电子文件档案管理系统设计与实现

唐萌

摘要：随着我国经济的高速发展，网络信息技术已经成为了人们生活中必不可少的一部分。其中，电子文件档案管理因其自身的优势在国家机构和企业单位中被广泛应用。这就使得电子文件档案管理的信息化成为我国各档案管理系统部门的重要研究内容。为此本文对电子文件档案管理系统的设计与实现进行了探究，希望能够更快的适应新时代发展的需求，对档案管理的工作带来帮助。

关键词：电子文件档案;管理系统;设计与实现

引言：

经济的发展推动着社会的信息化，各行各业为了追上时代的脚步，开始将自身产业全面信息化。基于这个背景下，电子文件档案应运而生，被政府和企业高度重视。相较于传统的纸质档案来说，电子文件档案的保密性和安全性更强，并且也在一定程度上促进了企业的发展，为企业更好的发展奠定基础。

一.电子文件档案管理系统研究的背景

信息技术的发展与应用不仅对电子文件档案管理工作的有效进行产生了重要的影响，它对电子文件档案管理工作的准确性和有效性也提出了新的要求。目前的电子文件档案管理工作主要有两种类型，一种是以纸质，声音，图片，视频的形式存在;一种是用计算机进行处理并产生的电子文件档案。就目前的发展来看，第一种形式的文件档案管理工作已经逐渐向第二种类型演变。现如今，政府与企业也逐渐的加强了对于电子文件档案管理的重视，作为政府与企业信息管理的重要部分，形成安全高效的电子文件档案已经是亟需解决的问题，同时也是促进电子档案管理发展的关键。

二.电子文件档案管理系统的应用趋势分析

电子文件档案管理主要是使用计算机进行工作，主要内容是对管理工作的主要内容进行归档，收集，储存电子文件。与传统的文件档案管理相比，电子文件档案管理比传统的文件档案管理拥有更多的收集方法，并且电子文件档案管理更具多样性与全面性，在电子文件档案管理系统的广泛应用中，主要出现了以下几点趋势：

（一）电子文件档案管理系统的规范化应用趋势分析

在电子文件档案管理系统中，最重要的就是文件档案的安全性和完整性和高效性。只有将电子文件档案的核心内容发挥好，才能促进企业的稳定发展。但是就电子文件档案收集的多样性来说，这又是一件极具挑战性的工作，因此，如果想要更好的促进电子档案管理系统的可持续发展，就必须不断规范电子文件档案管理系统，使其文件档案更加的完整，全面，可靠。只有才能对政府与企业的工作有帮助，有参考价值。

（二）电子文件档案管理系统的一体化应用趋势分析。

随着经济与科学技术的不断发展，信息技术的一体化应用越来越广泛。对于电子文件档案来说，实现一体化的管理是适应电子文件档案管理发展的必然要求。所谓一体化的管理，就是将电子文件档案的所有工作全部整合为一个系统，进行统一的控制与管理。在电子文件产生后，文件的设计，归档，整理，鉴定，生成元数据等大量的档案管理工作都需要在文件的生成阶段进行，所以电子文件档案必须进行一体化。并且电子文件档案管理系统的一体化管理不仅能够保障电子文件档案安全性也能够保障电子文件的真实性。

三.電子文件档案管理系统设计与实现探讨

在电子文件档案管理的系统设计过程中，要对电子文件档案管理的设计有一个新的目标。要根据不同的目标设计一个不同的工作计划，并且在电子文件档案的系统设计中必须要立足与发展的实际需求，根据文件档案的特征进行管理，优化设计，从而实现电子文件档案管理系统高质的设计。

（一）电子文档管理系统设计与实现探讨

在电子文档管理系统的设计过程中，必须要按照规定的制度流程进行设计。电子文件档案管理作为一个独立的管理系统，主要的作用就是为了保证文档的执行力，在电子文档的设计中，一定要加强对于区分文档草稿和定稿的工作，保证文档的合格率。也要设计一个规范的流程，自动的检查文档中错误并进行修正，以此来确保文档的可靠性。

（二）管理流程设计与实现探讨

管理流程的设计是电子文件档案管理的重要设计内容，管理流程的设计主要是流程的规则设计和系统内部的结构设计。首先是流程的规则设计，在进行设计的时候，要根据不同的工作要求，设计出不同的电子文件档案管理功能。其次是在进行系统内部结构的设计时，要规定电子文件档案管理系统的活动要素，对档案管理工作的流程进行合理的先后顺序的设计。在考虑档案的可靠性和安全性的设计过程中，要有计划的运用先进的技术来预测文档的安全和可靠性，再对文档的内容进行分析，以此来保障电子文件档案的效用。

（三）业务流程设计与实现探讨

在电子文件档案管理系统的应用过程中，要注重对于业务流程的设计以此来实现电子文件档案管理系统的真正价值。首先，对文件进行收集和归档，再利用相关的技术鉴定，确定每个电子文件的属性，以此来进行分类。其次，要评判电子文件的价值，可以通过调查，询问的方法确定电子文件的保管或者是销毁。最后在电子文件的整理过程中，管理部门的工作人员要对文件的不同价值，属性，所要出储存的时长进行分组，为后续的工作提供资料支持。

结语：

综上所述，电子文件档案管理系统对政府和企业都有着非常重要的作用。同时，加强电子文件管理系统进行优化设计，也是保障档案资料安全可靠性的重要手段。在今后的电子文件档案发展过程中，相关的工作人员也要与时俱进不断更新优化管理系统，为了自身产业的稳定发展而不断努力。

参考文献

[1]董勇燕. 大理市档案局电子文件档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2011.

[2]向禹. 基于SOA架构的高校档案资源管理系统设计与实现[D].中南大学，2013.

[3]李林. 城建档案一体化安全管理系统设计与实现[D].西安建筑科技大学，2019.

（黑龙江省绥化市庆安县人民医院 152400）