交通档案管理的信息化构建思路分析

2021-03-18王娟

运输经理世界 2021年4期

王娟

（陕西省交通规划设计研究院有限公司，陕西西安710077）

0 引言

交通档案是交通事业发展的重要基础，也是新时期智能建设的重点。在新时期智能城市发展中，智能交通占据一席之地，智能交通也是智慧城市建设的重点。现阶段要最大程度发挥交通档案管理的作用，完善交通档案信息化管理，从而推动交通事业持续、健康、稳定发展，是交通事业发展的重要课题。在计算机技术的应用和互联网技术快速发展的背景下，电子政务、办公自动化运用越发受到重视，交通压力日益增大，为满足信息化暴涨的需求，交通档案信息化管理成为交通运输部门管理的重点。

1 交通档案管理信息化建设的必要性

信息化时代背景下，档案信息化成为趋势。在现代互联网技术的支持下档案信息化格局已经形成，打破传统管理模式的缺陷，促进交通档案管理朝着办公自动化与智能化方向发展。交通档案管理信息化建设在新时期的必要性体现在以下方面。其一，智慧城市发展的需要。信息化网络时代彻底改变了传统的档案管理模式，在数字化、信息化背景下信息共享成为主题，要求档案管理工作也要进行创新，实现档案资源建设的共享。比如，公路工程建设中包含大量文件资料，如环境勘测、道路建设文物调查、地震安全评价、防洪影响、水土保持等方面的评价材料，另外合同签订、成本计算、施工管理等资料均是交通档案管理的内容，各种文件与项目纷纷录入数据库，成为档案信息建设的一部分，为档案管理提供丰富的数字信息，为社会提交了丰富的交通档案管理资料，这也是智慧城市建设的重要步骤。其二，提升档案管理水平的需要。交通档案管理信息化建设需要依靠现代技术的支持与高素质人才队伍作为支撑。在实际调研中发现，档案管理部门缺乏高素质人才队伍，从而限制了交通档案的现代化发展，因此交通单位管理必须打造专业的素质人才，交通管理内容涉及面广、专业性强，管理内容复杂，对管理要求极高。从交通档案管理的特殊性出发，考虑档案信息管理对数字资料质量要求极为严格，传统档案管理手段限制了交通档案管理的现代化发展，缺乏专业人才的管理，很难满足档案信息化建设的需求。其三，信息化建设能够有效发挥交通档案管理的效果。档案信息资料能够发挥决策、借鉴、成本管理的效果。传统管理忽视文档资料的价值，导致档案管理服务无法最大化。交通建设本就复杂，项目施工累积大量原始资料，技术单位管理人员需要进行真实记录，这其中囊括大量数据资料、图片、照片、影像，为后续档案管理提供有效的借鉴，启发公路建设者总结经验，为项目图纸设计、项目管理提供重要的参考意见，对管理进行指导。通过档案资料的管理，让基建项目施工更精确，节省劳力和财力等，降低管理成本[1]。

2 档案信息化建设对交通运输部门的影响

2.1 为交通运输提供数据资料

交通运输部门的信息化建设能够为交通运输运输领域提供重要的参考资料，传统交通运输部门通过人工收集信息、处理信息的方式导致信息化建设存在诸多诟病。因此只有转变观念，借助现代化手段来改变档案管理现状。现阶段受到人工智能的影响，交通运输部门已经能够有效保证档案数据资料的实时性和有效性，资料收集技术已经成熟。在这种情况下，交通运输部门需要积极构建完善的管理体系，避免档案资料丢失，采取计算机存储、加密的手段，加强档案信息资料的管理，为交通档案管理提供信息支撑。

2.2 节省交通运输部门档案业务的资金

在信息化背景下，交通运输档案运输资料朝着信息化、海量化、复杂化的方向发展，交通运输部门如果将太多资源投入到档案业务管理中，不利于交通运输行业的完善发展。为改变交通运输部门成本管理情况，交通运输部门负责档案管理人员需要完善智能素养，借助现代化手段完善信息管理共享平台，最大程度节省劳动成本、资金成本。

3 交通档案信息化建设的思路

3.1 交通档案信息需面向市场

交通档案信息化建设是面向社会与市场的举措，需要完善的档案资料提供支持，构建更加完善的体系，让交通档案更好地服务交通市场，构建和谐社会。利用档案信息分配责任、岗位，明确权责落实管理，树立资源共享意识，促进档案资源的现代化进程，让档案信息更好地为市场服务。

3.2 信息化工作对技术人才的要求

档案工作开展需要面向大众、面向互联网，结合时代发展特征。

其一，明确档案管理流程，促进信息化建设，保证信息数据归档的及时性、有效性。

其二，档案管理人员素质需要提升，交通档案管理部门人员流动性大，为满足工作需要会招聘兼职人员，限制了档案工作的高效开展。因此需要改革人力资源，创新用人制度，通过招聘专业人员和培训老员工相结合的方式，打造更专业的档案管理团队，提高专业素质。

其三，档案信息化设备需有序开展，如计算机、扫描仪等设备都需要定位维护与管理。

3.3 规范化管理

建立交通档案管理系统是保证档案管理工作有序开展的前提。档案管理的规范化体现在总结、完善资料的基础构建系统，促进行业发展。结合计算机网络信息平台的建设，搭建城市交通网络，为信息检索、档案管理提供有效途径，规范档案资料，促进资料的更新，实现档案的规范化管理。

4 交通档案管理的信息化建设

4.1 建立信息化平台

档案信息化基础设施建设需要了解档案管理的设备、设施，是办公自动化配备实现的关键。档案操作软件的信息化建设，软件建设是重要的方面。软件系统、数据库构成复杂，管理人员需要对多个平台进行管理。比如，以操作系统为主的IBM软件，软件的运行需要配备数据库等。

档案管理部门应针对档案管理的需要，划分档案内容，借助扫描设备将不同的纸质信息形成电子文件之后统一管理，确保所提供信息的完善、齐全、及时、有效。当建立起强大的电子文件归档流程之后，使用标准的元数据处理方式，有效检索数据信息。除了软件设备之外，硬件设备也很关键，包括硬件配备服务器、数据备份设备等。实际上，信息化平台的硬件与软件配置也要根据实际情况及时更新，迎合时代的发展。最后是人才管理，管理人员需要提高自身技能、专业素质，通过提升管理人员的耐心、责任心来促进平台的完善。为丰富人才构成体系，交通管理部门应该从年轻人中挑选出档案管理的专业人才和专家，利用先进的技术手段来提高档案信息化水平。信息化平台硬件、软件设备见表1。

表1 硬件软件设备

4.2 转变档案服务观念

交通档案管理也是服务社会的一种方式，需要提供多样化服务理念。完善检索工具来及时掌握交通信息建设动态。在交通档案的信息化建设中，一方面将实用原则与科学原则结合，丰富档案内容，提高档案资料的完整度，建立专业检索途径，通过多种方式和渠道为人们提供帮助。另一方面要及时收集、掌握信息，对信息进行加工和整理，汇编数据资料，对交通档案项目进行介绍和管理，让领导能够充分了解行业情况，为领导决策提供合理建议。此外也要加强信息反馈，交通运输部门的交通档案是可利用资料，档案管理需要在一定时间内将收集到的数据进行分析、整理、反馈。在档案编制中可以结合案例来编制档案，加强信息反馈能够将档案的内在价值表现出来，还可以在一定程度上适当宣传档案工作。交通服务建设中档案信息有不可或缺的作用，信息反馈可以促进档案管理工作的完善，充分发挥档案管理作用。

4.3 建立电子存储文件

交通档案管理中电子文件受损非常多，稳定性也非常差。依靠单个交通运输部门难以完成大量数据传输，一般都需要多个部门协助完成。网络技术部门和档案部门的数据传输可以利用专业的信息传输系统来完成，实现相互之间的信息传输。这样能提高信息传输的稳定性，同时部门之间也可以充分发挥本身的特长，取长补短，形成质量优良的电子文档。工作人员需要重视对电子文档数据的更新和维护，促进电子文档的高效利用。对于交通档案而言，信息数据安全管理工作非常重要，因此需要高度重视交通运输档案管理，需要采取合理措施维护电子文件，确保电子文件的安全性，避免发生信息泄露，维护信息安全。