信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力

徐国洪

摘要： 随着信息时代的到来，信息时代档案管理越来越受到人们的重视。因此，在新时期，信息时代档案管理工作者要掌握信息技术，做好信息时代档案的系统收集、管理、查询、分类、整合工作，形成信息时代档案管理链条，简单有序。同时，信息时代档案管理工作者应具备综合素质，分析传统信息时代档案管理的弊端，补充管理中的不足和漏洞，创新信息时代的信息时代档案管理，以推进本单位信息时代档案管理改革。

关键词： 信息时代;信息时代档案管理;工作者;素质;能力

1 前言

一般文件管理非常复杂，内部容量很大。传统的信息时代档案管理只能依靠管理者的手工调整，管理空间有限，难以真正实现有序管理。在当下信息化模式进入各行各业的同时，信息时代档案管理也抓住新机遇，开展网络化管理，充分发挥信息时代档案的价值。对此，只有提高信息时代档案管理工作者的素质和能力，信息时代档案管理才能在信息时代凸显其潜在价值。

信息时代档案工作要求细致严谨，工作步骤多、环节多、程序多、耗时多，致使完成任务的时间弹性比较大。信息时代档案管理人员必须具备较强的责任心，一丝不苟的、一步步的地做好信息时代档案工作，保持归信息时代档案卷的齐全完整和质量，以确保其作为历史证据的可靠性。信息时代档案管理人员还要具备健康的心理素质，适时调整心理状态，有较强的自制力和自控力。要耐得住寂寞

必须具备专业理论知识随着计算机和信息网络技术在信息时代档案工作中的应用和发展，对于信息时代档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。

2 信息时代档案管理工作者面临的新要求和新情况

2.1 信息时代档案管理工作者面临的新标准和要求

就信息时代档案管理工作的实质而言，其构成要素为三个，分别是信息时代档案管理的目标对象、物质基础和主体，也就是信息时代档案资源、条件和管理者，这些都是缺一不可的。要对三个要素进行正确有效的处理，加强统一性以及一致性，才能够为信息时代档案管理工作的有效开展提供保障。在这些要素中，管理者有易变性的特点，和时代发展和行业形势之间具有紧密的联系。所以，在信息时代背景下，就需要提升管理人员的能力和素质，为信息时代档案管理工作有效性的提升提供保障。

2.2 信息时代档案管理工作者面临的新情况

首先，信息技术在很多领域中都得到了广泛的运用，在信息时代档案管理中也得到了有效的运用，为信息时代档案管理信息化平台的建设提供基础。现阶段，社会发展速度较快，进而对信息时代档案管理提出了新的要求，也就是除了发挥记录功能之外，还要注重在社会实践中的运用和效果的发挥。对此，要全面提升管理的有效性，进而提升管理的便利性，为信息时代档案的查找以及利用提供便利，减少管理工作中的问题以及不足。信息化具有便捷的优势，促进管理信息化平台的建设，能够通过网络和大数据，快速地收集信息并进行整理。这也要求信息时代档案管理人员要提升自已的技能水平，进而满足新时代下信息时代档案管理工作发展的需要，促进信息时代档案管理工作的发展，提升科学性以及系统性。其次，信息技术的运用，改变了传统的信息时代档案管理方式和手段，虽然当前还是有纸质信息时代档案存在，然而电子信息时代档案才是趋势，是将管理和信息网络进行结合。这就要求信息时代档案管理工作者具有综合素质能力。再次，在信息时代档案管理中运用信息技术，要充分发挥出技术的优势，就需要管理人员具有较强的计算机操作水平，可以有效地运用各种信息技术。最后，信息时代档案管理工作者还要结合大数据时代，学会升级更新等技术的操作，确保信息时代档案资源安全，这也是信息时代档案管理中的重要组成部分。

3 信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力

3.1 坚定的政治素养是首要的关键素质

信息时代档案管理看似简单，但实际上要求高标准。它需要信息时代档案工作者的责任感和社会服务意识。然而，这些责任和服务意识很难评估，均在很大程度上取决于信息时代档案管理员的意识。在单位中，信息时代档案管理员可以访问单位的核心数据，而一旦这些内容被泄露和出售，将产生不可预测的影响。由于缺乏政治素养和法律观念，信息时代档案管理工作者的保密、安全维护、验收和检查意识自然会降低。所以从根本上说，信息时代档案管理是存在泄露信息漏洞的。尤其是在信息代背景下，在信息时代档案信息处理方面，信息时代档案平台还建立了共享模式，信息泄露危险性加大。信息时代档案管理工作者一旦失去对单位的忠诚和正确的政治认知，不仅信息时代档案信息更新缓慢，而且更容易产生内部问题——信息泄露，使单位的活动不可持续。此外，当收集的信息时代档案存在欺诈行为，或者收集的文件被随意篡改，那么相应的信息时代档案管理工作就毫无意义  [1]。基于此，信息时代档案管理工作者需首先具备坚定的政治素养。

3.2 良好的道德素养是必备的基本素质

信息时代档案管理人员应在信息化模式下形成职业化。目前，一些信息时代档案工作者存在量入为出的心态，或者根据以往的經验，老一辈可以照搬，但不能积极创新，使信息时代档案工作停留在原来的模式，问题逐渐积累，无法消化。高素质的信息时代档案工作者应具备信息理论。首先，在接触本单位相关数据和信息时，不应流言蜚语，而应保持沉默，客观审核数据，做好数据归档工作，需要具备一定的信息处理能力，尤其是纸质、电子版的交叉处理的能力。它应规定数据的哪些部分需要在两个不同的方向上进行保留，哪些部分的数据只能以电子方式存储，哪些部分的数据不适合在计算机中存储。信息时代档案人员应具有信息敏感性，能够结合单位活动和对人员的了解，进行审查和改进数据，能够在短时间内实现多部门联动，建立数据库。

3.3 敏锐的信息素养是时代要求的必备能力

信息时代档案人员应具备信息收集、信息筛选和信息评价的能力，能够独立、系统地收集信息，能够在几秒钟内自由区分信息的类型和完整性，进行总结和统计，能够从多个客观角度审视信息时代档案工作，而不是建立一个只限于自身主观思维的信息系统，毕竟信息时代档案管理工作还是要方便单位或企业获取和使用信息，使信息在时限内发挥应有的价值。同时，信息时代档案人员应挖掘信息时代档案信息中蕴含的潜力，根据现有单位活动收集相关数据，供领导决策参考，跟踪信息时代档案数据产生的效益，评估数据的价值  [2]。

3.4 扎实的职业素养是核心的能力与素质

目前，各单位的信息时代档案管理仍处于边缘地位，但这种职业又离不开企业。信息时代档案工作和信息时代档案工作者容易被边缘化，只有扎实的工作技能和良好的工作意识，才能做好这份信息时代档案工作。信息时代档案工作比较枯燥，需要细心和耐心。同时，员工应该能够承受这些枯燥，并具有不屈不挠的精神。信息时代档案岗位需要专人维护和操作。在信息化模式下，信息时代档案工作者不仅要被动地处理自己的工作，还要积极地开展归档、资料整理、编目、鉴定、著录、信息时代档案保护等活动，建立信息时代档案数据库，熟悉网络信息时代档案工作流程。目前，为了逐步加快信息时代档案工作的信息化进程，信息時代档案信息功能正在逐步完善。员工应与时俱进，不断与同行交流经验，结合中国相应的政策和标准进行阶段性创新  [3]。

4 提高人事信息时代档案管理人员素质的途径

4.1 不断加强思想作风和工作作风建设

思想修养是信息时代档案工作的第一要素。既要精通信息业务，又要清正廉洁，有公平感，注重理论与实践的结合，根据本单位信息时代档案管理的特点，对信息时代档案管理进行分析。信息时代档案管理不应局限于岗位，而应了解本单位的业务模式和本单位财务人员的业务状况，明确本单位未来发展的指标和方向，然后通过综合数据为本单位提供具体依据。在企业内部开展文化建设，奖励信息时代档案人员，鼓励信息时代档案人员主动创新  [4]。

4.2 继续加强学习、培训和教育

对于信息时代档案管理，可以建立一个评估系统，在学习和培训后进行评估。要从党的针尖出发，研究党的政策制度，落实信息时代档案信息工作干部培训机制，构建内部劳动竞争模式，相互追赶，学习先进技术。我们可以将国家信息时代档案局的信息展示和信息论坛结合起来，开展互联网智能信息时代档案成果学习，逐步从信息时代档案的碎片化模式转变为集成化模式，尽可能在信息时代档案平台上实现完整的集成交互，减少信息操作的重复性。在学习过程中，通过阶段分数和绩效分数进行相关绩效评估。我们应该在内部为信息时代档案管理员提供学习空间，并扩大外部交流机会  [5]。

4.3 更新服务理念，增强创新意识

信息时代档案不仅仅是一项保存工作，信息时代档案也不仅仅是一个保存空间。合理利用信息时代档案，充分发挥信息时代档案应有的价值，树立主动服务意识，结合历史信息时代档案管理中存在的问题和漏洞进行补充，制定管理流程和参考方法，积极向部门传递重要文件，并注意建立信息管理的安全保密制度。应设计文件访问和使用权。借助信息管理平台，实现信息时代档案部门的联动，及时为部门活动传递配套信息时代档案内容。

5 结语

在信息化模式下，信息时代档案管理逐步取代传统的管理模式，实现了全面、科学、智能的管理模式。由于信息时代档案管理工作的复杂性和琐碎性，在工作中应充分结合传统管理和信息管理，不应过分依赖单独的管理形式。信息时代档案管理人员应具有较强的政治意识、道德素质和信息素养。通过本单位提供的学习条件和网络学习空间，不断学习精神和专业知识。了解时代对信息时代档案管理的要求，能够围绕单位、企业信息时代档案管理的重点进行创造性思考。

参考文献

[1]  郝昕.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].建筑工程技术与设计，2018（9）：3267.

[2] 张侠.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].青年与社会，2019（9）：342.

[3] 李君彦.浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].中国管理信息化，2019（4）：117.

[4] 朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].企业家天地下半月版，2018（5）：145-146.

[5] 苏丽华，田滨海.浅谈新时期信息时代档案管理人员的素质培养[J].哈尔滨职业技术学院学报，2018（2）：113-114.

[6] 试论企业文书档案管理存在的问题及解决策略[J]. 杜俊英.办公室业务.2020（23）

[7] 浅谈机关文书档案管理的信息化建设[J]. 陈实.四川劳动保障.2020（11）

[8] 医院文书档案信息化管理模式的构建研究[J]. 刘倩伊.中小企业管理与科技（上旬刊）.2021（01）

[9] 信息化背景下医院文书档案管理流程优化研究[J]. 郑梅.城建档案.2020（12）

[10]  信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J]. 张静.兰台世界.2020（S2）