科技馆档案管理工作数字化的思考与实践研究

高波　王洋

摘 要：科技馆档案为科研生产活动提供重要参考，在社会发展过程中扮演着重要的角色。在互联网信息技术快速发展的条件下，传统的档案管理模式已经不能满足现代社会对档案管理的需求，科技馆档案进行数字化与信息化转变必不可少。因此，开展科技馆档案管理工作的数字化与信息化变革的研究具有重要的实践意义。本文首先说明科技馆档案的主要特征，然后分析科技馆档案数字化的意义与作用、科技档案馆数字化建设中存在的问题，最后提出科技馆档案管理工作数字化建设的策略，希望可以为促进科技馆档案管理工作的发展提供助力。

关键词：数字化建设;档案管理;科技馆;互联网

互联网的快速发展推动诸多领域与产业的变革，科技馆档案管理目前正处于数字化管理转型的关键时期。随着网络技术的发展与在科技馆档案建设中的应用，科学技术以及电子设备硬件逐渐替代人工管理模式成为科技馆档案管理中的中坚力量。虽然科技馆档案数字化管理中人力投入较物力投入少，但科技馆档案管理人员在科技馆档案管理工作中仍承担着重要的责任。要注意的是在进行科技馆档案数字化管理建设过程中还要进行管理模式等的转变，保证模式与技术相协调，真正意义上实现科技馆档案的数字化管理。

1 科技馆档案的主要特征

1.1 专业性

专业性是科技馆档案区别于其它档案的主要特征。科技馆档案在内容与领域方面具有明确的定义：科研馆档案是科研、生产活动的真实记录，所形成的档案特定于专业的技术领域，是相应的专业技术活动产物。要保持科技馆档案的专业性对科技馆档案管理工作具有较高的要求。首先，科技馆档案在收集、整理以及归档等方面的工作人员要充分了解相应的科学技术，从而保证对档案的整理与归档符合档案的分析与划分需求;其次，可视化、大数据、云计算等方面的工作人员要充分掌握相关领域的知识与技能，为科技馆档案的数字化管理提供保障。

1.2 成套性

科技馆档案是科研单位或企业科研生产活动的记录，是一个项目、一个课題或一个产品开展的整个过程的记录，因此具有成套性的特点。成套性对科技馆档案的管理具有重要作用，一方面科技馆档案的成套性保证了档案信息的完整性与独立性，十分便于档案的分析与保管;另一方面科技馆档案的成套性为档案信息的查阅提供了便利，其详细地记录了时间、环境条件，还有相应条件下科研活动的进展，为后续科研活动的开展提供重要的参考价值。

1.3 多样性

由于科技馆档案可以包含所有的科研生产活动档案，因此科技馆档案的类型与种类繁多，科技馆档案具有多样性的特点。科技馆档案的多样性主要体现在两个方面，一方面是科技馆档案所涵盖的领域较广，并且一个领域还包含多种科研档案的开发和利用，科技馆档案在档案类型上具有多样性;另一方面，科技馆档案的存储与表现形式多样，即使同一类型的科技馆档案受单位需求的影响也可能具有不同的存储与表现形式。随着数字化技术的发展，由于科技馆档案多样性造成的科技馆档案管理难题已经得到了良好的解决，为科技馆档案的管理提供了诸多便利。

1.4 实用性

科技馆档案的实用性是引导科技馆档案管理工作方向的重要方面，也是决定科技馆档案资源开发和利用程度的主要依据。科技馆档案有着较长的生命周期，其科研价值可以持续很长的时期，始终具有较高的利用价值，许多的企业以及科研部门以科技馆档案为支撑开展后续的科研任务与生产活动。科技馆档案的数字化管理充分应用大数据等先进的科学技术，为科技馆档案信息的充分利用提供了更多支撑，进一步发挥了科技馆档案在科研生产活动中的积极作用。

2 科技馆档案数字化的意义与作用

科技馆档案的数字化管理可以突破传统管理模式，通过将数字化技术的应用以及档案信息管理系统的建立，对科技馆档案信息进行充分的开发与利用，并且实现部分科技馆档案信息的内容共享，促进科技社会的整体进步与发展。同时，科技馆档案管理实现数字化建设后，借阅可以直接利用手机、电脑等客户端登记，打破了空间的限制;在查阅时，也可以利用搜索引擎等，快速定位所需要查阅的内容区域;数字化管理还能够实现对视频、音频等的管理，丰富了查阅内容，为客户利用科技馆档案信息提供方便，有效提升了科技馆档案管理的服务水平。

3 科技馆档案管理工作数字化建设策略

3.1 加强档案管理中信息技术的应用

针对科技馆档案管理的工作内容与工作特性，适当地应用信息技术，例如考虑到科技馆档案中含有科研项目全过程的内容记录，是影响科技发展的重要因素，要积极引进计算机安全技术，保证档案的真实可靠性与保密性。例如设置严格访问数字化档案访问身份验证与权限设置，针对容易出现被修改与容易丢失的档案文件采用软硬件相结合的方式进行进一步的加密设置，对更为重要的档案要采用物理隔离的手段，防止网络安全对其造成威胁。

3.2 创新科技馆档案数字化服务

互联网时代，科技馆档案信息资源的开发和利用渠道显著增多，例如计算机、通信技术以及多媒体技术等都可以影响科技段档案信息资源的开发和利用，改变科技馆档案的服务模式。服务水平已经成为评价一个行业发展水平的重要方面，科技馆档案数字化服务的创新是保证科技馆档案管理水平提升的重要方面。科技馆档案数字化服务主要可以通过两方面进行创新，一方面是利用通信技术完善网络咨询服务，另一方面是利用大数据技术为用户提供个性化服务。

3.3 加大档案管理数字化人才培训

如今档案管理数字化进程中数字化人才的培训是关键，一方面要增强档案管理人员的知识培训，主要包括计算机网路、信息安全技术等方面的培训;另一方面也要进行操作与服务培训，主要包括使用大数据应用、信息处理技术等方面的培训。培训方式要充分结合请进来与走出去，例如，邀请专业老师进行技能培训、邀请知名专家进行演讲，派工作人员参加行业会议或出国交流等。

科技馆档案管理一定要重视数字化的建设，培养工作人员的数字化管理意识，加强对科技馆档案数字化管理的宣传，积极应用先进的数字化技术，制定与完善数字化管理制度，进行数字化人才培训，建立可靠的信息保障体系等，从科技馆档案管理的各个方面推进科技馆档案管理工作的数字化进程。

参考文献：

[1]邵继仁.数字化技术在档案管理工作中的应用研究[J].办公室业务，2021（02）：189—190.

[2]张志.浅谈档案数字化中的质量控制[J].今日财富，2021（01）：65—66.

[3]田雯.大数据时代背景下科技档案管理和数字化建设研究[J].城建档案，2020（08）：19—21.

[4]郝莎.科技档案数字化鉴定与实施[J].兰台世界，2018（S1）：17—18.

作者简介：高波，女，大专学历，梨树县科技馆副研究馆员，从事档案管理工作。王洋，大专，梨树县档案馆馆员，研究方向是档案管理、服务提供利用等项。