关于企业文秘与档案工作一体化管理的思考

摘要：文秘工作和档案管理工作对企业而言非常重要，现今的自动化档案管理大大提高了企业的管理水平，让办公室工作变得更加简洁高效。文秘工作中，对文件资料进行整理和保存是非常重要的一部分，因此，文秘工作和档案管理工作是无法分开的，企业必须推动文秘与档案工作的一体化管理，将两种工作结合在一起，让工作内容变得更加科学。本文对企业文秘与档案工作一体化管理进行了研究，提出了企业加强文秘与档案工作一体化管理的相关策略。

关键词：企业文秘;档案工作;一体化管理

引言：

企业文秘与档案工作的一体化管理，具体来说，就是在沿用原有的档案现代化管理机制，将档案的制作，发布和归档工作进行全程管理的同时，利用计算机程序实现一次输入，多次输出，并与文秘工作相关的工作人员共享档案管理的过程，从而提高企业文秘工作与档案管理工作的科学性，同时大大提高两者的工作效率。

一、文秘工作与档案工作的意义，以及工作中存在的问题

文秘工作的效果，可以直接影响到档案管理工作的结果，档案管理工作的成果又会影响到文秘工作的利用，因此，文秘工作和档案管理工作之间是相辅相成的关系。

首先，文秘工作可以体现出档案管理的意义，档案管理可以让文秘工作更科学、更便捷的展开。如果档案资料准确、科学的被管理，文秘工作在取用档案时也就更准确;其次，文秘工作中需要接触到许多文件材料，并对其进行审阅和整理归档，保质保量的完成这些工作，能够提高档案管理工作的效率[1];最后，文秘工作中涉及到的文件资料，可以传达企业的文化，将领导者的精神贯彻落实到各個部门，为工作人员提供了解企业各方面问题的渠道，最终提高其工作能力，用自己的能力为企业带来经济效益，因此，文秘工作可以帮助员工开展文档管理工作。

当前的文秘与档案管理工作中，存在着许多问题，解决这些问题，是实现文秘与档案管理工作一体化管理的必要条件。其一，许多企业员工在撰写公文时，存在许多格式上的错误，这些不规范的地方，对公文的应用性带来了许多负面影响，让公文无法发挥其本身的作用。例如“请示”和“报告”的混用，“意见”和“决定”的混用，“通知”和“通告”的混用等等。

其二，公文在档案管理部门和文秘部门之间流动时，需要利用版记来将它们联系起来，这是“一体化管理”的核心。但在很多企业中，员工处理版记时不注意其规范性，例如没有标明印发时间或经办部门，没有抄送单位等等，这些不规范都会影响档案管理工作的质量。其三，很多员工在整理文件资料时，不注重完整性，如某事项的请示和批复要放一起;文件的底稿和签批页要同正文放一起等等，久而久之就会导致企业部分资料存储不完整，对实现一体化管理造成一定的阻碍。

二、实现一体化管理的有效策略

（一）提高公文输入、输出过程中的规范性

想要实现一体化管理，企业必须提高公文输入、输出过程中的规范性。要求员工清晰准确的了解公文各个要素的内容，及使用规范，减少其在撰写公文时出现的错误。同时严格规定公文印发时的格式，对附件、抄送等问题都进行严格的规定，让公文的输入、输出变得更加规范。

除了对文件处理进行详细的规定外，企业也要对存档方式有所要求，比如对文档进行编号，号码中包含文件的日期，宗号以及顺序号等信息，再将编号一一对应的输入到计算机内，并对其进行分类，最后打印出一份目录，这样能够让文件的调用，查询变得更加方便。此外，企业还要定期对存档的文件进行复核，更新文档目录，以便查漏补缺，减少档案管理过程中出现的漏洞。

（二）建立规范的一体化管理流程

要进行一体化管理，必须制定科学规范的管理流程。企业在制定管理流程时，需要先对文秘和档案工作的具体内容进行详细梳理，分析并总结两者之间的联系，再通过这些联系建立相应的流程，通过这种方式建立的管理流程，可以最大程度的实现文秘工作和档案管理工作的相互配合。此外，在建立流程时也应该严格约束工作中的细节，甚至具体到纸张的选用和装订，都应该有所规范[2]。

同时，企业应该广纳专业性强的人才，提高整个团队的综合素质，严禁工作中出现私存、缺漏等现象，如果出现相应的问题，要及时、严肃处理相关员工，让员工充分了解制度的严肃性，更加规范自己的日常工作。

（三）增强计算机技术的应用

目前，企业已经将计算机技术充分的利用到档案管理工作中，基本实现了档案的自动化管理，但在企业实现了文秘与档案工作一体化管理后，也应该对计算机技术进行相应的革新，将其扩大到一体化管理范围内。例如，企业在通过计算机对文档进行存储和管理的同时，也可以利用互联网建立线上平台，为文秘工作者添加相关的权限，帮助其更加快速的接收和查阅相关档案，实现文秘与档案工作的资源共享。

三、结束语

企业文秘与档案工作的一体化管理，可以极大的提高这两者的工作效率，让企业的发展更加稳步向前。想要实现一体化管理，企业必须提高公文输入、输出过程中的规范性，建立规范的一体化管理流程，同时增强计算机技术的应用，将其扩大到一体化管理范围内，利用这些策略将一体化管理广泛应用到企业内部，让文秘与档案工作变得更加科学有效。

参考文献

[1]袁丽英.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].办公室业务，2018，000（011）：51-51.

[2]肖爱军.现代文秘人才职业能力提升的思考与建议——以做好事业单位归档文书材料前期管理工作为例[J].人才资源开发，2020，No.416（05）：55-57.

作者简介：

姓名：王博雯，出生年月：1978年6月13日，性别：女，民族：汉，籍贯：河北，职务/职称：馆员，中级职称，学历：大学本科

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