浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

田超

【摘  要】建筑工程档案资料属于建筑企业的宝贵财富，是建筑企业在施工过程中经验与施工技术的积累，在建筑工程管理中发挥重要的作用。有效地对档案资料进行管理，不仅可以提升建筑工程的质量，还可以提高企业的经营利润。因此，对建筑工程档案资料进行科学、有效管理，无论对企业档案管理本身，还是企业未来发展都具有不可替代的作用。目前，在建筑工程档案资料管理中还存在很多问题需要解决，论文就存在的问题进行解析，并提出相应的处理措施。

【Abstract】The construction engineering archives belong to the valuable assets of construction enterprises. They are the accumulation of experience and construction technology in the construction process of construction enterprises， and play an important role in the construction engineering management. Effective management of archives can not only improve the quality of construction engineering， but also improve the business profits of enterprises. Therefore， the scientific and effective management of construction engineering archives plays an irreplaceable role in both the archives management itself in enterprises and the future development of enterprises. At present， there are still many problems that need to be solved existing in the management of construction engineering archives. This paper analyzes the existing problems and puts forward the corresponding treatment measures.

【關键词】建筑工程;档案资料管理;存在问题;处理措施

【Keywords】construction engineering; archives management; existing problems; treatment measures

【中图分类号】G271;TU71                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）01-0011-02

1 建筑工程档案资料管理的重要性

运用科学、有效的建筑档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对建筑工程档案管理也作出了明确的要求。住建部提出建筑施工过程中，对建筑档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案资料管理在建筑工程中的重要性。国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建筑工程项目施工时，认识到建筑工程档案资料管理的重要性与紧迫感。

2 建筑工程档案资料管理中存在的问题与不足

2.1 建筑工程档案资料管理的信息化程度不高

目前，很多企业在建筑工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。另外，纸质档案保管还面临一个重要问题就是在需要时，难以较快查询，降低了建筑工程档案管理人员的工作效率。实现建筑工程档案管理信息化，不仅可以保存一些重要的档案信息，还提高了档案查询速度。

2.2 建筑工程档案资料管理人员素质低

建筑工程档案管理人员是直接参与建筑工程档案资料管理的工作人员，他们的工作效率与综合业务素质对建筑工程档案管理水平有很大的影响，制约着档案管理建设的发展步伐。在目前形势下，我国从事建筑工程档案资料管理的员工并不是受过专业培训的档案管理人员，缺乏相应的档案管理技能与知识，管理人员在上岗前缺乏有效的、系统性的培训，不能有效地执行管理制度的规定，建筑施工企业也没有采取针对性的监督办法及有效的管理措施。

2.3 建筑工程档案资料的后续利用价值较低

从目前形势看，大部分建筑企业没有形成规范化的建筑工程资料管理体系，导致整体工作步骤顺序混乱，不能精准有效地进行收集整理工作。在此基础上，由于相关工作人员管理意识不强，在资料整理过程中可能出现疏漏或错误，致使资料缺乏真实性、有效性、准确性等，从而导致失去后期可利用或参考的价值，甚至由于参考数据的不规范，可能导致建筑施工后期出现严重的质量事故，从而大大降低社会效益和经济效益，以至于对施工环境和人员的生命财产安全构成威胁。

2.4 建筑工程档案资料管理体制不规范

很多企业都普遍认为建筑工程档案资料管理是一项可有可无的工作，这项工作是否有效对实现企业经营利润没有太大影响，因此，其逐渐放弃了对这些工作的人力、物力、财力的投入。还有很多建筑企业一致认为，建筑工程施工过程中，档案资料管理是否科学、规范，对工程整体质量影响不大，致使其放弃了在管理过程中对档案资料的有效管理，并没有制定有效的管理体制。同时，在建筑工程档案资料管理监督方面，相关部门也没有建立专人负责档案资料管理监督的制度，而施工监理单位为施工企业提供了各种优质服务，帮助施工企业在施工过程中对工程质量、工程进度和工程施工技术给予控制。所以，监理单位还应该在施工单位的档案资料管理方面承担相应的管理監督责任，确保建筑工程档案资料管理的全面性及有效性。

2.5 时效性不足

在建筑工程档案资料管理过程中，由于建筑工程的种类和内容较多，其涉及的方面也比较广泛，因此，需要整理的资料不仅数量较多，难度也相对较高，再加上相关工作人员的档案管理意识薄弱，存在不能及时有效地将施工前期的设计图纸、相关建筑资料以及相应的施工技术参照标准等进行合理记录并归档保存的现象，若建筑施工结束后，在短时间内没有出现任何问题，则可以确保交工工作的顺利进行。但是根据实际情况，不能将全部的工程资料在短时间内进行有效整理并交付，从而为建筑工程档案资料管理带来严重影响。在此过程中，由于相关工作人员重视程度不足，极易造成相关资料的缺失或混淆，降低资料的时效性、完整性和安全性。

3 加强建筑工程档案资料管理的建议

3.1 加强建筑工程档案资料管理的信息化建设

计算机在建筑工程档案管理中的应用，可以提高档案资料管理的效率，实现档案资料的快速归档，为单位决策时提供全面的信息资源。建筑企业可以通过建立计算机共享网络，方便档案资料的有效利用与快速查询。可以提高档案管理中的全面性与清晰程度，配套专业的信息化档案管理系统，加强档案管理人员培训，有利于提高档案管理工作中的效率与质量。

3.2 提高建筑工程档案资料管理人员能力

建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起建筑施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。

3.3 完善建筑工程档案资料管理制度

在开展建筑工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在建筑企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。

3.4 保证建筑工程档案资料管理质量

①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订;②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷;③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。

4 结语

随着建筑行业发展速度越来越快，建筑施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。建筑工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的建筑施工企业在管理过程中重视建筑工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了建筑行业的可持续发展。

【参考文献】

【1】李玉.建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策[J].山西建筑，2018，44（18）：247-248.

【2】龙雨.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].城市建设理论研究（电子版），2017（06）：73-74.