象的前提和基础。

（3）提供资金保障。档案管理信息化对于硬件、软件提出了相应要求，然而要满足这些要求，实现信息化档案管理需要大量资金。新《档案法》中第三条内容提到，各级人民政府要重视档案事业的发展，将其发展经费纳入到政府财政预算中，促进档案事业快速发展，良好匹配国民经济和社会发展。这项规定为档案管理提供充足资金保障。

（4）分密级管理。信息技术的更新给档案管理带来前所未有的风险和挑战。《档案法》中强调，与国家秘密相关的档案，要严格遵守相关法律法规进行定密、解密、密集变更，管理和使用这类档案过程中要慎之又慎。这项规定提出了分密级对水利工程信息化档案进行管理。

（5）档案信息化的全面建设。新《档案法》中提出，档案信息化作为信息化发展规划的一项重要内容，通过立法的方式为水利档案信息化提供法律保障。新法中强调重视档案信息化建设工作，多措并举提升档案信息的安全性。加快建设电子档案信息系统，和业务系统、办公自动化系统连接起来。做好档案数字资源的保存工作，将传统载体档案进行数字化操作，形成档案数字资源便于保存和使用。新法中明确了档案馆的相关职责，创建数字档案馆、建立服务平台、实现资源共享，成为档案馆未来几年的具体工作目标。

2 水利工程项目档案信息化呈现的特征

2.1 全面性

水利工程项目档案信息化建设管理工作需要遵照相应规范，开展统一化管理，保障档案信息化建设工作的合法性。将信息化技术应用到档案管理工作中，能够确保档案管理各项工作更加细化、深入，提高准确性和全面性，规范管理制度，能够保证档案内容更加全面，有利于后续档案应用。

2.2 发展性

伴随着档案信息化建设管理工作的逐步推进，人们对于水利工程项目档案的需求不断提高，档案信息化建設管理要以基础设施为前提和条件，软硬件设施要配足配齐，将先进的信息管理系统应用到管理工作中，配备必备的计算机等工具，确保档案管理人员顺利开展工作。与此同时，档案管理人员面对新形势、新需求要加强专业知识学习，并主动掌握计算机、信息管理系统的操作方法，以饱满的热情投入到工作，彰显档案管理人员的专业素质和热情服务。

2.3 统一性

水利工程项目档案信息化建设管理始终采取传统的档案管理方式，以纸质档案管理方式为主，管理手段十分单一，档案信息载体形式较为固定。新《档案法》为档案信息化建设管理明确了范围，设定了方向，统一档案管理工作的具体关准，细化档案管理、分类归档、要求一致的档案载体形式，提高了档案管理的工作效率，实现档案信息格式的统一，并全面共享。

3 水利工程档案信息化管理存在的问题

3.1 水利工程档案管理面对信息化系统不全面问题

水利工程档案信息化管理需要应用到多种专业性计算机软件，具体涵盖水资源管理系统、电子信息管理系统、水质监测管理系统等。要保障上述所有项目同步推进的情况下，才能统一工作步调，目前沿用的水利工程档案信息化管理系统内容不全面，针对于各级水利工程档案开展的系统管理很难顺利推进。各类专业性计算机软件开发环境不同，程序编码不同，很难实现各软件之间的信息交互、资源共享，水利工程档案信息化管理水平亟待加强。

3.2 水利工程档案信息化管理制度建设薄弱

按照档案法规定内容，机关、团体、企事业单位、其他组织遵循国家规定将从事各类活动形成档案，应针对于档案管理工作实际制定工作责任制，并不断完善档案管理制度。水利工程档案管理要具备相应的规章制度，改善档案管理工作中出现的各种问题，对电子档案和纸质档案采取相同的管理方式。充分发挥制度在促进水利工程档案信息化建设方面的指导作用，信息化建设对于档案归档提出了具体要求，档案资料同时要具备两种形式，分别是电子形式和纸质形式，纸质档案要完成向电子档案的转化。

4 水利工程项目档案信息化建设管理建议

4.1 提高重视程度，加强档案信息化建设管理

水利工程项目档案管理机构作为档案管理的执行机构，首先要重视此项工作，将档案管理工作的重要性告之单位内所有员工。比如，开设专题讲座，积极创建档案信息化管理氛围，要求档案管理人员加强对档案信息化建设管理工作的意识。水利工程项目档案管理机构要合理分配档案信息化建设管理的工作任务，确定岗位责任，促进此项工作的实施。

4.2 注重制度建设

制度起到对档案信息化建设管理的约束性作用，从而保障档案信息化建设管理的顺利推进，因此建立相关制度十分有必要。构建档案信息化建设管理制度，要注重制度的全面性和可操作性，深入了解行业发展状况，结合水利工程项目档案特点和新《档案法》要求、国家政策，进一步规范档案收集、档案分类、档案整理、归档、使用等环节的具体操作;同时，学习国内外优秀做法，吸收相关经验用于逐步优化制度。尤为注意的是，伴随着档案信息化建设管理的发展，学习先进经验、优秀做法并非盲目照抄，而是要从水利工程项目档案自身特点入手，为实现档案信息管理制度的功能性提供保障。比如，档案处理各环节协调统一，充分体现出制度的规范性。

4.3 配备所需的设施

第一，提高档案信息化建设管理的工作效率，要以完善的档案信息管理系统为前提和基础。构建档案信息管理系统要统一各方面标准，充分体现出水利工程项目的特色，提高系统操作的直观性，便于工作人员使用。建立档案数据库，提供关键词搜索功能，便于工作人员快速查询档案，实施高校管理。水利工程项目档案资料为多项工作的顺利开展提供必备的数字信息、图像资料等，因此档案信息建设管理要充分保障数据库资料的全面性、客观性，定期审核数据库资料，保证信息资料完整。在审核的过程中采取对比的方式，对照原始数据查找档案信息资料是否完整，一旦发现存在缺失现象、资料内容错误，要利用档案信息管理系统立即完善，做好后续的校正和检验工作。第二，进入信息化时代，水利工程项目呈现出明显的时代特点，信息化档案管理要从配备充足的设施入手，结合客观实际购置档案信息化必备的硬件设施，选择硬件设施要注重兼容性和拓展性要求，避免设备功能性不达标而影响使用。购置硬件设施不仅要考虑到成本问题，还要考虑到利用硬件设施发挥的作用，明确工作目标，避免盲目购买。当前，档案信息化建设管理需求逐步提升，配备硬件设施不能只考虑眼前需求，要考虑到伴随着需求的提升，出现硬件设施不能满足需求的情况，因此要着眼长远，走好整体布局和战略规划，提高对硬件设施的扩展性要求，具备预留空间便于后期改造，以此来实现档案信息化建设管理整体水平的全面提升。

4.4 注重管理的安全性

需要指出的是，采取切实可行措施推动水利工程项目档案信息化建设管理整体水平实现提升非常重要，在这个过程中应加强档案信息安全管理，这在重要性方面不言而喻。其一，档案资料普遍非常重要，尤其是这些关键性档案资料，再者，档案资料具有不可再生性特点，为此，需严格依据相关制度规定做好备份及审核工作，尽可能确保档案资料的安全，尽量不出现遗漏及缺失等方面的相关问题。其二，要注重及时更新和升级档案信息管理系统，使得安全级别达到标准规定，这是有效规避安全事故的必要措施。其三，针对档案管理人员实际需要安排针对性培训活动，帮助他们积累专业知识，强化责任意识，为做好档案管理提供必要支持。其四，构建完善的安全管理机制，推行责任到人机制，如出现档案安全管理及损失问题，直接追究相应人员的责任。其五，创建具有可行性的应急处理机制。由于水利工程项目档案信息化建设管理具有其自身的特殊性，为此应结合其具体实际来拟定安全应急预案，以便能有效应对各种突发的安全事件。

5 结语

结合上文所述可了解到，我国颁布档案法并在实践中进行实施之后，在提升档案管理质量、切实充分利用档案，以及推动档案事业实现健康发展具有重大作用。2020年，我国在颁布新档案法时，专门增加档案信息化这部分内容，这就为开展水利工程档案信息化管理有提供法律依据支持。由于水利工程项目档案管理较为特殊，所涉及的内容相对而言较为繁杂，在这种情况下单单依靠传统建设管理模式，显然很难满足其实际需求，为此，借助信息化技术来强化信息化意识就显得极为重要，据此推动水利工程项目档案信息化建设管理水平实现提升，在这基础上充分发挥信息化价值，为水利工程建设事业实现健康发展保驾护航。水利工程项目档案信息化呈现全面性、发展性、统一性的特征，面对信息化系统不全面、管理制度建设薄弱等水利工程档案信息化建设管理存在的实际问题，必须要提高重视程度，加强档案信息化建设管理，注重制度建设，配备所需的设施，注重管理的安全性。

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