网络时代科研档案信息资源建设的思考

马艳秋

摘 要：网络时代，科研档案信息资源建设有很多选择，但是也存在着许多问题。如何挑选出合理的、科学的管理方式以及在问题面前想出什么样的解决措施，使科研档案信息资源发挥出更大的价值，需要我们去深入探讨。

关键词：科研档案;信息资源;建设;思考

随着互联网时代的到来，网络应用已经深入到各行各业。科研院所档案管理工作也发生了翻天覆地的变化，科研档案管理逐步走向现代化，为科研档案的开发利用提供了巨大的发展机遇。但是机遇总是与挑战并存，我们要正确分析这些挑战，在理论分析的基础之上，制订相关的解决措施，进而提高科研档案管理水平。

1 网络时代科研档案信息资源建设的新变化

1.1 档案信息资源建设形式的变化

网络时代，档案信息资源建设的主体由一个变为多个，档案信息资源建设的客体不再局限于纸质档案，而是包含数字档案信息资源在内的多种形式。由封闭式的建设变为开放式的按需建设。

1.2 档案信息资源建设对象的变化

档案信息资源建设的对象是档案资源，在过去以纸质档案为主，呈现出封闭、资源积累缓慢等特点。互联网时代，档案信息资源建设的对象不仅包括纸质档案，还包括各类新型档案。数字档案信息资源是档案信息资源的一种，它主要来源于电子文件的接收、传统载体档案的数字化、数字档案信息的采集、网上数字档案信息的捕获等。数字档案信息资源的建设加速了现代信息技术在档案工作中的应用，有利于推动社会信息化进程。

2 网络时代科研档案信息资源建设存在的挑战

2.1 思想认识上要突破局限性

首先，网络时代科研档案信息资源建设是一个新的技术，几乎没有什么经验可以借鉴，加上实践总是超前于理论，这就使得各科研院所在档案信息资源管理工作中，容易形成各自为政的局面。其次，科研档案管理工作是一項机密性较高的工作，一些院所领导和工作人员在思想认识上就会显得相对保守。科研院所档案工作缺少网络时代的规划，实行各自管理，不涉及其他领域，使得科研档案信息无法有效共享和利用，导致档案工作效率低下，造成了科研档案管理和应用滞后的局面。

2.2 材料归档方式方法须革新

随着办公现代化和档案管理信息化的普及，工作人员可以通过网络将相关归档材料送给相关部门审核，然后再通过网络送给档案部门进行归档，这大大缩减了时间上的消耗。然而，一些科研院所仍然采用传统的归档方式和方法，按照规定时间，归档材料经过检查合格后才能装订成案卷，电子文件才能上传或者录入档案管理系统。

2.3 要克服网络档案信息存在的安全隐患

网络时代以前，科研档案主要是以实物载体的形式保存档案信息，归档材料需要有关部门审核签字，档案的真实性得到了一定的保障。随着网络技术的发展，科研档案信息开始与计算机网络结合为一体，科研档案管理信息化后，科研档案信息存在被泄露的风险。科研档案信息一旦被某些不法分子盗取，就会严重影响科研档案本身应当具有的不可更改性和机密性，给科研档案信息资源安全造成不可弥补的损失。

2.4 档案人员面临网络技术的挑战

网络时代需要档案管理人员在计算机技术、网络通信技术方面有较高的专业素养。在传统档案管理方法的基础上结合新的管理理念，对科研档案信息资源进行管理、开发和利用。因此，网络时代下的科研档案信息资源建设势必给档案人员带来不小的挑战。

3 网络时代科研档案信息资源建设的策略

3.1 转变传统的科研档案管理理念

以前科研院所科研档案大多是以纸质、声像的形式保存。这种形式档案的利用很难适应信息化的工作节奏，也必然会影响到科研档案信息资源建设的进程，远远不能满足网络时代科研工作的需求。所以科研院所的领导和有关人员必须更新思想，改变传统管理理念，实施科研档案信息资源的有效整合。加大科研档案资源的收集归档、开发利用的力度，探索科研档案管理现代化、信息化和规范化的工作路径。注重网络档案信息共享平台的建设，通过科研院所内部局域网平台，开通档案微博、微信等，在提供给具体研究项目档案信息资源的同时，增强与科研人员的互动，共同做好档案信息资源建设工作。

3.2 建立科研档案信息资源建设管理机制

建立科研档案收集、整理和归档制度等一系列制度。做到全面覆盖、重点突出，加强衔接。建立科研档案和网络相关的管理制度，网络系统保密论证和验收要求，以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，计算机和应用软件的管理制度等。建立由主管领导牵头，各科室负责人参加的管理网络，对科研档案的接收、使用、存放、归档等各个环节应实行严格的管理负责制。所有责任主体要按照权责一致的原则，共同建立健全以第一责任人为核心的科研档案管控体系。强化档案管理责任，明确档案责任主体，做到责任明晰、具体，促进工作人员自觉履行相关档案管理职责。

3.3 推进科研档案信息化和数字化进程

3.3.1 开展室藏档案数字化工作。越早对科研档案进行数字化处理，越有利于在较短的时间里实现档案管理工作与网络系统搭接，进而加快档案信息化的速度。

3.3.2 深入挖掘利用档案信息。在掌握好各个科研项目需求的基础之上，处理好需求、发掘、利用这三方面的关联问题。对科研档案信息进行开发利用，使其朝着高层次方向发展，最大程度地实现科研档案信息的价值。在档案信息资源的建设过程中，在广度上，实现各个科研项目档案信息资源的共建共享;在深度上，注重对档案信息资源中隐性知识的挖掘，注重建设特色档案信息资源。

3.3.3 注重新兴信息技术和新媒体的应用。档案信息资源建设要保持与时俱进，网络存取技术、OCR技术等都在档案信息资源建设中发挥着重要作用，知识挖掘、数据仓库等新技术的采用，将科研档案中的隐性知识显化为容易被研究人员接受和利用的形式。

3.4 强化科研档案信息服务环境的安全

3.4.1 做好网络档案信息的保密工作。网络最大的特点是公开性，这与科研档案管理工作的封闭性背道而驰。一些网络信息盗窃案，往往是在档案管理系统里找到一些漏洞，并从这些漏洞下手，一步一步地窃取档案信息资料。因此，档案管理设备要安装杀毒软件和防火墙等，防止病毒、黑客对科研电子档案的恶意损坏;采用密钥、数字签名等技术手段进行管理，通过各种方式严防科研电子档案丢失。

3.4.2 加强档案网络访问的权限管理。一是做好档案储存服务器的使用记录工作，二是建立档案利用监管制度，建立起有效的科研档案网络安全防护体系。在一些档案信息管理事故中，越权操作在众多的原因中占多数，所以对于科研档案管理信息系统来说，设置存取信息的权限是必不可少的，是档案管理信息化安全的保障。加强网络保护，是保证科研档案安全的重要措施。通常需要验证用户登录的信息、输入调阅口令来限制访问和阅读权限;涉密的电子档案禁止网络开放。

3.5 提高档案人员的综合素质

网络时代做好科研档案信息资源建设工作，要求档案人员不仅要具备档案管理专业知识，需要掌握計算机管理档案的使用技能，还需懂得互联网相应知识。科研档案管理人员必须提高专业素质，刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能，特别是提高计算机网络安全知识水平。构建以档案基础知识为根基、专业知识为主干、相关知识为补充的知识结构，由专业人才向复合型人才转化。积极应对高新技术挑战，研究和应用信息化技术手段，推进科研档案安全技术防范能力建设。

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（作者单位：白城市农牧机械化研究院）