独立院校教务管理的信息化建设策略探究

2021-03-07廖安沈鹏飞张磊高韵

文化创新比较研究 2021年5期

廖安，沈鹏飞，张磊，高韵

（昆明医科大学海源学院，云南昆明 650000）

在独立院校教学工作中，独立院校教务管理工作占据重要地位，其在人才的培养、教育管理、教学秩序维持方面起着十分显著的作用。当前我国网络信息技术得到迅速发展，在独立院校教务管理中采用信息技术，能大大提升独立院校教务管理质量。该文着重分析了独立院校教务管理信息化建设的意义与建设策略，以此为提高独立院校教务管理质量提供一些参考。

1 独立院校教务管理信息化建设的重要性

1.1 教育体系改革需教务管理信息化

随着当前科技的迅速发展，人类整体社会中存在越来越高的信息化程度，人们将计算机网络技术、互联网等科学成果广泛应用到实际中。通过普遍应用这些成果，能实现更科学化、现代化的管理[1]。培养一批高技能、高素质的复合型人才是独立院校的主要任务，所以，独立院校在人才培养方面应紧跟时代的发展步伐，应改变传统的教务管理模式，加强建设信息化的教务管理。

当前我国经济实力得到显著提高，独立院校教学普及面也越来越宽，以往的精英式的教学模式已经无法满足当前新时代的教育需求，再加上我国独立院校办学规模逐渐增大，学分制是当前很多独立院校实施的方式，教务管理的对象群体已经转为如今的个体，这样独立院校的学生的选择权、参与权与决定权就更多。个性化、多样化、具体化的教务信息管理就凸显出来了，随着不断增多的学生人数，再加上受到教学内容改进、增多等因素的影响，逐渐增多了独立院校的教务管理内容，如果依然采用旧的管理模式，面临的考验也就更大，要想更好地适应教育改革发展，独立院校教务管理应将教育改革的机遇抓住，以此为更好地促进教务管理信息化建设奠定基础[2]。

1.2 教务管理工作效率的提升

在独立院校教学过程中，整体的教学活动涉及的数据的统筹是教务管理的主要任务，比如，教学中涉及的教务管理、学籍管理等，以往教务管理工作人员主要是对各项工作采取手工处理的方法，导致其承受较大的工作量，这将直接降低办事效率。在数据处理及传递中极易出现一些问题，由此导致耗费较长时间来解决工作错误[3]。在新时代下，借助计算机信息技术展开教务管理，能够有效提高工作效率，且能使出错的发生率减少，能使管理工作人员的工作负担予以减轻，且在一定程度上使独立院校教务管理的准确性得到提高。

1.3 教务管理信息化是独立院校管理信息化的关键

教务管理工作是独立院校管理工作的核心，加强独立院校教学管理信息化建设在一定程度上能提高独立院校综合办学水平。在独立院校管理信息化建设中，教务管理工作能发挥其带头作用，通过加强信息化教务管理，能实现全面信息化建设独立院校管理，使独立院校的竞争力得以增强。

2 独立院校教务管理信息化建设存在的问题

2.1 独立院校教务管理系统设计与独立院校需求不相符

当前很多独立院校都是采用软件公司开发产品作为教务管理系统，其独立的研发能力有所缺乏，这就导致教务管理系统很难满足独立院校教务管理的需求。同时，独立院校存在不完善的教务管理系统功能，这就导致传统的管理模式依然存在独立院校教务管理工作中，教务管理工作需要依靠人工去完成，由此无法充分利用独立院校教务系统，使教务管理效率大大降低，这将极大的浪费系统。另外，过度的开发独立院校教务管理系统，有很多的功能在实际中并不实用，其与独立院校教务管理的实际情况不相符，导致浪费现象，如果没有充分的利用独立院校教务管理系统，将在一定程度上影响独立院校教务管理系统信息化建设[4]。

2.2 独立院校在教务管理系统的硬件投入方面还有待加强

硬件是独立院校教务管理系统良好运行的基础条件，如果独立院校在硬件投入方面存在不足，将会拥堵服务器，在数据传输过程中存在较低的速度，甚至可能会出现网络瘫痪的现象，这将直接影响独立院校教务管理体系的良好运行。比如，学生在学期初会集中选课，如果服务器容量不够，将会导致出现服务器瘫痪的问题，这对学生选课带来不良影响。当前有的独立院校领导还没有认识在教务管理工作中应用教务管理系统的优势，由此导致管理系统硬件投入存在不足[5]。另外，独立院校教务管理系统的管理人员没有认识到这套系统建设的重要性，且不够了解系统的组成，再加上不够了解该技术，使得系统投入预算存在差错，由此使得独立院校教务管理系统投入不足。

2.3 存在不完善的独立院校教务管理系统相关制度

一个新生事物发展是否顺利与制度的完善度有着密切联系，当前很多独立院校存在不够完善的教务管理系统相关制度。独立院校教务管理系统的出现，在一定程度上改革了教务管理工作，很多独立院校虽然对教务管理信息化加强重视，但是还仍然采用以往传统的教务管理制度，这些管理制度与独立院校教务管理系统无法相匹配，这对独立院校教务管理系统的应用带来一定的制约。另外，独立院校存在不完善的教务管理制度现象，使得教务管理人员缺乏有关依据处理事务，这对独立院校教务管理的规范性、独立院校教务管理系统应用带来极大的影响。

2.4 独立院校教务管理人员存在参差不齐的素质现象

在建设信息化的独立院校教务管理系统中，独立院校教务管理人员素质、能力高低对其产生的影响十分重要。以往独立院校教务管理人员一直采用传统的教务管理制度工作，且专业知识、管理手段都有所缺乏，这对独立院校教务管理系统信息化应用进程带来直接影响。在配置独立院校教务管理人员时，缺乏专业信息技术人员，因为只有专业人员才能有效地处理教务管理系统出现技术故障，由此阻碍教务管理系统的良好应用。还有的独立院校教务管理人员没有充分的了解教务管理系统信息化，没有理解有关内容与概念，对于教务管理中出现的问题，也没有采取有效的方法进行处理，这对独立院校教务管理系统信息化建设的顺利开展带来不良影响。

3 独立院校教务管理系统信息化建设的策略

3.1 转变思想，树立信息化教务管理观念

采用现代化的管理思想、观念、手段就是独立院校教务管理信息化建设过程，为了更好地促进教务管理信息化发展，应将以往的思想予以转变，将信息技术的优势充分发挥出来，将其对推动教务管理的作用发挥出来，客观的分析与取舍传统教学管理模式，将其他独立院校教务管理的有益经验积极借鉴，将教务管理信息化建设的新思想、新手段进行探索，这样才能更好地推动教务管理信息化建设[6]。

3.2 独立院校教务管理系统的科学设计

独立院校应结合自身情况对教务管理系统进行科学规划，同时，还需要了解教务管理流程，在教务管理系统设计时还需要将独立院校教务管理制度结合起来，模块的设计各个管理系统，这样的设计能使系统的搭建予以实现，使独立院校教务管理发生变革时，有效地在教务管理系统中实现。另外，在开发教务管理系统中，教务管理人员应将其作用发挥出来，应当对系统方案进行及时修改，使独立院校教务系统与独立院校教务管理制度相符，将教务管理系统功能特点充分体现出来。有的技术人员也要积极参与到教务管理系统开发中，让他们对系统的构建充分了解，及时了解可能存在的问题，以此为保障教务管理系统的良好运行奠定基础。

3.3 独立院校教务管理系统信息化硬件配套的支持加大

要想实现独立院校教务管理系统信息化建设，需要依靠硬件配套支持，独立院校应充分认识教务管理系统对学校发展中起到的作用，应该在独立院校教务管理系统信息化的资金投入方面加大力度，以此为更好的整合与管理系统数据。硬件配置时应对学校未来发展充分考虑，配置要注意科学合理化，既不影响现在使用，且要为未来使用提供良好的预留接口，防止资金浪费的问题发生。另外，独立院校应当加大教务管理系统的硬件投入力度，目的是为了使独立院校教务管理系统信息化建设得到保障。

3.4 独立院校教务管理系统配套制度的更新

独立院校教务管理系统的建设与教务管理制度之间有效密切联系，因此，独立院校应对以往的教务管理制度进行改革，在这个过程中需要结合教务管理系统化建设的需求。在当前新时代下，以往的教务管理制度无法紧跟时代发展步伐，因此，需要对独立院校教务管理系统信息化建设的需求充分把握，并结合独立院校实际情况进行改革，对独立院校教务管理制度进行更新，以此保障独立院校教务管理系统信息化建设奠定基础，使教务管理系统信息化建设能够稳定发展。

3.5 教务管理人员综合素质的提高

要想更好地实现独立院校教务管理系统信息化建设，还应当加强教务管理人员的综合素质的提高，其在一定程度上直接关系到教务信息化建设效果。因此，独立院校应加强对教务管理人员进行培训，使其对教务管理系统的内容、意义有更好的了解，以严谨的态度对待教务管理工作。还应该着重培养技术人员，让他们对教务管理系统软件设计原理全面了解，对教务管理系统硬件组成情况全面掌握，不断更新系统，并采取有效措施解决教务管理系统中存在的问题，以此更好地促进教务管理系统信息化建设发展。

3.6 采用工作流技术，落实软件开发与利用

当前我国计算机技术取得良好发展，计算机应用领域迅速发展的一项新技术为工作流技术，工作流管理系统也开始在各个领域得到了广泛的应用，包括医院、银行、制造行业。工作流技术已经逐渐成为软件开发的基础平台，对于科学性、规范性、先进性的主要标志是工作流。

采用活动及活动之间变化的过程表示的业务流程就是所谓的工作流，由一系列的业务流程组成就是所谓的教务管理系统，在教务管理系统中采用工作流技术具有重要意义，能有效改进教务管理系统，具体体现在这几个方面：（1）业务流程的灵活设置，有助于为过程充足提供良好依据；（2）教学管理规范化程度的提高；（3）业务处理周期的缩短，通过对工作流程的良好规划，并将相互独立的活动予以执行，能使得文档的传递时间大大减少。

购买现成的管理软件成为独立院校采用的主要方式，其能将开发周期长的问题有效解决，能使流程管理的原型快速实现。要想独立院校的应用教务管理体系，应加紧“引进与二次开发”相结合的工作方式予以应用，二次开发才能使学校管理的个性化需求得到满足。

首先，独立院校应当梳理自身教学管理流程，对目标流程的基本要求进行明确，然后对信息技术能力充分认识，然后重新设计现有流程。其次，应将系统二次开发原则予以遵循，流程管理工作具有持续性特征，不可能一次做到信息系统建设的成功，这就需要独立院校将二次开发原则予以遵循，持续改进与完善管理流程与信息系统。在二次开发过程中，可以通过对软件的修改完成，另外，用户还可以进行辅助系统的自主开发，从系统中导出数据，采用二次开发的辅助程序处理，然后再导入系统，所以，用户应对自己的流程进行比较，将辅助系统自主开发，由此将个性化需要予以解决。

只有将管理流程进行规划，才能使开发人员对清晰的开发模型进行建立，才能将合适于实际管理工作的管理系统开发出来，且对管理进行规范，能使教务人员良好工作习惯予以养成。在管理系统的后期使用过程中，能保证教务管理信息系统的良好运行。