谈信息化对婚姻登记档案管理工作的促进作用

摘要：随着信息联网技术的发展，信息化技术也逐渐深入到各行各业中，我们也迎来了信息化时代，在这个时代下，很多行业内的生产与管理都可以与信息化技术相结合，可以很好地促进行业的发展。在婚姻登记档案管理行业中，也逐渐引入了信息化技术，对婚姻登记档案管理现代化产生了一定的影响，但是在这个过程中也产生了很多问题，本文就真的这些问题提出了相应的解决策略，希望给相关的部门提供一点借鉴。

关键词：信息化时代;婚姻登记档案管理;促进作用

1前言

我们每個人的阶段性成长，以及每个企业的发展进步，都有一定的档案，而我国对婚姻登记档案管理的要求也是十分严格的，又加上我国人口基数大，经济发展迅速，我国的婚姻登记档案管理内容体系十分庞大，单纯通过传统的人工婚姻登记档案管理模式，很容易出现失误的情况，因此，谁着时代的发展，我国婚姻登记档案管理也开启了现代化的进程，信息化技术在婚姻登记档案管理现代化过程中产生了很重要的作用。

2对婚姻登记档案管理以及信息化技术的基本概述

很多学者对档案的定义就是当完成一件事情以后，对该事情的总体计划和总结所形成的相应文件，对这些档案进行管理是十分有必要的，可以方便后人对于某件事情的调查与研究，也可以方便人们的日常生活，比如说户籍婚姻登记档案管理，车辆交通管理等，这样这些记录可以按年为周期变成相应的档案，可以为后续的工作提供有用的数据参考，并且可以进行长期的保存。但是由于婚姻登记档案管理涉及的行业范围十分广泛，内容体系也十分复杂，所以婚姻登记档案管理的工作是十分庞大的，在传统的婚姻登记档案管理过程中，大部分是运用人力来进行管理，很容易出现档案遗失等情况，随着时代的发展，信息化技术的出现给婚姻登记档案管理模式的转变提供了一个很好的发展契机。

信息化技术可以说是一种信息数据的处理方法，通过互联网技术完成对信息的收集，整理，分析，处理，存储。能够完善对数据信息的处理流程和处理手段，让信息的处理更加及时准确，在一定程度上解放了劳动力，改善了传统由人力进行数据处理中产生的不足。婚姻登记档案管理的本质就是对某些信息进行收集和存储，因此要当管理过程中完全可以应用信息化处理和分析技术，让管理工作变得更加有效，更加准确[1]。

3信息化时代下婚姻登记档案管理的新特点

3.1拥有大量的数据资源

我国需要进行婚姻登记档案管理的行业有很多，婚姻登记档案管理的数据来源也十分广泛，婚姻登记档案管理的形式也多种多样，主要有两种形式，一种是由各种企业的业务部门所含的数据信息转化而来的档案信息，另一种是由各种图片音频转化而来的档案信息，不管是对于哪一种档案资源，都需要进行妥善的保管和处理。随着信息化分析技术在婚姻登记档案管理过程中的运用，通过建立相关平台，可以加快相关部门对于这些信息资源的收集，处理，存储。

3.2完善的数据管理体系

在信息化时代下，通过建立相应的平台和数据库，通过连接各个企业的互联网客户端，输入一套婚姻登记档案管理的模型，在之后的婚姻登记档案管理工作中，就可以实现信息结构的自动化处理，不仅可以快速准确地对信息进行自动收集和存储，还可以通过相关模型对数据进行定向的分析，得到想要的结果，另外还可以通过云技术将信息储存到云端，不仅扩大了信息储存的数量，而且加强了信息储存的保密性[2]。

3.3高强度的保密性

婚姻是社会中大部分人必须要经历的一件人生大事，而且在婚姻登记过程中所涉及到的个人信息相对来说也是比较多的，因此，婚姻登记档案也算是个人的私密档案，这也就对我国婚姻档案登记管理工作提出了更高的要求，必须要保证档案管理的保密性，不得泄露婚姻登记双方的个人信息。而且也是符合我国法律规定的，如果一旦出现婚姻档案登记泄露的情况，那么会对当事人的日常生活造成严重的影响。因此采取一切措施保证婚姻档案管理工作的私密性是非常有必要的，通过大数据分析技术以及云端储存技术，可以有效地实现婚姻档案管理的私密性，其次，由于在婚姻维持过程中，当事人的主观意志发挥的作用是非常大的，所以婚姻的持续时间是很难预估的，这也就导致婚姻档案的保存期限也无法进行确定，这也就意味着婚姻档案的保管期限与婚姻档案的保密期限在大体上是一致的，只要婚姻关系仍然合法有效，那么婚姻档案管理工作就必须要保证私密性，而整个私密性保管的时间就是婚姻档案的保存期。

3.4专指性比较强

在确定婚姻关系的过程中，首先需要对当事人双方的个人信息进行充分的了解，该信息主要包括当事人的出生日期，家庭住址等非常私密的信息，所以专指性是非常强的，因此，我国在档案管理过程中，将婚姻档案管理列入了专门的档案管理工作，而婚姻档案管理在婚姻持续过程中，还在不断地进行更新，如果婚姻状况一旦发生改变，那么档案的内容也会发生更改，因此，婚姻档案搜集的是婚姻当事人从缔结婚约以后的所有信息。在这个过程中，确保信息收集的准确性是非常有必要的，如果出现信息不实的情况，那么很有可能存在着骗婚的风险，对于当事人某方的利益来说，是非常不利的，而且也已经违背了我国相关法律的规定，再次在婚姻档案的保存过程中，相关部门一定要确保婚姻档案管理的完整性，这其中也体现了婚姻档案管理的专指性。由于婚姻档案的这些特点所以对婚姻档案的管理更应该严格，在信息化时代下可以借助一些信息技术来实现婚姻档案的高效管理。

4信息化对于婚姻登记档案管理工作的概述及重要性

现阶段在我国婚姻登记档案的管理过程中，信息化技术得到了广泛的运用，比如说各种计算机，互联网技术，而这些技术的应用在很大程度上提高了档案管理的效率，同时也为档案管理提出了更高的要求。在信息化的背景下，婚姻登记档案管理主要是指将现代信息技术与档案登记管理工作相结合，从而实现婚姻登记档案管理的现代化进程，同时在这个过程中还要对于各种网络资源进行整合，逐步的改善在进行档案管理过程中的问题，为保证婚姻登记档案管理的安全和效率提供有力的保障。

在婚姻登记档案管理过程中，运用信息化技术可以发挥多方面的优势，主要有以下几点：首先，信息化让婚姻登记档案在管理过程中实现了共享，这个共享主要是指档案管理机构与当事人之间的共享，而这种共享也是在保证一定安全性基础上所实现的共享，传统的婚姻登记档案管理工作由于管理形式存在很大的局限性，所以在应用过程中，要想实现信息共享的难度是非常大的，这就使得婚姻登记档案管理的利用率相对来说比较低，也无法满足居民的各种需求，对于居民的合法权益来说是一种侵害，而且还降低了居民对于社会公共部门的信任。其次，信息化提高了婚姻登记档案管理工作的效率和质量，在传统形式下都是采取人工档案管理的方式，这种方式虽然也在一定的优点，但点但是实际上弊大于利，主要表现在耗时长，经济成本比较高，错误率高。而通过信息化的管理方式，所需要运用人力资源的地方就少了很多，降低了人力资源成本，这在一定程度上也减轻了国家的财政负担，而且由于机器不需要休息，所以他们的工作效率和准确性会更好[3]。

5信息化对于民事档案管理工作所产生的促进作用

信息化在我国各行各业的运用过程中都产生了或多或少的积极作用，也给很多行业的发展带来了新的发展契机，而在婚姻登记档案管理过程中，信息化也发挥了很多的促进作用，主要表现在以下几个方面：

5.1改变了传统档案的载体

在传统形式下，档案都是采取纸质版的材料进行存储的，这种存储方式受到客观因素的影响会比较严重，比如说存储环境，纸质材料等，如果出现阴雨天气，那么很有可能导致纸质档案受潮，出现档案自己不清楚的现象，很容易导致档案的损坏，不利于档案的存储。同时，由于档案的形式是多种多样的，不只包括纸质版的档案，而且还包括各种音频，视频等材料，而这些档案在存储过程中所面临的就不只是存储环境的问题，还面临着存储空间的问题，如果档案数量过于庞大，那么相应的机构是无法提供充足的场地去存储这些档案的。这就在一定程度上导致了婚姻档案管理效率低下，管理质量不佳等情况，但是通过利用各种信息化技术可以将一些纸质档案转化为电子文件，而一些音频，视频等资料也可以转化为电子文件，只需要储存在一个硬盘中就可以，不需要占用太多的空间。同时，电子档案在查阅过程中，还可以通过相应的检索框进行快速的检索，极大的提高了档案管理的便利性。

5.2提高档案管理的效率

由于婚姻登记部门在日常工作过程中需要與群众面对面的接触，所以民政部门在进行档案管理过程中，是为了给民众提供更加便利的服务，而传统的档案管理模式下，从档案的收集整理分析到存储工作所需要耗费的时间是非常多的，这在一定程度上影响了工作人员的工作效率，不利于更好的为人民服务，但是通过信息化的方式就可以极大的缩短各个流程所需要的时间，在最短的时间内将各种档案整理到位，极大的提高了工作人员的工作效率，而且一定程度上也减轻了他们的工作负担，让他们更好地为居民服务。

6信息化时代下婚姻登记档案管理中存在的问题

6.1缺乏相应的婚姻登记档案管理机制

由于我国婚姻登记档案管理现代化进程刚刚起步，所以相应的管理机制并不完善，特别是在信息录入到信息化系统的过程中，由于这个步骤是十分繁琐的，而在这个步骤也没有相应的管理体系和机制，容易出现很多的问题，导致了档案以后的使用和利用有很大的困难。另外，在我国婚姻登记档案管理过程中，仍然存在着婚姻登记档案管理体系不完善，导致档案的利用率不高，缺乏相应的档案查阅流程，管理重点等，因此其容易造成档案泄露，丢失的情况。最后我国的婚姻登记档案管理体系中还缺乏相应的校准机制，无法确定某一数据的真实有效性。

6.2缺乏相关的专业人才

在信息化时代下，想要充分的运用好信息化分析技术，就必须培养相关的计算机技术以及数据分析的专业人才，但是我国目前仍然没有重视对这方面人才的培养，特别是在婚姻登记档案管理领域，大部分的管理人员仍然是有着老一辈传统思想的管理人员，思想比较传统，对于信息化分析技术以及互联网技术的认识不足，也缺乏相应的操作经验，不利于我国婚姻登记档案管理现代化进程。另外，由于各种各样的原因，导致婚姻登记档案管理专业人才流失比较严重，在学习完该方面的知识后，转身投入到其他行业的工作中，对婚姻登记档案管理的发展也是十分不利的。

7结束语

综上所述，婚姻登记档案管理是一项十分庞大的工作，为了加快婚姻登记档案管理的效率，相关部门应该追上时代发展步伐，在婚姻登记档案管理过程中，融入信息化分析技术，让婚姻登记档案管理更加精准化，科学化和合理化，解放人力，即使在婚姻登记档案管理现代化进程中会面临很多的问题，也要坚持不懈的去解决这些问题，促进婚姻登记档案管理的现代化进程。

参考文献

[1]周惠.关于婚姻登记档案信息化管理的思考[J].农家参谋，2019（18）：225.

[2]覃瑜莉.新形势下做好婚姻登记档案规范化管理的几点思考[J].今日财富，2019（15）：165.

[3]许晓晖.新形势下如何做好婚姻登记档案规范化管理工作[J].知识经济，2019（03）：98-99.

作者简介：陈明玉，（1968.10.2），男，汉，山东省单县，本科（副研究馆员），婚姻登记档案管理。