现代医院综合档案管理问题及对策探讨

施萃

(中国医科大学附属盛京医院财务部， 沈阳市 110004)

1 医院档案管理的内涵范围

医院档案以纸质和数字形式真实记载医院的发展历程及各项业务活动，并作为医院历史和文化真实再现的载体，通过档案可以了解医院历史，体现医院文化的传承和发展。医院档案管理就是对医院所有档案进行科学分类、归档、编号、存储/存放、借阅、鉴定、销毁、查找/检索以及日志记载。因此，加强医院档案管理已经成为医院文化建设和医疗业务开展的有效途径之一。以医院的财务档案为例，它是医院档案的重要组成部分，其主要工作内容包括涵盖各类原始凭证等各类记账凭证、各类账簿(总账、明细账、科研明细……)、账务账表(年报、预算、决算……)、银行对账单、工资发放(绩效、福利、计税扣税明细……)以及与银行的业务往来信息[1]。其他档案也都具有相应的工作内容和管理规范，本文定位于医院综合档案管理的共性问题及对策研究。

2 医院档案管理的目的意义

2.1 为经营决策提供信息基础

医院的发展需要领导班子在发展的关键节点做出科学的经营决策，而正确决策的制定需要可靠详实的依据为支撑。医院档案记载了医院的发展历程及其各方面的业务信息，医院决策者可以通过这些档案全面了解医院的发展历程、经营特色、财务状况和优势及不足，从而确立发展目标，明确制定出适合于自身发展的规划，改善医患关系，提高职工满意度行业口碑。

2.2 为相关医疗纠纷提供可靠证据

医院经营管理中起举足轻重作用的是医患关系，在大数据、人工智能高度发展的时代，对医院经营起决定性作用的是口碑。医院的医疗和服务水平与患者的切身利益乃至生命安全都密切相关，这也是患者选择就诊医院的最关键因素。这些年暴露出的逐渐紧张的医患关系，给许多医院带来了很大的负面影响，直接影响了医院的口碑，甚至阻碍医院的经营发展。医院档案详细记录患者的就诊及相关情况，如果出现医疗纠纷，就可以依据患者就诊档案科学合理地明确各方承担的责任，及时向社会各方公布实情，保护患者利益的同时也减小医院损失。

2.3 为文化建设提供指导

为培育医院文化提供参考。医院必须根据自身所处的历史和现状、内外部环境、医疗制度、管理方式和员工的状态来建立档案，并认真探索如何才能建立医院文化动态沉淀的长效机制，以创立自己的文化品牌[2]。

为宣传医院文化树立典型。医院的缔造者、决策者、岗位能手等都是单位的正面典型，其言行代表了医院的形象，是医院文化的重要组成部分。榜样的力量是无穷的，通过典型案例传播正能量，能获得明显的激励和教育成效。如果人人都以先进为榜样，单位的凝聚力必然得到增强，每个个体的道德和职业素养提高，从而达到弘扬医院优秀文化的目的[3]。

为巩固医院文化化解矛盾。许多医院通过减员增效、下岗分流等措施实施改革以调整结构，但这样也带来许多新的问题，产生了新的矛盾。这些矛盾和问题得不到有效解决，就不能最大限度地调动医院职工参与改革的主观能动性，也不会产生预期的效果。通过民主程序征集职工提案，对提案进行分类、梳理，了解职工的关切，有针对性地开展政治思想工作，消除隔阂，建设和谐的医院文化，增强医院的凝聚力和全体员工的向心力，丰富文化建设内涵，筑牢文化建设根基。

为传承医院文化编修档案。医院的档案记载了医院的成长轨迹，承载着医院的未来希望。医院辉煌的历史激励员工奋发向上的斗志，更觉事业之伟大，责任之重大。对于新入职员工，医院历史档案可以使他们快速地了解医院文化，更好更快地融入其中，成为医院文化的见证者和传承者。

为创新医院文化维护权益。病人就医档案是医院档案的重要组成部分，也是解决医疗纠纷问题的最原始凭证。国家颁布《医疗事故处理条例》，医疗卫生体制改革不断深入，病人的就医诊断档案对于处理各种医疗纠纷，保护患者利益，保障医疗安全，维护医院名誉，促进医院业务开展具有积极意义。必须确保病历档案的准确、完备，不容质疑，使其在维护各方的利益中起到不可替代的作用。

3 医院档案管理的问题分析

3.1 档案管理制度不健全

在“互联网+”、人工智能和大数据时代，大多数医院尤其是规模大的三甲医院都运用先进的信息技术进行医院档案的数字化管理和应用。各类档案都被采集并存储到计算机网络系统中，便于不同业务部门之间进行数据的互通互联和数据共享，极大地方便了医院业务的高效开展，大大方便了患者，也为医院创造了效益、赢得了口碑[4-5]。如此信息完整、规模巨大的档案资料进行集中存储，一方面带来了数据管理的负担，另一方面也存在完全隐患，不法分子可能会破坏或盗取档案资料。目前医院对此并没有万无一失的解决方案。这种潜在的不利局面并未引起很多医院的管理层的高度重视，没能从档案管理制度上进行设计，因此缺乏档案管理模式的创新发展。

3.2 档案管理人员的专业水平有待提高

在信息化、网络化和智能化时代，数字档案管理必将全面推行。随着档案数字化进程的推进，医院在档案管理中也引入各种先进的信息技术手段，这客观上要求档案管理人员具备必要的信息技术素养。而目前医院档案管理人员的水平大都停留在传统的以纸质和实物为载体的管理阶段，他们的管理水平并不能满足数字化档案管理业务的需要，形成许多医院档案数字化管理水平不高的局面。因此，目前急需提高医院档案管理人员的管理水平和专业素质，培养一支专业的数字化档案管理队伍，提高医院档案管理水平，以更好地服务医院发展大局。

4 医院档案管理的创新发展

目前，作者所在医院将办公自动化(Office Automation,OA)平台和会计档案管理系统进行结合，档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查，会计档案的具体管理工作由财务部门负责。会计档案管理人员负责先期的会计档案的整理工作。首先，由财务部的档案管理员，整理归集所有会计档案材料，按照档案管理分类登记造册并上传OA系统后，档案中心管理人员进行后期编号入库、核实信息并形成电子目录，在医院内档案库统一留存。其次，后期档案调阅利用等一系列工作，由院内档案中心按照档案管理规章制度执行。OA系统与档案管理系统相融合，提高了会计档案的利用率和监管力度，使查阅会计档案更加便捷，节约人力和时间成本，也增强了安全性和保密性。

虽然本单位的档案管理工作取得了一定的成效，但仍存在管理队伍专业性需要提升、档案数字化程度需要加强、档案价值利用不充分等诸多问题，需要从以下方面进行加强，以充分体现医院档案管理的文化价值导向。

4.1 创新医院档案管理体系，完善医院档案管理制度

在新型医疗改革体系下，要勇于向传统过时的档案管理模式发起挑战，打造适合于“互联网+”、大数据和人工智能技术的档案管理平台。确立符合信息化时代发展的数字化档案管理制度，建立数字档案管理的工作规范和评价机制，明确档案管理人员的职责，细化数字档案的归档、记录、存储、分类、查询和借阅等要求，重视档案管理人员的工作绩效考核，实行责权利相统一的档案管理考评机制。

4.2 创新医院档案管理模式，加强信息化数字化管理

“互联网+”时代的信息化、数字化和网络化规模扩大，数据急剧增长，复杂度日益增加。医院只有创新档案管理模式[6]，充分利用先进的信息技术手段，提升档案管理效率，才能更好地服务于医院工作大局。医院应从资金和技术上增加档案管理投入，加强基础设施建设。实现网络设备、服务器、终端、存储等硬件设备的更新换代，开发或购买功能完善、稳定可靠、安全高效的软件系统，同时兼顾与医院其他软件系统的互通互联和数据共享，避免产生“信息孤岛”。实现纸质档案向数字档案的转化、存储和管理，确保数字化档案管理的深入全面推行和医院各项业务的一体化发展。

4.3 坚持以人为本管理理念，建设数字档案专业队伍

任何社会最缺乏的都是人才，尤其是特定领域和技能的专门人才。新型医疗改革对医院的档案管理人员提出了更高更专的业务要求，提升医院档案管理人员的数字化管理水平已刻不容缓。一方面，对已有档案管理人员进行培训交流，提高数字化管理水平，但他们的专业背景和业务基础决定其发展空间有限；另一方面，医院应增加投入聘用能胜任数字档案管理的专门人才，打造一支精干高效、业务精湛的数字档案管理队伍。加强档案管理人员与外界的联系和交流，以保证其业务素质和能力能与时俱进。

4.4 坚持患者为本管理理念，建立档案管理安全机制

当前医院的数字档案大都重点考虑信息收集全面性、档案利用方便快捷性以及管理高效性等方面，而在档案本身的安全保密性方面存在很大漏洞。对医院病人的病历档案而言，因其记载了病人的病情及诊治信息，具有个人私密性，病人绝对不希望其就诊信息遭到泄露、篡改，因此对病历档案管理要万无一失。对财务档案来说，其涵盖分类广、明细多，且与资金密切相关，这些档案具有一定的保密性和高度敏感性，是医院核心竞争力的体现，其安全性也必须得到保证。要对档案管理人员进行安全保密知识教育，增强安全保密的责任意识，掌握安全保密防护手段和技能，并邀请权威机构定期进行档案管理的安全保密检查。

4.5 搭建数字档案管理平台，挖掘数字档案蕴含价值

很多医院都采取一定的手段实施档案管理，有些医院的档案管理也达到了一定的数字化程度，但这些数字化的档案被淹没在档案管理系统中，很少有医院对数字档案进行了有效的挖掘和利用，未能充分体现数字档案的价值所在[7-8]。信息和互联网技术的快速发展，软件系统的升级换代，硬件设备的性能提升，大数据和人工智能技术的广泛利用，使数字档案管理平台的使用逐步普及，也使数字档案价值的高效挖掘成为可能。与传统档案相比，数字档案具有资源数字化、实体虚拟化、管理系统化、传输网络化和利用知识化等显著特点，运用数据挖掘、机器学习方法，结合数据分析和人工智能技术，充分利用档案之间的关联关系，最大限度地挖掘出可以为医院利用的潜在价值，为医院的决策提供依据，也使得以患者为本的理念成为可能。

5 结论

笔者对当前医院综合档案管理的状况进行了调研，指出了当前医院档案管理工作存在的主要问题及其产生的原因。结合当前所处的数字化、网络化和智能化时代背景，提出了基于“互联网+”思维、人工智能和大数据技术支撑的数字档案管理解决方案，充分挖掘数字档案蕴含价值，为医院的文化建设和经营决策提供重要支撑。作者下一步将对医院财务档案做深入的分析研究，准确定位财务档案管理存在的实际问题，并寻求切实可行的解决方案，提升财务档案管理工作效能，并寻求通用档案管理的解决方案。