电子会计档案管理的法律依据及工作思考

许秀英

摘 要：本文简要介绍了电子会计档案的法律依据及内容，揭示了会计档案管理工作的现状，分析了电子会计档案管理的发展趋势，提出了做好电子会计档案管理工作的几点思考。

关键词：电子会计档案;法律依据

随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，形成大量的电子会计档案。及时规范管理电子会计档案工作，推行电子文件电子化单套制归档，既能够严格规范会计档案管理的各个环节，还能为电子政务的健康有序发展提供重要支持。

1 电子会计档案提出的法律依据及内容

1.1 电子会计档案的法律效力

新《会计档案管理办法》最大亮点就是肯定了电子会计档案的法律效力。一是明确将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是满足一定條件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式;有利于推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

1.2 电子会计档案接收管理过程真实有效

新《会计档案管理办法》对于电子会计档案接收管理过程提出了如下要求：形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

2 电子会计档案管理的发展趋势

2.1 电子档案将成为财务档案管理的主要形式

随着财务信息多元化的发展，积累起来的大量财务管理文件必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变，才能充分发挥财务管理文件的指导作用。财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地，通过实时更新和共享，及时、准确地为经营决策提供依据。

2.2 电子会计档案的真实可靠性得到保证

在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性。

3.3 电子会计档案的移交和接收职责清晰

电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。电子会计档案接收分为单位内部会计部门向档案部门移交的接收和单位之间的移交接收。对于前者，要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收”;对后者，要求“档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全”。

3 做好电子会计档案管理工作的几点思考

3.1 加强电子会计档案管理政策宣传培训

各级财政部门、档案行政管理部门要充分运用媒体、网络等多种渠道，切实加强对电子会计档案有关政策的宣传，做好政策解读和引导;各单位财务部门、档案部门要加强对从业人员的业务培训，积极引导从业人员正确理解电子会计档案内容，全面掌握《会计档案管理办法》关于电子会计档案生成、管理等有关要求。从传统纸质会计档案管理模式逐步过渡到电子档案阶段，单位领导对电子会计档案管理的重视程度对会计电子档案管理具有重要的影响。因此，迫切需要单位领导深刻认识到电子会计档案的重要意义，我国长期以来形成的纸质档案管理模式不是一下就能完全电子化，电子化是一个逐步发展的过程。在前期应该注重掌握电子化的专业技能，跟上现代网络发展的步伐，慢慢接受新知识和新理念，逐渐实现过渡。会计电子档案管理并不只是某个人的工作，而应该是全体成员的共同责任。

3.2 加大配备软硬件设施投资力度

电子会计档案的接收、保管和提供利用，必须配置完备的现代化硬件设施，基本的如计算机、打印机、扫描仪、服务器、交换器、系统软件等，并不断完善和应用系统软件。因此，尽可能地争取把更多的资金投入于硬件配置中，同时要加大培训资金的投资，让档案管理人员积极地设计和开发各类符合本单位实际的会计档案管理系统平台，从实践角度对完善系统软件提出反馈建议，更好地保证电子会计档案的规范化、电子化、标准化管理。

3.3 建立电子会计档案管理系统

为规范和加强电子会计档案的管理，要建立涵盖财务经营管理全过程的财务管理体系。对照国家《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。一是合理地构建电子会计档案信息管理系统。单位档案管理系统应结合本单位的实际情况进行系统设计，有选择性划出主次。利用计算机系统在信息处理方面的强大功能，建立起完善的电子档案信息管理系统，及时跟进更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意识。档案信息的安全性问题是关乎社会稳定的重要因素，必须严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用实名制、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保电子档案信息的安全。

3.4 提高全体干部职工的综合素质

针对大多数干部职工档案管理知识欠缺的问题，要通过定期培训使全体干部职工不断掌握档案专业知识，不断拓宽知识面，重点掌握现代信息管理技术，做好电子会计档案信息的整理、保管和维护工作。积极开展学习与研究活动，多走出去和引进来，组织工作方法与经验进行交流，取长补短，积累电子会计档案收集管理的经验。

加大培训力度，有计划、有目的地对档案管理人员进行基础知识和专业知识的培训，以适应不断更新的电子化模式。必须了解现代信息技术的相关知识如电子文件的特征、电子档案的全程规范管理、计算机网络安全知识等以确保会计管理活动记录的完整性与信息的安全性。

参考文献：

[1]洪源清.对信息化建设项目中档案管理系统建设的思考[J].卷宗，2017（2）.

[2]潘晓露.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J].黑龙江史志，2015（7）.

[3]姜新.档案管理信息化建设的思考科学中国人[J]，2015（30）.

[4]财政部国家档案局《会计档案管理办法》自2016年1月1日起施行.

[5]财政部国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》自2020年3月23日起实施.

（作者单位：洮南市国库集中支付中心）