我国企业档案管理理念问题分析

作者简介：张文权，（1966.1-），籍贯：河北省滦州市，现有职称/职位：中级经济师，研究方向：金融。

摘要：在我国各项管理工作中最重要的一个方面就是管理理念，现阶段我国社会发展的速度是非常快的，因此企业在发展过程中的各方管理理念也要跟上社会发展的潮流。比如说财务管理理念，人员管理理念等，而其中被大多数企业所忽视的一个非常重要的管理理念，就是档案管理理念，档案管理工作是一个企业在发展过程中非常重要的一项工作，因此，档案管理理念及其方法应当伪造社会的不断发展而进步，应当实现高效科学，合理准确的管理，但是现阶段我国企业档案管理理念方面仍然存在着很多问题，本文就针对这些问题展开了论述。

关键词：婚姻登记档案;管理;问题;对策

1 前言

档案管理工作貌似是一項非常枯燥无聊的工作，而且有很多人抱怨档案管理工作的工作量非常大，并不重视该工作，这就导致了现阶段我国档案管理工作的发展相对来说比较落后，而落后的工作体制，而落后的管理体制以及管理理念，对于我国企业进行档案管理工作来说是非常不利的，一个企业在发展过程中会涉及到多方的业务和沟通往来，而档案管理工作主要是将企业在发展过程中的各项活动记录下来，为以后的发展提供良好的借鉴，而且企业在制定未来发展目标的过程中也需要借鉴之前的活动档案，因此，有一个良好的企业档案管理方法是非常重要的，而良好的管理方法是受管理理念所支配的，因此，现阶段我国企业在档案管理过程中，最重要的就是要转变自身的档案管理理念，充分的融合目前社会发展最为先进的东西，让企业的档案管理工作更上一个台阶，为企业未来的发展奠定良好的基础。

2 对我国档案管理工作以及档案管理理念的论述

2.1 档案管理工作

中华民族的历史是非常悠久的，而在这个悠久的历史长河中，我国早在古代时期就已经形成了一套比较完善的档案管理方式，现阶段所能了解到的一些具体史实都是经过良好的文献记录保存下来，而文献记录工作也就是早期的档案管理工作，可以从中获取一些历史人物以及对真实的历史史实，对于我国古代历史文化的研究是非常有利的，而我国现代化档案管理工作是从上世纪50年代后期开始的，从改革开放以后，我国的档案管理工作得到了大规模的发展，并且随着我国社会主义市场经济体制的不断完善，企业在进行档案管理过程中也在不断的变化档案管理体制和机制，目前来说，我国档案管理工作已经初步实现了智能化和信息化[1]这对于我国档案管理工作来说是一个非常大的突破，而且随着我国科学技术的不断发展，档案管理过程中也出现了一些新的功能，不只对于企业的发展来说是非常有利的，而且对于我国居民的日常生活也带来了极大的便利，笔者相信未来来在我国档案管理过程中会实现更好的发展和进步。

2.2 档案管理理念的发展

管理理念直接决定着一个企业的具体管理方式和管理机制，也是人们对于一切管理活动的基本认识，包括管理目标，行为价值取向等等一系列概念的理解和定位，而管理理念受制于现阶段人们的认知活动，也就是说管理理念从侧面反映出了人类社会发展的进程，同时管理理念的不断发展和变革也会受到人类历史发展规律以及发展现状的影响，因此，只有最符合当前社会发展的管理理念才会更有利于我国社会的发展，才会给我国各个企业的发展带来新的契机。我国的档案管理理念形成于单一的公有制和计划经济体制时期，在该时期我国的经济是非常有特点的，大多数企业都是在国家管控下进行相关工作的，因此，企业档案管理工作被看做是政府对进行管理的重要的部分，并且在那个时期我国企业的大多数档案最终的流向是国家各级各类的档案馆，而且管理标准也是与当时各个国家档案馆的管理标准保持一致。[2]在这种体制下，当时的档案管理工作相对来说是比较完善的，但是随着我国计划经济体制的瓦解，在社会主义市场经济体制下必须要有新的档案管理方式，但通过相关调查发现不同企业在档案管理工作中基本上都分为宏观和微观两大部分，而不管是哪一个部分都存在着由于历史发展所带来的许多矛盾和问题。要想解决这些问题必须要从管理理念下手，必须要保证档案管理理念是符合社会主义市场经济体制的。目前，随着改革开放的不断深化，企业的独立法人地位得到了很好的确认，而私营企业与政府之间的关系也在逐渐的调整，政企分离已经成了社会的共识，企业只要在一定的法律监督和引导下，就可以实现自身的发展和目标的制定，因此，企业的档案管理工作已经成了一项自主性的内部事务。[3]在这种背景下，有很多企业认为档案管理工作是序号，企业内部人力资源的一种行为，所以并不重视档案管理工作，这就导致了各个企业在档案管理过程中管理效果参差不齐，首先这不利于我国企业本身的发展，其次也不利于我国政府对企业进行良好的监督，最后对于我国居民的合法权益来说，也是一种侵害，因此，必须要对现阶段的档案管理理念和管理体制进行相应的调整。

3 现阶段我国企业在档案管理过程中存在的问题

通过以上的论述，可以发现在我国企业进行档案管理过程中，最主要的一个问题就是缺乏先进的档案管理理念，而这个问题就继而引发了很多问题。现阶段在社会主义市场经济体制下，我国企业在发展过程中拥有十足的自由，因此，我国企业的发展速度是非常快的，而高速的发展也就意味着企业在发展过程中所产生的档案资料信息比较多，因此，企业的工作人员的档案管理工作量是非常庞大的，再加上一些其他主观性因素的存在，也就导致在档案管理过程中出现了各种各样的问题，如果任由这些问题长期发展，不采取良好的措施进行解决，那么对于企业的发展来说就会形成很恶劣的影响，比如说容易导致决策失误的情况，所以首先需要对这些问题进行深入的分析，然后提出有效的解决措施，具体来说，我国企业在进行档案管理过程中，由于管理理念不先进所引发的问题主要有以下几个方面：

3.1 缺乏有效的管理体制

通过对我国不同类型的企业的档案管理工作的调研中发现，很多企业没有成立一个专门的档案管理小组或者档案管理部门，很多档案管理工作都是由行政人员进行的，这部分人员在管理过程中缺乏比较专业的档案管理知识的，因此，很多企业的档案管理工作做得非常混乱，这对于企业进行决策参考来说是非常不利的，而且特别是一些国有企业和事业单位在进行档案管理过程中，很多工作人员出现上班玩手机，不专心的现象。[4]这样的工作态度对于档案管理工作来说是非常不利的，非常容易出现档案管理丢失或档案整理错误的情况，这不只对企业的发展来说是一种损失，而且还有可能影响到居民的个人合法权益。造成这种现象的主要原因是由于缺乏和科学合理的管理体制，由于没有管理体制的制约，所以档案管理工作只是一种形式。[5]

3.2 保存形式单一

现阶段在我国很多企业的档案管理部门仍然采取着纸质版的档案管理方式，这种管理方式在一定程度上浪费了社会资源，而且不易保存，纸质版档案也在管理过程中经常容易受潮，字迹不清等现象，这对于保证档案的完整性来说是非常不利的。其次，一些书面文字的档案的保存，相对来说还比较容易，但是档案的形式是多种多样的，比如说视频，音频等，而这些档案在管理过程中所占的空间相对来说是比较大的，而我国很多企业的档案管理部门的占地面积并不大，如果不采取有效的档案管理方式，那么随着时间的流逝，档案管理的数量只会越来越多，会加重档案管理的难度和工作量。

3.3 档案管理人员的水平不足

在企业档案管理过程中，发挥主要作用的就是工作人员，而根据我国对各企业的档案管理工作的相关调查中发现，但大多数企业都缺乏专业的档案管理人员，而从事档案管理工作的人员，大部分都是行政文员以及前台工作者，而专业学习过档案管理的工作人员的数量是少之又少。很多人认为档案管理工作是一项非常簡单的工作，这种想法是非常错误的，由于现阶段我国企业发展速度是非常快的，因此，档案管理人员在这过程中所面临的档案管理程序和数据资料是非常庞大的，这就要求相应的档案管理人员能够迅速的摸清所有的档案管理规则和流程，并且针对各种繁琐的数据资料进行有效的分析整理和存储，所以说档案管理人员首先具备一些比较强的数据分析能力以及逻辑思维能力。因此，档案管理工作的难度还是非常大的，所以很多企业用并不专业的人员来进行档案管理是非常错误的，导致在档案管理过程中容易出现各种各样的问题，无法有效的实现档案的整理和利用。[6]

3.4 企业档案管理的信息化水平比较低

随着我国科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化时代，高新技术已经融入到各行各业的发展过程中，特别是大数据分析技术，已经为我国各行各业带来了比较大的，但是在我国很多企业档案管理过程中仍然采取的是比较传统的人力管理的方法，该方法管理效率低，而且经常容易出现失误或者遗漏的现象，不利于我国档案管理工作的顺利开展。而且有些企业的档案仍然采用的是纸质版的档案，相对来说，纸质版的档案管理难度更大，而且借阅的手续和难度也比较大。这些都是档案管理信息化水平比较低的表现，为了提高企业档案管理的效率，档案管理理念与档案管理方法要不断的更新和完善。

3.5 档案的利用率比较低

档案记录了企业在一个时间段内的所有经济活动以及运营活动对于企业的盈利和负债情况记录相对来说比较清晰，因此，企业在制定未来的目标和计划的过程中，应当对以往的档案进行充分的了解和把握，通过档案可以有效的实现对各种风险进行规避。[7]但是针对目前我国企业对档案的利用效率来看，大部分企业对档案的利用率相对来说比较低，在制定企业未来发展目标和计划时并不会参考档案，另外，由于某些企业档案管理体制存在问题，档案的信息并不能实现有共享，而且借阅的手续和难度往往是非常繁琐的，也严重影响了企业内部人员对于档案借阅的积极性。

4 加强档案管理工作的措施

上文中已经分析了在新形势下我国档案管理工作所面临的难题和阻碍，因为这些问题的存在，对我国档案管理的工作造成了严重的阻碍，对于企业的发展是非常不利的，因此，企业的相关负责人应该积极的采取措施进行应对，首先最重要的就是要转变企业的档案管理理念，引进最新的管理理念，但是只有管理理念是远远不够的，往往还需要一系列的配套措施，具体来说包括以下几个方面：

4.1 尽快制定各类档案管理法规

在档案管理过程中，需要有比较完善的档案管理法规，让相关企业在进行档案管理过程中严格按照相关法律规定来进行档案管理工作，让各项档案管理工作都有法可依，依法落实。这就需要我们国家尽快完善相应的立法工作，在立法过程中，充分的对我国企业在档案管理过程中所产生的问题和遇到的阻碍进行充分的调研，还有倾听各个企业相关负责人的意见，制定一套相对来说比较完善的档案管理法规，而该法规也需要随着社会经济的不断变革进行不断的完善。只有这样才能确保档案信息的准确性和可靠性，才能为企业的发展提供更加有力和可靠的数据支持。

4.2 完善监督体系

在档案管理过程中由于其中所牵扯到的利益关系相对来说比较复杂，经常出现收受贿赂，以权谋私的现象，严重影响了企业的经济效益和企业未来的发展，所以一定要制定一套比较完善的监督体系，可以设立第三方机构，在注册师对企业进行审计的同时，第三方机构要在一旁进行监督和旁听，对于审计过程中到各种违法乱纪行为进行及时的制止或移交有关部门进行依法处理。

4.3 培养专业的档案管理人员

良好的档案管理工作必须由掌握专业的档案管理知识和管理技能的人员来进行，所以各企业在发展的过程中，要注重对档案管理人员的培训工作，每年定期组织相关的财务人员或者管理人员进行档案管理工作的培训，并且将培训的结果纳入到工资奖金体系中，可以有效的提高培训人员的培训热情。其次，在我国的一些高等院校中，也可以设立专门的档案管理专业，作为研究生的二级学科进行广泛招生，这还需要充分发挥政府的扶持作用，共同致力于专业的档案管理人员的培养工作。

4.4 提高信息化的水平

目前我国科学技术飞速发展，各种高新技术的应用范围非常广泛，在档案管理过程中，也要加入高新科技，比如说大数据分析技术可以通过该技术建立相应的平台，可以有效的实现对档案的收集和整理工作，而且在很大程度上也方便了企业内部员工对于档案的提取和查阅。但是在加强信息化水平的过程中，要特别注意对档案的保护工作。

4.5 提高档案的利用率

首先要建立相应的数据库，对所需要查阅档案的人员开放相应的权限，让他们可以进行及时有效的提取相关的档案，如此一来，可以在很大程度上提高他们查阅档案的积极性。其次，还要强调档案对于企业制定目标和计划的作用，让企业的相关负责人重视档案的重要意义。

4.6 完善档案的管理条件

为进一步提高企业档案管理效能，必定要健全现代化企业制度，满足企业发展的基本需求。对此，企业经营者、管理者要从思想上重视企业的档案管理工作，增大档案管理所需要耗费的人力、财力以及物力资源，综合改善方案管理者的现代化信息水准，为增强档案管理效能奠定技术基础。根据企业的档案管理需求，要严格按照企业的档案数字化水平构建起信息化建设标准以及基本需求，创设良好的档案管理新环境，以便为档案管理配备先进的设备，构建起高效的档案结构布局，在档案管理平台上做好功能分区，严格按照特定的要求以及标准进行功能分区，保证档案的内容安全性。此外，可以有效探索如何使用网络云、办公自动化App、档案检索网络化等改善档案管理条件，丰富企业信息化的档案管控资源需求，健全企业的信息档案资源管控体系。而利用第三方的技术以及设备有利于实现馆藏纸质档案进程推进，实现数据信息的技术化，按照档案信息化建设的规范、标准，对档案资源的信息化收集、整理等进行综合分析。

5 结束语

综上所述，在我国企业发展过程中档案管理工作是一项非常重要的工作，而现阶段，我国企业在进行档案管理过程中首要的目标就是要转变企业的档案管理理念，同时，由我国政府和企业共同制定一系列的配套措施，不断地完善我国企业的档案管理工作，为我国企业的发展奠定良好的基础。

参考文献

[1] 徐拥军，张馨艺.档案管理在企业内部控制中的应用[J].档案学研究，2018（04）：23-28.

[2] 宫晓东.我国企业档案管理理念问题分析[J].档案学通讯，2017（03）：12-15.

[3] 汤男楠. 企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.

[4] 王晓君. 基于JAVA平台的企业人事档案管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2015.

[5] 路萍. 企业档案信息化建设研究[D].湖北大学，2014.

[6] 邵德宇. 企业档案管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2013.

[7] 刘晓. 国有企业体制改革中档案管理中心构建的探讨[D].云南大学，2013.

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