档案管理在高校实现人才培养中的应用路径

冯丽 西北大学 陕西 西安 710100

一、档案管理的意义

高校档案是验证一所高校历史成长的“凭证”，是高校机关工作考察的依据。高校档案管理工作是高校治理的重要工作之一，是高校人才选择、职员调配的根据，但是我国高校档案管理工作存在着明显的问题，如人事档案治理制度落后、人事档案管理方法单调、手段低级、管理人员的责任心不足等。针对当前高校档案管理存在的问题，高校要加大档案管理力度，加快档案管理信息化历程，提升管理人员的整体素养，令档案管理工作更加完善。

学校档案是学校的历史载体，包括文化建设、教师管理、课堂教学实践、学生管理、学籍管理等方面的文字、图像、电子资料等。高校档案不仅记载着学校的历史，还承担着将来的目标，对高校的发展有着推动作用。其中，档案管理维系着各项工作的有效衔接。伴随档案治理重要性的显现，有关专业型人才的培育已成为当下各单位、企业所面对的重要课题，尤其在创新型人才需求量快速增加的今天，如何从创新上加强档案治理人才的培育，关系着后续各项生产运营行为的效能与品质，也是高校档案管理人才培育所面对的课题，这就要求高校要联系档案管理工作的本质诉求，探求创新型档案管理人才的培育路径[1-2]。

高校档案信息资源丰富，是高校教育事业不可或缺部分。随着信息技术和网络技术的广泛使用，高校档案工作面对着前所未有的机遇与挑战。加之高校档案信息资源在高校开发和建设中发挥着越来越重要的作用。在新时代图高校如何把握机遇，发展和探索高档案信息资源，为高校开发和建设服务，是高校面对的难题，也是我们亟需释义的。

高校人事档案管理工作主要包含建立花名册、录入人员信息、对档案目录进行录入、修改、删除等工作，同时对高校教职工的各项变动进行记录等。高校人事档案是对高校教职工的履历、自传、鉴定考核、学历学位、职称、学术、培训、政治考核、党团材料、奖励处分、工资、任免、出国、会议等材料进行记录的载体。通过人事档案，高校领导可以全方位了解校内教职人员。此外，人事档案也是高校选拔、任用人才的重要依据之一，人事档案管理的质量直接关乎高校人才的质量、关乎高校的发展。通过人事档案，高校管理者可以较为全面地了解教职工，结合岗位需求选择适合的岗位人才，实现人尽其才。同时，高校人事档案管理工作对高校的人才引进，培育机制等方面都有着重要的作用，对高校可持续发展具有重要意义。高校人事档案管理工作水平也直接体现了高校内部管理者的管理能力和业务能力[3]。

二、高校档案管理存在的问题

(一)档案管理工作重视不够

首先，很多高校对于档案管理都无法给予足够的重视，认为档案治理就是走形式，以致于对保存档案的地点也不会采取任何保护措施，甚至连基本的防盗设施都没有安装。其次，保存档案的工具相对落后或者保密性差。比如纸质档案大部分因常年保存不当导致遗失或错漏；电子方案也因管理方法不当导致泄露或遗失。

(二)档案管理职员的素养不够

因高校领高对档案管理重视不够，所以导致在招聘档案管理人员时较为随意，缺乏专业素养，造成档案错放或乱放的现象时有发生，甚至会出现档案无法及时归档或清理的情况。因管理人员缺乏专业素养，导致部分档案填写不够完整规范，甚至存在信息造假的现象。不仅如此，很多管理人员认为档案管理工作轻松，容易麻痹大意，进而导致造成档案信息泄露。

(三)档案收集不齐全

高校中领导对档案工作不够重视，没有一个系统且完成的档案收集流程和执行标准，导致很多信息无法及时收集甚至会收集到虚假信息。档案信息收集不及时，无法收集到新鲜有效的档案信息，尤其是人事档案方面的信息，就会造成人才选拔的后知后觉。

(四)档案的现代化、信息化欠缺

因高校自身的局限性，大多高校的档案管理相对落后，甚至有的高校只是采用简单的A4纸保存，不但降低了档案保存的严密性，还容易造成无用信息堆积，重要信息遗漏，给档案管理带来极大困扰。引进科学和信息化的存储方式就显得尤为重要。然而，就算高校引进了信息化、现代化的档案管理设备，但因缺乏相应的操作人员，也会导致设备无法及时应用到档案管理中。

三、档案管理在培养人才发挥的应用

(一)创新人才引进机制，打造科学评价体系

1.明了人才选择水平来设定准入门槛

在档案治理人才选择机制上应以准则为依据，根据档案部门的不同岗位诉求，制定相应的人才选择准则，在专业符合的条件下完成档案管理人才的技术更新。如，在选拔治理层人才时，应以战略目光、全局意识及决定水准等为依据；在技术层人才选拔时，应以网络操作技能、数据应用技能、档案管理技能等为依据。总之，在选拔档案管理人才可通过不同岗位人才的差异点的把握，针对性的引进相应人才，创新人才引进机制，从而达成现代化档案管理模式下的新型人才培养目标[4]。

2.打造科学评价体系来体现人才价值

完整的人才评价体系中，除技术层面的衡量因素外，还应同时根据人才的德行、认识以及职业观念等综合因素进行断定，因此在建立评价体系时，可将上述多种不同类别的考查因素纳入体系当中，全方位评估人才与岗位的适配性，从而完成科学化的人才筛选。

(二)提升档案管理效率，做人才辅助力量

首先，档案管理人员要了解时代发展特点，在此基础上通过自主学习的方法提升素养。比如，为进一步适应网络发展，档案管理人员首先要建设起对职业技能的改革认知，认识到网络技术在当前档案管理工作中的重要性，并将网络技能的学习纳为职业技能提升项目中。在学习信息操作的同时，可结合档案管理领域的专业知识，丰富自身知识架构，以创新性思维看待档案管理技术的变迁，从而促使档案管理工作效率提升。

其次，以理论学习为基础，在实践中提升应用技能。除知识层面巩固学习外，档案管理人才还可结合自身实践认知，总结一套完整的工作规律，在不断改进的基础上使其成为后期工作模式调整的依据，发掘自身的创造性。

最后，依托网络技术，设计以人才培养为目的的线上培训平台。为方便档案管理人才在业余期间的自主学习，单位可根据自身档案管理需要设计线上学习平台，为人才技能的培育助力，实现自主学习方法的创新与改变。

(三)改革新档案服务手段，加强人才建设

1.开发网络档案服务系统

人才的培育离不开技术方法的支撑，因此在档案治理人才培育中，要面对现行档案服务手段进行改革创新，进一步强化创新型信息人才体系的开发。通过建设档案内在局域网，能快速整理、归类与提取单位内部数据，在此基础上，根据实际档案管理要求，开发全新的内部网络档案服务平台，便于用户通过平台快速完成信息搜索与查询。此外，建设配套的档案数据治理中心，用于数据信息的审判与监测，在提高档案管理效率的同时保证信息安全性，防止信息外露、泄漏等现象发生。

2.根据档案收集结果，革新人力管理方案

以往的档案管理工作中，因受限于老旧的收集、整理模式，人力耗损较大，且不利于创新管理思维的发挥。因此，现行模式中，档案管理人才可通过设计全新的电子文件自动上传集合软件，来实现档案治理的电子化改革，在优化服务品质的同时，深入利用创新人力资源价值，推进档案管理工作中信息人才体系的开发。

3.开办在线档案服务，拓展人才运用渠道

创新性档案治理要求下，人才的运用渠道与方向势必要随之发生改变，通过利用信息技术，完成服务重点的改变，从根本上拓展档案管理的人才运用方法。例如，档案部门可依靠网络平台创设数据库询问、电子信箱等服务方法，使用户能够与档案室运用电子邮件在网上进行极速连接，完成信息沟通，并在此过程中存放交流记载，方便后期回看与查询。

四、结 语

综上所述，人才需要随着行业需要的变化而变化，在档案管理工作不断改革的当下，创新型专业人才的培育也应作为一项重要目标。在创新型档案管理人才培育中，还需从创新自力、开发学习渠道、提高服务品质等方面努力，尽力于人才培育作用的进一步加强，从而提高档案管理人才运输品质[5]。

作为高校治理中的重点一环，高校档案治理尤其是人事档案治理对高校的未来发展作用巨大。高校人事档案管理是高校人才选择与任命的主要根据，其品质直接关系到高校人才的品质，关系高校的可持续发展。高校应加强科学化的引导，对人事档案的集合、整治、归档、检查、更新等一系列工作进行规范化管理，结合时代变化，更好推进档案工作稳定发展。同时，加强人事档案工作人员的选择、培育，建设一支专业素养高、年轻化、信息化的高校档案管理工作人员团队，促使高校档案管理更加熟练，推动高校人事工作和教育教学工作平稳展开，使高校人事管理工作更上一层楼，为培养高校档案人才创造条件。