基于“互联网+”背景下高校档案信息化建设分析

储 华 武夷学院人事处

高校在发展过程中，存在众多的科研成果、教育成果、学生信息、教师信息等档案资料，如果不妥善管理，将会直接影响到高校的后续管理、教育工作。基于此，文章首先针对高校传统档案管理工作存在的不足以及“互联网+”背景下高校档案信息化建设的优势做出分析，并视为切入点，了解相应的建设策略，以求提高高校档案的管理质量。

高校档案涵盖了师资队伍建设、教学、科研、行政、财务、基础建设等方方面面，是反映高校发展过程的重要材料和依据。高校的档案管理工作应当有效服务于高校主要职能，以创新型管理策略和工作方式，不断增强服务的主动性和预见性[1]。但是，随着“互联网+”时代的到来，以往的高校档案管理工作理念和模式已无法跟随现代化的发展。因此，相关档案管理人员必须要在“互联网+”的时代背景下，实现高校档案的信息化建设，实施现代化管理模式，从而保障档案资料的完整性、真实性以及准确性，为高校的健康有序、高效运行提供有效保证。

“互联网+”背景下建设高校档案信息化的主要优势

节省时间并提高效率

在档案信息化尚未推行时，所有的高校在管理档案方面都是采取人工对纸质档案进行整合、归档、储存的方法。工作人员不仅有着较强的工作量，而且在整理方面也更为复杂，甚至极有可能发生错漏、疏漏等现象，从而制约了高校档案管理工作的开展。通过在“互联网+”背景下建设档案信息化，不仅可以采取便捷的操作进行档案管理，节约时间，还能够有效地规整所需要整合的档案，以避免档案缺失、损坏的问题发生，使得档案管理效率大幅度提升。

人才匹配并发挥优势

高校的核心任务是向社会各界输送高素质的人才。为了提升人才培养的效率，要求高校在培养人才期间具备针对性。所谓的针对性，实际上，就是发挥学生的个人优势，扬长避短，促使其在某领域中成为优秀人才[2]。通过“互联网+”背景下建设档案信息化，可以利用信息化技术对学生的个人差异做出筛选，从而对其个人优势做出针对性教育，以实现个人优势的充分发挥，以及整合人才资源的目标。

方便使用并提高服务

过去所采取的纸质档案储存模式会随着时间发生改变，以致削弱档案的作用。因此，采用纸质档案查找相应资料不仅会造成时间的浪费，同时也无法充分发挥档案的作用[3]。建设档案信息化，就能以数据的方式对所有纸质档案做出长期储存，此种储存方式也能够为后续的查找和检索带来极大的便利性。

高校传统档案管理工作存在的不足

缺乏档案管理意识

高校档案是科研成果、教育成果、学生信息、教师信息的历史记录，是对高校展开教育、科研、学生管理工作的核心依据。但是，由于高校档案管理意识的匮乏，以及人工在整理相应档案时不具备精确性以及完善性，这会直接导致管理档案的效率与质量下降，也无法充分发挥档案在高校中的真正作用。

信息安全体系尚未完善

高校的档案管理工作，不仅需要上传、储存档案资料，同时还需要对学生、教师个人信息的安全做出保障。保密性高、范围广是高校档案资料的主要特征，如果出现档案信息泄露的问题，将会带来不可预计的严重后果。近年来，很多不法分子盗取学生、教师信息从而实行电信诈骗，这对社会造成了极为严重的影响。因此，大力建设高校档案信息化安全保障体系，是提高档案管理质量的核心因素。

高校档案管理模式滞后

现如今，大部分高校在档案管理方面，虽然配备了专业的档案管理人员，并且建立了相应的档案室，但却延续了以往单一、原始的纸质管理方式，致使档案管理工作强度依然较大[4]。此外，由于没有大力引进与采购具备信息化与现代化特点的档案管理设备，因此高校档案现代化管理能力仍旧不高。

“互联网+”背景下建设高校档案信息化的相关策略

转变观念并改进管理方式

要想实现建设高校档案信息化的目标，首先就必须转变现有传统观念，这便需要档案管理者尽快适应“互联网+”的时代发展，充分认识新时期“互联网+”技术对档案管理起到的影响。在实际的工作中，需要充分发挥对“互联网+”的优势，确保其能够真正地服务于档案管理。其次，档案管理工作者在观念转变的同时，也要逐渐推进档案信息化的建设，以完善档案信息化管理系统的建立[5]。最后，档案管理工作者在管理期间，必须不断学习全新的信息化技术，以实现自身能力的提升。

加大投资并建立现代化设备

推动高校档案信息化建设，最为关键的一步在于投资。首先，必须要配备专业的信息化设施，换言之，档案信息化管理工作的基础条件便是信息化设施，绝大多数的信息化设施其实就是依托于计算机的一种技术设施。在开展信息化档案管理工作期间，还极有可能应用到扫描仪等具备识别功能的设施[6]。其次，在现代化设施中，主要包含信息化安全保障系统的建设。在建设高校档案信息化期间，对档案资料数据的安全作出保证，同样也是不可忽略的关键因素。因此，加大投资建立现代化设备，可以保证高效的信息化安全保障系统的建设。

首先，内部措施。所谓的内部措施，具体指的是强化系统应用管理，换言之，就是及时修复系统在应用期间可能会出现的漏洞，拦截可能会发生的危机、隐患。针对内部保护措施而言，最好引入人脸识别系统，在使用者进入系统展开档案查找工作的期间，为了防止他人通过非法手段冒充使用者进入系统，指纹识别系统、人脸识别系统的设置是至关重要的。另外，内部中的硬件设备也非常关键，储存信息的重要载体便是硬件，如果硬盘有问题发生，储存的大量信息将极有可能会出现丢失的状况。其次，外部措施。针对于外部措施而言，具体指的是防火墙的建立。通过外部将隔离网建立，实现不良信息的隔断，从而保障运行档案管理系统的安全。不管是外部的维护还是内部的维护，都与现代化的设施支撑密不可分。

打造高水平的档案管理团队

高校档案的信息化建设同管理工作者密不可分。因此，创建具备高专业素养、高专业水平的档案管理队伍是非常关键的。针对队伍的创建，要求档案管理者能够适应“互联网+”的不断发展，熟悉基础的操作技能。同时应该对进步快、管理水平强的档案管理者重点培养。在队伍建设期间，必须要格外注意优势互补，从而合理匹配人才。此外，还可以聘请更多具备专业水平的档案管理者。

保证物理环境的安全

物理环境是保障设施能够长时间稳定、正常使用的关键，档案信息化的建设，会大量运用电子设施，而维护电子设施的条件是十分严格的，必须要对防潮、防水格外注意。由此可见，高校在档案信息化建设的过程当中，必须要选取适宜存放设施的环境，以保障设施正常运行。

定期维护

在应用电子设施期间，难免会发生损耗的问题，而损耗问题极有可能造成漏洞的出现。为了预防漏洞现象的发生，相关的档案管理人员必须要对这些电子设施进行定期维护，以提升其安全性。在对电子设施定期检查时，需要格外注意硬盘的状态，了解硬盘储存是否有问题存在，最关键的还是在于备份这些档案资料[7]。除此以外，还需要细致检查对电子设施外部防护措施是否落实到位，了解其是否能够对入侵的不良信息做出正常拦截，这些都是定期检查期间必须要注意的关键点。

综上所述，通过“互联网+”的视域，大力开展建设高校档案信息化工作，能够有效提升采集、整合、储存、出借、归还等档案管理工作的效率，进而对高校档案的完整性、精确性作出保障，实现档案管理工作的现代化、智能化、信息化发展。与此同时还可减轻档案管理人员的工作强度，减少档案缺失、破损问题的发生，以推动高校档案管理工作的长远、稳定发展。