文秘与档案管理的紧密型关系研究

摘 要：公文是档案的前身，档案是公文的归宿之一，从档案的形成规律可以窥探到公文与文书档案之间的密切关系，既有区别，又有联系。本文以文书档案为视角，分析影响文秘工作与档案管理紧密型的五种情形，并从文档一体化等理论提出了文秘与档案管理紧密型理论基础，探讨了文秘工作与档案管理紧密型实现路径。

关键词：文秘;档案管理;关系;紧密型

办公室文秘工作与档案管理工作是有机联系的整体，文秘工作是档案管理工作的前提和基础，档案管理工作又是文秘工作的延续和组成部分。公务文书是在公务活动中按照特定体式、经过一定处理程序形成和使用的书面材料。公文是现代办公室文秘工作与档案工作转换的主体，是文秘工作的主要载体，档案资料主要来源于公文。可以说，办公室文秘工作的重要成果之一是公文，公文是档案的前身，档案是公文的归宿之一，从档案形成规律可以窥探到公文与文书档案之间的密切关系，既有区别，又有联系。

1 影响文秘工作与档案管理紧密型关系的表现

在实际工作中，文秘工作环节的一些因素，影响了其与档案管理之间的紧密型联系。

1.1 用紙不达标，装订不规范

《国家行政机关公文格式》对公文用纸有着明确规定，即，型号为国际通用A4型，60-80g/㎡复印纸或胶板印刷纸。要求左侧装订，不散页、不漏页、不脱落，后背平整。但从办公室文秘工作情况看，在一些细微之处存在不规范现象，诸如，装订时压字、钉脚不齐，甚至是漏页，一些纸张的耐折性较差，16K型纸张使用偶有出现，用纸的大小及质量不达标，影响了文书的美观性、档案的寿命。

1.2 版记不全面，附件不规范

版记是文书部门与档案部门之间相互转换，实现“文档一体化”的重要标识。由于文秘基础工作薄弱，主题词选用不准确，缺少抄送单位、印发部门未标记，甚至没有版记，加剧了文件归档案卷标题拟题的难度。此外，《国家行政机关公文格式》对公文中的“附件”作了较为明确的规定，但在实际操作过程中，会出现办公室文秘部门处理不当，“附件”字样未标识，以及正文与附件序号、名称不一致等问题。有时将“附件”单独装订，正文字号及排列序号未进行标识，影响了文书质量、立卷规范和归档完整等工作。

1.3 文种不准确，程序不规范

目前公文有13种，不同的文种所承担的作用不同，实际起草时易发生混淆。如有的混用了“通知”与“通告”，有的将“决定”误用成“意见”，有的将“请示”与“报告”混淆，在“报告”中夹杂“请示”内容。此外，还出现越级行文、越级签发，有校对无复核等。这些文种的不当使用及公文办理程序的不规范情况，都给文档一体化管理埋下隐患。

1.4 底稿不完整，编号不规范

公文原稿的收集、整理是公文处理工作的一项重要内容，也是档案工作必不可少的环节。公文从拟稿、核稿、签发到定稿、印发，有着严密的办文过程，但在归档时核稿、签发稿等未收集，收文后未附传阅卡，收文、发文未及时登记，或造成文号重复、遗漏，重号、漏号现象时有发生，影响了后期归档文件著录标引、分类编码和检索。

1.5 责任不明确，移交不规范

根据档案管理要求，每年办公室应定期将上一年度的文书资料移交归档至档案（馆）室，但在实际操作时，由于文书资料交接责任不明确，对文秘工作与档案管理工作的紧密型认识不到位，文秘人员未按照标准和要求将文书移交给档案室，甚至出现漏交文书资料现象，导致归档文件资料不完整。

2 文秘工作与档案管理紧密型关系理论

文秘工作与档案管理工作紧密型关系有深厚的理论基础。

2.1 文档一体化

文档一体化是将公文处理与文件归档有机结合，在文书处理环节便将归档信息摘录、整理，使文书符合立卷的规范和要求，从而实现文书处理与文书立卷的一体化。随着计算机信息技术的发展和办公OA系统的应用，文件从其起草、生成、处理到归档，均可在计算机信息系统中完成。文档一体化理论，兼顾了办公室文秘工作中文书处理及档案室档案管理，打破了部门间的“壁垒”。文档一体化理论集合了大文件与大档案理论，拓展了文件的概念和档案的外延，符合文档管理的现实需要和可能性。

2.2 文件生命周期论

文件生命周期理论是指文件从其形成、运行、保存至消亡如同生命一样，是一个周期。这一周期又可划分为若干阶段，每一阶段文件所发挥出的作用不同，应采取相应的管理方法和管理原则。著名档案学者詹姆斯·B.罗兹将文件分为文件阶段和档案阶段，其中，文件阶段又被划分为形成、利用、维护及处置阶段。我国学者更倾向于将文件周期划分为制作、现实使用、暂时保存和永久保存四个阶段。其中，文件制作和现实使用被界定为第一阶段，即现行阶段。现行阶段下文件发挥着现行效用;暂时保存阶段即“归档”，进入档案室保存阶段，永久保存阶段则是档案阶段或非现行阶段。可见，从文件生命周期论看，文秘工作与档案管理工作只是社会分工不同，实际是文件管理与档案管理紧密型的内在表现，二者互相渗透、制约，又一脉相承。

2.3 文件连续体理论

文件连续体是指以目的为导向的系统连贯一致。文件连续体是一种以目的为导向的系统研究方法，注重办公室文件从形成、存档到作为档案存用的全过程连续管理。其中，文件生成是起点，而目的和宗旨则是办公室文秘工作与档案管理工作应面向社会、面向单位，提供文书、档案服务。文件连续体理论并非单指文件从其生成到消亡的单项运转，并没有必然的先后顺序之分，从文书到档案应确保其生成规范、运转合理、保管安全、利用高效。

3 文秘工作与档案管理紧密型关系实现路径

3.1 落实“文档一体化”

医院办公室文秘工作者应充分认识“文档一体化”的重要意义，将文书档案的归档要求落实到日常文秘工作的各个环节，仔细鉴别公文是否有保存价值，严格按照文档归档标准，做好文书资料的形式和内容审核、把关，既要检查文书中文种、版记，也要检查形式上的用纸、装订底稿等是否符合相关规范要求。此外，在整理文书档案时，应注重细节管理，办公室文书经传阅、批复后，需要有领导签字，并收集作为原始文档资料一并留存。办公室文秘部门应按照文书收集、整理、签发、定稿、归档等程序，登记造册，集中整理，为档案管理工作奠定扎实基础。

3.2 实行“全过程”管理

鉴于办公室文秘工作与档案管理工作具有较强的紧密型关联，应按照“全过程”管理的原则，将文秘工作与档案管理工作规范、统一起来，切实提升文档质量管理的规范化、标准化和科学化。档案管理人员应认真审核，确保办公室文秘部门移交的文书资料符合档案管理的标准和要求，并做好文书档案归纳成件、整理成卷，定期做好清查，并根据文书资料的内容信息及重要性，确定保管时间。可确定每年的某个月份为文书资料归档月，集中归档收集。办公室文秘部门应按照“全过程”管理原则，制发高质量的文档，既要检查公文用纸是否符合标准，也要检查是否履行签发手，核查审批权限、公文格式及公文书写等是否符合要求。

3.3 执行好“立卷归档”策略

在办公室文秘工作及档案管理工作中积极开展“立卷归档”工作，根据《档案法》《保密法》的相关规定和要求，严格按照分类原则和归档方法，做好文书分类、整理、归档和编目，促进文秘工作和档案管理工作的有机融合。应加强办公室文秘人员的档案业务知识培训，熟悉档案管理工作的相关规定和要求，把立卷归档要求前延至文件材料起草环节，确保文书资料归档的完整性、准确性、规范性。

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作者简介：袁永艳，女，大学学历，山东省诸城市人民医院馆员，主要从事档案管理研究。