医药院校图书馆期刊排架方法的思考与探索

2021-03-11覃少珍郑明彬王海燕陈铭祥

科技视界 2021年2期

覃少珍郑明彬王海燕＊陈铭祥＊

（1.广东医科大学图书馆，广东东莞 523808；2.广东医科大学药学院，广东东莞 523808）

0 引言

医药院校图书馆的期刊根据学校开设的特色专业主要订阅医学类、药学类、生物学类的专业性期刊，其他期刊根据学校、老师和学生的需要也适当订阅一些代表性的期刊。尽管订阅的期刊具有较强的专业性，但也有好几百种期刊，种类也较多，数量大。如何利用有限的空间展览期刊，以方便老师和学生查阅参考，并使所有期刊都用得其所，提升期刊阅览量，是期刊部工作人员的重要管理工作之一。因此，基于方便管理、方便查阅的原则，如何合理地科学地使期刊排架显得十分重要。目前，国内的高校图书馆根据各自的特点和管理风格，使用字顺法（按首字笔画或拼音）、分类法（中国图书馆分类法）、刊号法（国际ISSN号、国内CN 号、邮发代号）等一种或两种及以上组合方法对期刊进行归类排架。

1 存在的问题

不少医药院校图书馆的期刊管理，由于所订阅的期刊绝大部分都是医学类为主，一般采用字顺法的方式对期刊进行归类排架，这种方法一般按照期刊名称的第一个字按照笔画、笔顺或拼音的一种或多种方式进行排序。这种排架方式的优点是不需要按照中图分类法分类，首字相同但不同小类不同专业方向的期刊会排放在同一处位置，排序也较为方便简单，查阅者可根据刊名的第一个字来定位查找。但缺点也很明显，不同小类、不同专业方向的期刊会摆放在同一个架子上，容易使查阅者觉得期刊的专业信息混乱，较难查找同一专业方向的其他期刊，查找某一特定期刊时由于不清楚具体在哪个架子上哪个地方，需要花时间查找。工作人员在期刊的管理上也出现了一些问题，如新订阅的期刊的摆放问题，由于之前订阅的期刊已经按顺序排列好，已经在新期刊首字的摆放区域没有位置上架；查阅者找到期刊后一般不在原地翻阅，而是找个其他地方坐下来慢慢查找获取期刊中所需的信息，待查阅完毕可能会不清楚原来的摆放位置而在某个空置的地方放下期刊，待下一个查阅者来查找该期刊时就很难找到了，这无形中也增大了期刊管理人员的工作量；不同期刊的出版周期也会不同，有周刊、旬刊、半月刊、月刊、双月刊、季刊、半年刊等[1]，故更新时间也不一样，这容易使管理人员在更新期刊时忙中出错，同时更新速度快的期刊的旧刊没位置堆放或难找位置堆放。

2 医药院校图书馆期刊排架管理方法

为了解决这些期刊管理所经常出现的问题，本文在期刊管理的传统排架方式方法基础上，根据多年的期刊管理工作经验，提出一个更加合理更加科学的期刊排架管理方法。

首先，按照中图分类法先把馆藏期刊分为几个大类，每个大类分为若干个小类。

医药院校图书馆根据本校所开设的专业和学科建设的发展需要，所订阅的期刊专业性较强，以医学类、药学类、化学类、生物学类为主，同时也有小部分其他专业的期刊。因此，期刊分类可分为五个大类，其中医学类和其他类期刊又再分为若干个小类。期刊的订阅按照“保特、保优、保强”原则，以入选北京大学图书馆公布的最新版《中文核心期刊要目总览》为主，以及一些医学类药学类专业科技核心期刊，其他期刊只选取有代表性的专业性期刊，优化馆藏期刊的订阅策略，精中选精，重点保障学校重点科学专业发展，这样不仅能大大节约了经费、管理和空间的成本，还能提高期刊的翻阅率和利用率[2]，提高管理人员的工作效率。按照中图分类法将这些期刊分为医学类、药学类、化学类、生物学类、其他类五大类，其中医学类（R）期刊又细分为综合性医药卫生类（R0）、预防医学卫生学（R1）、中国医学（R2，中药学除外，归为药学类）、基础医学（R3）、临床医学（R4）、内科学（R5）、外科学（R6）、妇产科学（R71）、儿科学（R72）、肿瘤学（R73）、神经病学与精神病学（R74）、皮肤病学与性病学（R75）、耳鼻咽喉科学（R76）、眼科学（R77）、口腔医学（R78）、特种医学（R8）；药学类（R9）期刊细分为药学（R91）和中药学（R92）两类；化学类和生物学类只订阅有代表性的核心期刊和根据学校学科发展所需的特色性刊物，数量不算太多，可不做细分类；其他类按照中图分类法细分为除以上四类外的其他学科类别，其他类的期刊只订阅有代表性的核心期刊或其他特色刊物以及应大多数老师和学生的需求和意见所订阅的一般性刊物，数量不多，比较容易归类查找。同时根据学科学术的严谨性、可信度、专业性、可参考度等指标在各大类和二级分类归类后，再将核心类刊物和一般性刊物分开存放。采用这种方法归类突出了期刊的专业性，形成期刊的学术体系，方便集中摆放上架，老师和学生等翻阅者可快速定位期刊位置，同时找同系列期刊时也能方便查找。

其次，在分类法的基础上，各个类别的期刊按照字顺法排列。

每种期刊按照各大类和二级分类归类完毕后，每一类所包括的期刊（核心刊物和一般性刊物分开后紧接着排放）再按照期刊的第一个字的拼音的首个大写字母排序，如遇到相同字母，再按照该字的笔画多少的顺序由小到大排序，如又相同，按照首笔画的优先顺序排序，依次类推。这种方法尽管使工作人员管理期刊开始的工作量有点大，但期刊的排序比较简单也十分方便，一旦整理好，归类完毕后，以后的期刊管理，包括上架、下架、巡架、运送、借阅等工作就会有条不紊，运转顺畅，提高工作效率。翻阅者在找到该类期刊后也很容易查阅所需的刊物，并且相邻相近的期刊无论在专业内容上还是可信度上都十分类似，也可方便对比，同一知识参考多种文献，对某一特定知识也有更加全面的认识，更值得借鉴参考。工作管理人员也可方便指引，且能方便推广期刊的科学阅读，提高期刊的翻阅量[3]。

再次，分类和排序完毕后，对期刊进行编目。

期刊的编目以中国图书馆分类法期刊分类表为基础，结合刊物名称第一个字的首字母以及该刊物在该类期刊的到馆顺序进行排序，每种期刊都有唯一的编目码，以区分各种期刊，同时将期刊和对应的编目码、摆放位置以及期刊年份、卷、期等相关信息录入期刊信息系统，以方便在电子终端查找查阅，进行信息化管理，方便新刊上架、过刊下架和收集装订、查阅翻阅等工作。以药学类期刊为例，如中文核心期刊中国药学杂志，分类号为R91，刊名首字“中”在字母顺序中排序为第26 位，在该类期刊的到馆顺序是第2 种，因此该类期刊的编目排序标识码为R91-26-2-H，最后的字母“H”代表核心刊物，一般性刊物的最后代表字母用“N”来标识。又如药学类一般性刊物药学教育，分类号为R91，刊名首字“药”在字母顺序中排序为第25 位，在该类期刊的到馆顺序是第2 种，因此，该类期刊的编目排序标识码为R91-25-2-N。又如中药学类期刊核心刊物中草药，分类号为R92，刊名首字“中”在字母顺序中排序为第26 位，在该类期刊的到馆顺序是第1 种，因此，该类期刊的编目排序标识码为R92-26-1-H。所有订阅的期刊包括以后新订阅的期刊按照这种方法来编目标识，并录入信息系统，做成电子表格文档排序存档，方便查找查阅，既方便又实用，管理上更加有条不紊、科学合理。

最后，期刊编目完毕后，按顺序上架，生成排架号、刊位号。

目前，国内大多数图书馆所购置的刊架为双面半自动落地期刊架，以我校的刊架为例，双面，五层高，每层分四格，每一格稍微向里倾斜以方便摆放期刊，同时将每一格打开固定按钮，可在里面放平摆放对应期刊的同一年份旧刊。按照常规A4 尺寸大小的期刊来计算，每一格可放置三种期刊，也就是一个刊格有三个刊位，每个刊位摆放一种期刊，以此计算，每个期刊架可放置3×4×5×2=120 种期刊。考虑到每种期刊的出版周期和版面不一样，出版周期有周刊、旬刊、半月刊、月刊、双月刊、季刊、半年刊等，以周刊来说，一年出版52 期，如果只在期刊架上固定一个刊位，里面的同一年旧刊肯定放不下，鉴于这种情况，为了方便期刊上架下架管理，周刊和旬刊可安排刊架上一个刊格共3 个刊位（刊架上展览最新的3 期，旧刊放在刊格的里面）；半月刊安排2 个刊位（刊架上展览最新的2期）；月刊、双月刊、季刊、半年刊安排一个刊位（刊架上展览最新的1 期）。期刊的版面尺寸有A4、A5、B5、B6，也有个别大版面的A3 尺寸，少于A4 版面或跟A4 版面差不多的期刊在刊架上可放一个刊位，大于A4 尺寸很多的版面如A3 就必须要占用2 个刊位。根据期刊的具体出版周期和版面适当安排刊位，不至于出现因刊架期刊拥挤而需要调架的情况，不但陈列美观，还能减少调架的频率，方便管理。每个刊架要按顺序排列编号，从外到里从左到右的顺序分行分列排列，生成排架号，如第二行第三列的排架号为2-3；同时每一个刊位也要按顺序生成刊位号，刊位号的生成方法按照排架号排架面、层、格、位的次序标识，每一个刊架的双面用字母A 和B 标识，例如第二行第三列刊架的第二面上的第三层第四格的第二个刊位，刊位号的标识为2-3-B-3-4-2。在每一小类的期刊按顺序排列完毕后，预留适当的刊位以保障以后订阅的新期刊能够有位置摆放。

每一个刊架的侧面除标识排架号外还要标记该刊架所摆放期刊的学科门类，作为一个刊架的总体标识，排架号与学科门类一一对应，同时每个刊位号与对应的期刊编目码一一对应，在刊位号标识书写上另起一行书写期刊编目码，如期刊中国药学杂志的摆放位置是第3 行第2 列刊架的A 面第一层第一格第二刊位，标识码为3-2-A-1-1-2（第一行）R91-26-2-H（第二行）。在每个刊架的两个侧面粘贴排架标识，含排架号和所对应期刊的学科门类等信息；在每个刊位下面标识粘贴处粘贴刊位号标识，含刊位号和对应的期刊编目码信息。在期刊阅览室门口侧面摆放刊架的坐标定位信息和期刊种类索引导航等信息，以方便管理者和期刊翻阅者快速寻找。