浅谈医院档案管理在医疗服务工作中的作用

王晓祥 王亚飞 田云峰 董键

摘要： 档案管理是医院一项重要的工作内容，科学高效的档案管理工作对于医院医疗卫生工作的正常开展以及医院改革发展都具有积极重要的作用。

关键词： 档案工作;管理;医疗;服务

随着现代高科技信息时代的快速发展，对医院的档案管理工作标准也日益提高，传统的档案管理模式已不能适应新时期档案工作的发展需求，档案管理工作的信息化、网络化、科学化已是必然趋势，医院档案规范化管理是医院发展的重要组成部分，是新时代医院管理发展的基础性关键，如何适应新形势发展需求，掌握运用现代化的管理手段和信息技术，充分利用档案信息资源，提高管理效率和管理水平，更好地为医疗、教学、科研服务，为医院改革与发展服务，实现档案信息资源共享，突显医院档案管理在医疗服务工作中的作用。

1 健全制度是档案工作的首要前提

建立健全完善的档案管理工作制度，是医院档案管理工作的首要前提。前一个时期多数医院没有相应完善的档案管理制度，导致一些档案资料管理的不规范、不统一，分散收集，分散管理，有的档案资料严重丢失，很多资料收集整理不完整，有些信息资料不健全，使得档案资料残缺不齐、杂乱无章，利用效率不高，开发信息利用率低，这种现象很难与信息化时代相适应，跟不上医院快速发展状况需求，只有建立健全档案管理各项规章制度，严格按照规章制度办事，才能彻底转变重业务轻服务的管理模式，牢固树立归档用档意识，落实档案工作责任制，强化制度的严肃性和操作性，把工作重心转移到档案管理与利用服务上来，以建立健全档案规章制度为目标，以历史记录为载体，更好地服务医院、服务临床、服务患者，以此来促进医院档案管理服务工作进一步提高。

2 提高素质是档案工作的发展需求

提高档案管理工作对于医院管理工作具有十分重要的意义，加强医院档案管理整体素质建设，全面提高从事档案管理人员素质将会对整个医院的工作具有一定的影响作用，档案管理工作者在具备一定的档案专业知识的基础上，还必须具备坚定的政治立场和良好的业务素质与工作能力，做到政策性、原则性和服务性的有机结合，才能适应医院档案发展的需求。档案管理工作是一个不断收集新的档案资料、合法利用档案历史资源的过程，由于长期历史遗留等方面的因素，档案专业管理人员缺乏，不具备专业医学知识和档案管理知识的档案管理人员，档案管理人员的年龄结构、专业知识老化，其专业知识面淡薄，难以适应新形势下档案管理工作的需求，极大地影响着档案管理人员自身素质的提高，作为档案管理工作者必须热爱档案工作，具有创新思维，理论知识全面，依靠科技进步追求，强化档案工作人员的信息素养，切实增强紧迫感、使命感和服务意识，提高档案管理人员的专业知识和综合素质，深化档案管理工作者理論知识的管理学习培训，拓展视野范围，充实理论内涵，营造注重学习、善于学习的浓厚氛围，以学习促进步，以培训促成长，做到学以致用，落到实处，将理论知识运用于档案管理实际工作中，推进档案管理工作逐步提升到一个新的台阶。

3 人才建设是档案工作的培养途径

档案管理工作的特殊性质特点与发展方向，要求档案管理工作者要具有相对的工作稳定性和连续性，目前档案工作者普遍存在兼职人员及工作调整频繁的情况，不仅影响着档案管理工作的提高和对工作情况的熟悉延续性，同时也给档案工作带来相应的负面损失，面对新时期医院档案工作需求，思想认识、长远规划还有欠缺的地方，档案人才队伍建设缺乏总体性和目标性，不能从全面培养管理者综合素质和档案事业长远发展的高度来认识档案人才队伍建设的重要性，为加强档案人才队伍建设的途径，要想办法为档案工作者创造良好的工作环境，搭建更好的学习平台，提供更多的锻炼机会，立足目前档案人才队伍缺乏，要对现有人员状况进行科学分析，制定长期档案人才管理使用计划，激发档案工作者的工作热情，切实为档案专业人才的培养创造积极条件，加大岗位学习培训教育力度，建立行之有效、科学规范的教育培训成长体系，做到有规划、有步骤、有方向地引进档案专业技术人才，将有文化基础、有专业技能、有自身素质的档案管理人才充实到档案队伍中来，合理配置、大胆使用具有创新意识、专业理论知识和专业技术特长的档案管理工作者，鼓励他们强化档案专业理论研究和实践探索，增强档案管理工作者的自豪感、成就感和责任感，以此来促进档案人才队伍建设培养体系的有力落实。

4 基础设施是档案工作的重要保障

随着档案信息化建设的迅速发展和科学技术的进步，过去简单化的档案管理模式已经不适应新时期医院规范管理的需要，一些医院由于多方面的原因限制，在硬件基础设施上还投入不够，导致档案管理设备落后，工作效率不高，信息共享成为困难，档案管理工作发展缓慢，已经不能够满足档案的发展需求，随着高科技时代互联网技术的应用，计算机技术的普及，档案管理工作呈现出新常态，注重档案管理工作的发展，加大对档案管理基础设施的建设资金投入，档案工作需要建立科学、规范的档案管理系统，改变传统的老式库房管理现状，满足档案工作技术融合，跟上时代发展步伐，借助利用现代化高科技技术来提高档案的工作效率与质量，尽快实现档案管理智能化和智慧化档案管理平台建设，实现档案库房网络化、智能化、人性化、科学化，创新整个档案产业日常管理模式，建立适宜保管档案资料的专用库房，引进现代化技术和配备现代化的办公设备，采用专用的医院数字化、信息化档案管理系统，实行计算机管理，实施电子档案技术平台，提高档案管理的工作效率，切实将在档案信息管理应用上实现规范化、系统化与便捷化，只有完善档案管理基础性设施建设，才能更好地为档案管理工作提供安全有效保障作用。

5 信息共享是档案工作的中心任务

医院档案管理信息化建设，正确理解认识档案信息资源共享做好档案信息开发利用的前提，只有规范医院信息资源的管理、使用和服务，重视档案信息的开发利用，才能更好地发挥档案的信息共享作用，也就是对档案信息进行收集、分类、整理、排序、编目、检索以及归档保存、查询、开发、利用等信息服务各个环节，通过运用先进性的高科技信息化技术手段，将原纸质档案管理方式转变为电子管理模式，档案管理工作要紧紧围绕医院中心工作任务来开展，重视档案基础性工作与信息化建设，扩大档案的收集范围与档案归档质量，引用档案信息化网络平台建设，建立专门的档案资源信息数据库，有效地保证档案管理实现电子化、数字化，详细整理、分析各种形式的档案数据，进而为档案资料的高效储存、集成整合、信息利用提供保障，合法实现信息共享提供档案资料相关服务职能，切实将档案信息资源互联互通，档案工作者要树立必要的信息化服务意识和责任意识，坚持以人为本，建档用档，体现档案资料的价值和作用，历史档案信息已经成为医院建设、领导决策、科研教学和行政事务管理等工作的重要依据，在医院整体工作中发挥着越来越重要的作用。

6 开发利用是档案工作的价值体现

档案作为一种载体，是一种珍贵的历史资源，在当前信息社会、大数据时代，其价值和作用日益显现，要充分认识档案工作的重要性，理解做好档案开发利用的要义，有助于提高档案管理水平，促进档案管理工作的整体发展，采取有效的方式方法，挖掘档案的潜力价值，对档案信息资源进行合理地开发利用，是医院改革发展的需要，是有益于服务经济建设的需要，是顺应于档案开发利用的需要，是有助于推进档案工作深入开展的需要，传统的档案管理模式与管理手段，仅仅侧重于档案的收集分类、归档立卷等事务性和安全保管性工作，对档案的应用也多是提供查阅、检索等简单服务过程，对档案信息的应用也多限于管理工作方面，利用档案信息资源的开发利用的标准仍然偏低，推进档案开发利用信息技术手段，只有充分认识档案作为信息资源的价值，就要研究档案开发利用工作中存在的问题和做好档案开发利用的方法措施，通过档案工作者的开拓创新，采取多种方式，深入开发档案信息资源，拓展信息应用领域，档案工作者只有以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得需求者的满意，才能充分体现档案管理的开发利用价值。

7 依法依规是档案工作的制度体系

档案管理是医院管理制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，无论从医学方面的学术研究、科技交流，还是到医院的行政管理、法律纠纷、事务性工作，无不依赖于医院的档案管理服务工作，医院作为特殊公益性服务行业，依法管理、依法行医已经成为從医行业的行为准则和服务规范，必须高度重视医院档案的依法管理性，档案部门在促进档案管理发展过程中，要适应卫生体制改革的发展，认真抓好落实《档案法》及实施办法以及相关配套的有关档案工作的行政法规、条例的学习、培训和组织实施，医院档案管理工作要在认真执行国家《医药卫生档案管理暂行办法》、《医学科学技术档案管理办法》等的前提下，严格遵守法律法规，紧密联系医院改革发展实际制订本单位的档案规章制度体系，将档案工作诸个环节通过科学的规章制度来达到制度化、规范化和标准化管理要求，确保档案管理信息能够更好地、有效地为医院的各项工作服务，促使医院档案管理工作有法可依、有章可循。

8 强化宣传是档案工作的观念转变

重视和加强宣传档案管理非常必要，即是一项长期性的工作任务，也是医院必须加强的基础性工作，强化宣传档案管理意识，首先要充分认识档案宣传工作的重要意义，拓展宣传档案意识和途径，明确归档收集的范围，是宣传档案工作的依据，以此来推进档案宣传内容的丰富;其次，宣传工作引导力不足，大家对档案工作的认知度不高，对于可利用档案来获取信息资源的意识不强，可获取的档案资料信息内容以及获取的途径和方法都不慎了解，档案资源利用率不高，可利用的领域也比较狭窄，只有宣传档案归档的重要性，增强归档意识，档案的信息利用价值才能得以最大限度的实现。确保档案资料的收集、完整与安全，医院宣传档案要针对医院开展的重要事件、时间节点来进行真实记录，能够为科研教学、编写院史等提供详细、真实的历史实材，丰富多彩、形式多样的档案宣传工作将医院发展历程和所取得的成绩更直观地展现出来，即对职工具有较好的归档教育意识，也能够为医院宣传提供重要的信息支持，更好地发挥出宣传档案在医疗服务工作中的作用。

参考文献

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